Организация работы выставки и ее закрытие

.1 Организация церемонии открытия выставки

Обычно открытие проходит в торжественной обстановке. К началу выставки специально издаются и рассылаются красочные пригласительные билеты. Обязательно указывается место и время церемонии открытия. К назначенному часу перекрываются все проходы на выставку, кроме главного; охрана выставки занимает свои посты, работники службы безопасности.­'свои места. В помещение рядом с главным входом на выставку отделенном от гостей цветной ленточкой, приглашаются члены оргкомитета, почетные гости, руководители и известные специалисты отраслей народного хозяйства, представители средств массовой информации. Во время, отведенное для сбора гостей, обычно играет оркестр.

Наконец, подходит время церемонии. Если на выставку прибыл член правительства, министр или руководитель ведомства по должности или рангу выше председателя оргкомитета, тогда первое слово по случаю открытия выставки предоставляется ему. Торжествен­вал речь официального лица, открывающего выставку, может быть дополнена приветствиями председателя оргкомитета и директора выставки или выступления­ми почетных гостей и представителей общественности. Время торжественной части обычно ограничивается одним часом. По окончании торжественной части, директор выставки вручает одному из гостей ножницы и предлагает разрезать ленточку, условно обозначающую вход на выставку. Ножницы могут быть поданы на бархат­ной подушечке или на вышитой салфетке.

Но вот ленточка разрезана и разведена, ножницы возвращаются на подушечку. Проход на выставку свободен. Директор выставки приглашает гостей ознакомиться с экспозициями. Члены оргкомитета, директор выставки и другие организаторы церемонии распределяют между собой почетных гостей в соответствии с рангом и несколькими группами ведут их по намеченным ранее маршрутам так, чтобы их пути не пересекались и группы не мешали друг другу. По ходу осмотра сопровождающие дают пояснения по разделам и отдельным экспозициям.

Если раньше выставка открывалась для публики только после того, как почетные гости ее покинут, то сегодня посетите­лей запускают прямо вместе с ними. С этого момента выставка начинает функционировать в утвержденном рабочем режиме. Специалисты с приглашениями и публика с входными билетами осматривают экспозиции самостоятельно, обращаясь в случае необходимости к обслуживающим выставку стендистам, консультантам и переводчикам.

Уже в первый день многие предприниматели и коммерсанты устанавливают необходимые контакты и начинают переговоры о закупках, поставках, сотрудничестве или партнерстве.

2. Режим работы выставки. Организация потоков посетителей

К открытию выставки дирекцией утверждается время ее работы. Часы начала и окончания рабочего дня выставки в будни и праздничные дни, время обеденных перерывов, графики сменной работы основного персонала и вспомогательных служб вывешиваются на видных местах. Заканчивается рассылка приглашений. В газетах и по радио сообщается об открытии выставки, и определяются места распространения входных билетов и места на случаи массового скопления людей у билетных касс. Обеспечение порядка при проходе посетителей на выставку возлагается на службы охраны.

Отдельным приказом определяется организация работы служб безопасности выставки, охраны помещений, дежурных по разделам павильонам. Некоторые специализированные выставки и ярмарки ограничивают свободный доступ публики, сосредотачивая все внимание персонала выставки на организации информационной и коммерческой работы с «целевыми» посетителями и специалистами. Другие делят время работы выставки: с утра - для специалистов с приглашения­, с 13 часов для публики с входными билетами. Организация посещения выставки «целевыми» посетителями предусматривает не только их приглашение, но и предварительную дифференциацию. Из общей массы приглашенных вычленяются для обслуживания представители средств массовой информации, официальные лица, руководители торговых палат, банков, ассоциаций, союзов деловых людей и т.п. Эта группа посетителей получает основную информацию непосредственно от дирекции вы­ставки. Дирекция берет на себя роль гида по выставке и организует специальные маршруты осмотра, в зависимости от их практических интересов. Вторую группу «целевых» посетителей составляют лица и специалисты, не имеющие твердых намерений вступать в контак­ты с административной или коммерческой частью выставки. Это люди, пришедшие ознакомиться с выставкой в целом и получить информацию по некоторому узкому кругу специальных вопросов, связанных с конкретными фирмами, направлениями техники и об­разцами или услугами. Цель их посещения - ознакомиться с об­щим уровнем производства в той или иной области, сравнить про­дукцию своей фирмы с образцами конкурирующих фирм, получить информацию о возможностях поставки или экспорта. Эта группа посетителей получает информацию непосредственно от стендистов и является предметом заботы персонала фирм-участниц.

Еще одну группу составляют лица, заранее планирующие по­сещение конкретных фирм, пришедшие на выставку для оконча­тельного решения вопроса о закупках или заключении сделок, нуждающихся в детальной информации специального назначения и гарантиях достоверности этой информации. Они, как правило, стремятся встретиться на стенде с руководителями фирм или с их официально уполномоченными представителями. Им требует­ся точная техническая и коммерческая информа­ция, условия транспортировки и хранения продукции, эксплуа­тационные характеристики, гарантии обеспечения требуемыx ха­рактеристик.

Время и уровень обслуживания посетителей на стенде во мно­гом определяются плотностью потока посетителей. При ограниченном количестве персонала на стенде их условия работы задаются очередью за информацией и консультациями. Чем больше посетителей на стенде, тем меньше времени каждому из них будет вынужден уделять стендист, делая исключения толь­ко для тех, кто приглашен на встречу специально или интересен стендисту по каким-либо причинам. Посетители не очень любят очереди, многие проходят мимо тех стендов, где все стендисты заняты.

Надо помнить, что на распределение времени на осмотр разных разделов и поведение в них посетителей на выставке влияет не только длина, но еще и тип организации маршрута (прямой, спиральный, пересекаемый, принудительный, добровольный и т. д.). Некоторые посетители уже через 40-50 минут осмотра экспозиций ищут ближайший выход. Упорядочение потока посетителей, создание рекреационных зон, расстановка указателей с учетом различной нагрузки на разные экспозиции, и другие меры приводят к благо­приятным последствиям в обслуживании посетителей на выставке. Для создания приемлемых условий работы экспонентов на выставке дирекция изыскивает различные способы регулирования потоков посетителей или прямо на входе на нее или на отдельных ее маршрутах.