- •1. Понятийный аппарат современной выставочной деятельности
- •1. Функции выставок в современном обществе. Цели и задачи организаторов
- •Планирование и управление выставочной деятельностью
- •1. Методы планирования выставочных работ и программ
- •2. Современные системы управления ресурсами выставочной организации
- •3. Методы планирования организации обслуживания участников и посетителей выставок
- •5. Выставочный менеджер и характер требований к нему
- •Технология подготовки выставки: разработка плана подготовки к новой выставке.
- •1. Выбор новой выставочной тематики, учреждение новой ярмарки
- •2. Увязка новой выставки с другими программами и принятие решения о ее проведении
- •3. Приказ о подготовке и проведении выставки. Создание оргкомитета, рабочих групп и дирекции выставки
- •4. Финансовый план и бюджет выставки.
- •5. Разработка концепции выставки
- •6. Рабочий план подготовки и проведения выставки. Основные этапы работ
- •7. Разработка форм заявок, условий участия и договоров с участниками выставок
- •8. Выбор помещения, реклама и комплектование выставки
- •1. Мероприятия, намечаемые и реализуемые после выставки
- •Организация работы выставки и ее закрытие
- •2. Режим работы выставки. Организация потоков посетителей
- •3. Взаимодействие дирекции выставки с экспонентами и персоналом стендов
- •5. Работа научно-технического, коммерческого и справочно-информационного центров
- •6. Деловые встречи дирекции, организация переговоров, изучение мнений о выставке
- •7. Организация смотров-конкурсов, награждение участников выставки и экспонатов
- •Организация работ на выставке
- •1. Планирование действий персонала на выставке
- •Технологии подготовки предприятия к участию в выставке
- •1. Выставки как инструмент маркетинга, рекламы и продвижения на рынке
- •2. Основные направления работ по организации участия в выставке
- •3. Выбор выставки и подготовка принятия решения об участии
- •4. Первоочередные шаги после принятия решения об участии в выставке
- •1. Виды выставочных стендов
- •2. Место стенда на выставке
- •3. Выбор предпочтительного места расположения стенда
- •4. Как направить поток посетителей к стенду
- •1. Требования к стендисту и формы его подготовки к работе на выставке
- •2. Подготовка и отправка экспонатов, выезд стендиста на выставку
- •3. Взаимодействие стендиста с дирекцией выставки
- •4. Участие стендиста в приемке выставочных грузов и оформлении экспозиции
- •5. Обслуживание посетителей выставки
- •6. Показ экспонатов и способы их демонстрации. Наглядные пособия к диалогу на стенде
- •1. Реклама на выставках и ярмарках
- •2. Сущность, цели и функции рекламы
- •3. Формы, виды и средства рекламы, принципы их использования
4. Первоочередные шаги после принятия решения об участии в выставке
Подача заявки на участие в выставке. Первым следствием принятого решения об участии в выставке является оформление и своевременная подача заявки на участие. Рекомендуется для подстраховки быстро оформить и отправить опцион — предварительную (неофициальную) заявку. Большинство устроителей обычно идут навстречу таким заявителям и резервируют для них некоторое количество площадей и других ресурсов в таком случае подавшая предварительную заявку организация учитывается не как экспонент, а как оферент.
При значительном числе экспонатов их наименование и технические характеристики, включая вес и габариты, должны быть сообщены в приложении к заявке.
План и технология работ по организации участия в выставке. По получении необходимых материалов от устроителя и принятии окончательного решения об участии в мероприятии руководством издается приказ о подготовке к выставке, определяющий цели и. задачи участия, основные мероприятия по подготовке к выставке и ответственных за их выполнение. Бухгалтерии дается поручение готовить смету расходов и предложения по бюджету выставки. Разработка плана мероприятий по подготовке к выставке и организации эффективного участия в ней, как правило, приказом возлагается на менеджера предприятия по выставкам и рекламе. План подготовки к выставке в зависимости от формы участия и степени детализации работ может содержать различное количество позиций.
План работ и сметы расходов разрабатываются практически параллельно и уточняются методом итерации, когда по мере появления некоторой определенности в плане мероприятий формируются исходные данные для сметы затрат, и наоборот, уточнение отдельных статей сметы и затрат по ним дает основание к исключению отдельных позиций плана или включению новых.
Проектирование и оформление стенда. И прежде чем приняться за стенд, нужно определиться с возможным вариантом решения вопроса:
— собственными силами;
— собственными силами с частичным привлечением сил со стороны;
— силами фирмы устроителя выставки;
— заказать специализированной фирме.
Для оценки и сравнения разных вариантов запросите предварительные сметы на выполнение этих работ. На ваше решение о разработке стенда влияет не только стоимость работ, но и вероятность его использования в будущем. Поэтому решите, как вы его используете:
— один раз, изредка или многократно;
— в своей стране;
— в своей стране и за рубежом;
— преимущественно за рубежом.
На оформление вашего стенда может повлиять:
— площадь для демонстрации экспонатов;
— гарнитуры мебели для сидения;
— площадь стен;
— кабины для переговоров;
— информационный стенд;
— покрытие пола;
— освещение;
— монтаж промежуточных перекрытий;
— закрытые места для хранения и подсобные помещения;
— телефон;
— электроснабжение;
— водопровод и канализация;
— затененное помещение для демонстрации кино и видеофильмов. Проектируя оформление стенда, сверьте отдельные детали с инструкциями выставочной компании:
— по крыше стенда;
— по высоте надстроек;
— по акустическим средствам рекламы;
- по особым ограничениям.
Перед выдачей заказа на проектирование стенда окончательно решите:
1. Какие виды продукции должны экспонироваться на стенде?
2. Под какие задачи делается стенд: демонстрация экспонатов всем посетителям; демонстрация в действии узкому кругу приглашенных; чтение докладов с демонстрацией видео или слайдов, приемы с фуршетом и т.д.?
3. Какого рода стенд вы хотите иметь?
— в павильоне (рядовой компоновки, угловой, островной, головной, блочный, двухэтажный);
— на открытой выставочной площади;
— в отдельном оформлении или в групповой экспозиции;
— в виде складывающейся конструкции;
— в надувном варианте и т.д.
Все пожелания экспонента относительно места стенда или витрины в выделяемом павильоне нужно заблаговременно довести до сведения устроителей. В идеале данные пожелания целесообразно лично обсудить с представителем выставочной компании.
Отказ от заявленного участия и его последствия. Как только будут решены основные организационные вопросы по участию, в ней энергия экспонента направляется на непосредственную подготовку своей экспозиции на выставке. Если уже издан каталог участников выставки, отказ экспонента от участия приведет к тому, что публикацию придется оплатить. Кроме того, отсутствие на выставке указанного в каталоге участника снижает уровень достоверности и изложенной в нем информации, и устроитель может предъявить дополнительные претензии по возмещению морального ущерба. Оказавшемуся экспоненту могут быть предъявлены и другие финансовые претензии, так как устроитель на основании списка официальных участников проводит дорогостоящую рекламно-информационную работу. Он несет определенные затраты на планировочные, проектные и другие работы, делает все возможное, чтобы довести до сведения будущих посетителей объемную информацию об участниках.
План-график работ по подготовке к выставке. Если вы не намерены отказываться от участия, рекомендуется составить план-график работ по подготовке к выставке. Не считая проекта стенда, здесь и выбор способа транспортировки, определение маршрута доставки выставочных грузов, таможенные формальности по отправке грузов, вопросы тары, упаковки и маркировки, вопросы приемки доставленных к месту грузов, монтажа экспонатов, организация работы на стенде, в коммерческом центре выставки и вопросы демонтажа стенда и возврата грузов на предприятие. Желательно, чтобы ответственные за участки работ составили и согласовали между собой личные графики.
Планирование штата работников стенда. Заранее подберите работников стенда и определите, сколько их нужно:
— штатных сотрудников (из постоянных работников),____чел.;
— подсобный персонал, привлекаемый со стороны, ______чел.
Критерии для подбора штатных сотрудников: физическая выносливость, знание продукции, знание круга заказчиков фирмы и потребителей продукции, знание иностранных языков, технические знания и навыки, необходимые для демонстрации экспонатов действии, терпимость и доброжелательность в обращении с люди ми, умение вести переговоры.
Критерии для подбора вспомогательного персонала. Требования зависят от обязанностей, которые будут ему поручены. Например, для гидов и переводчиков:
— знание иностранных языков;
— общетехнические знания;
— знания в данной отрасли и специальной терминологии.
Подготовка и издание информационно-рекламных материалов. Они готовятся одновременно с подготовкой экспонатов. Основные виды таких материалов:
а) простые проспекты для широкого распространения (листовки). Такие проспекты стоят не очень дорого и поэтому их можно раздавать всем подряд, включая простых «зевак»;
б) листы технических характеристик, которые должны содержать подробную информацию об изделиях;
в) буклеты (складывающиеся проспекты без фальцовки), которые широко освещают вашу производственную программу;
г) каталоги, представляющие исчерпывающую информацию по всей программе экспонента;
д) комплект информационных материалов для журналистов:
— краткий очерк о деятельности фирмы экспонента,
— полное описание интересных видов продукции и технологических процессов (все тексты должны быть написаны в, третьем лице),
— фотографии (24 х 36 см с глянцевой поверхностью) продукции, примеры ее использования, диаграммы и таблицы,
е) сувениры должны, по возможности, перекликаться с продукцией, которую производит экспонент, и тем самым помочь посетителю запечатлеть в своей памяти посещение стенда;
ж) бланки для записи бесед.
Планирование транспортировки грузов на выставку и обратно. Здесь решаются следующие вопросы:
1. Что должно быть доставлено на выставку:
— оснащение стенда;
— экспонаты;
— информационные материалы;
— мебельные гарнитуры;
— персонал.
2. Каким образом перевезти грузы?
— по железной дороге (заранее убедитесь в том, что к выставочному комплексу подходят подъездные пути и проверьте возможность разгрузки);
— на грузовых машинах (проверьте, можно ли на машине въехать на территорию и в павильон, наличие подъемных кранов в павильоне, вилочных погрузчиков для разгрузки, пропуска на территорию для транспорта).
3. Как спланировать перевозку и монтаж стенда:
— выяснить продолжительность доставки с завода на выставку;
— уточнить, где будут установлены экспонаты в павильоне и на открытой площадке;
— уточнить установку информационных щитов;
— узнать рабочее время кранов, вилочных погрузчиков, условия и начало погрузочных работ;
— определить место складирования тары для обратной доставки;
— получить указания устроителя по сооружению стенда;
— откорректировать предварительное планирование транспортных средств и механизмов для демонтажных работ.
При этом необходимо решить, будете ли вы использовать собственные транспортные средства или поручите погрузку, транспортировку и разгрузку специализированным фирмам.
13. Практика оформления и работы стенда. Работа стендиста: функции, персональное мастерство