- •1. Понятийный аппарат современной выставочной деятельности
- •1. Функции выставок в современном обществе. Цели и задачи организаторов
- •Планирование и управление выставочной деятельностью
- •1. Методы планирования выставочных работ и программ
- •2. Современные системы управления ресурсами выставочной организации
- •3. Методы планирования организации обслуживания участников и посетителей выставок
- •5. Выставочный менеджер и характер требований к нему
- •Технология подготовки выставки: разработка плана подготовки к новой выставке.
- •1. Выбор новой выставочной тематики, учреждение новой ярмарки
- •2. Увязка новой выставки с другими программами и принятие решения о ее проведении
- •3. Приказ о подготовке и проведении выставки. Создание оргкомитета, рабочих групп и дирекции выставки
- •4. Финансовый план и бюджет выставки.
- •5. Разработка концепции выставки
- •6. Рабочий план подготовки и проведения выставки. Основные этапы работ
- •7. Разработка форм заявок, условий участия и договоров с участниками выставок
- •8. Выбор помещения, реклама и комплектование выставки
- •1. Мероприятия, намечаемые и реализуемые после выставки
- •Организация работы выставки и ее закрытие
- •2. Режим работы выставки. Организация потоков посетителей
- •3. Взаимодействие дирекции выставки с экспонентами и персоналом стендов
- •5. Работа научно-технического, коммерческого и справочно-информационного центров
- •6. Деловые встречи дирекции, организация переговоров, изучение мнений о выставке
- •7. Организация смотров-конкурсов, награждение участников выставки и экспонатов
- •Организация работ на выставке
- •1. Планирование действий персонала на выставке
- •Технологии подготовки предприятия к участию в выставке
- •1. Выставки как инструмент маркетинга, рекламы и продвижения на рынке
- •2. Основные направления работ по организации участия в выставке
- •3. Выбор выставки и подготовка принятия решения об участии
- •4. Первоочередные шаги после принятия решения об участии в выставке
- •1. Виды выставочных стендов
- •2. Место стенда на выставке
- •3. Выбор предпочтительного места расположения стенда
- •4. Как направить поток посетителей к стенду
- •1. Требования к стендисту и формы его подготовки к работе на выставке
- •2. Подготовка и отправка экспонатов, выезд стендиста на выставку
- •3. Взаимодействие стендиста с дирекцией выставки
- •4. Участие стендиста в приемке выставочных грузов и оформлении экспозиции
- •5. Обслуживание посетителей выставки
- •6. Показ экспонатов и способы их демонстрации. Наглядные пособия к диалогу на стенде
- •1. Реклама на выставках и ярмарках
- •2. Сущность, цели и функции рекламы
- •3. Формы, виды и средства рекламы, принципы их использования
2. Основные направления работ по организации участия в выставке
На предприятии, имеющем опыт участия в выставках и ярмарках, как правило, уже есть подразделение или служба, которая занимается подобной деятельностью постоянно с привлечением на определенных этапах и по отдельным направлениям специалистов других подразделений или подрядчиков со стороны. Предприятие, начинающее заниматься выставками, должно нацелить хотя бы одного специалиста, который целиком должен посвятить себя этой работе, возглавляя и координируя действия специалистов, привлекаемых временно или периодически. Чаще всего эту работу на предприятии возглавляет менеджер по рекламе и выставкам. На малых предприятиях, как правило, это один из заместителей генерального директора, курирующий рекламное и выставочное направление работ. Подобную работу может возглавлять и начальник отдела маркетинга, и начальник отдела рекламы, если на предприятии нет специальной выставочной службы.
Необходимо четко спланировать все этапы работ, взвесив особенности предстоящей выставки и оценив специфику предприятия, взаимоотношений с соисполнителями и подрядчиками, возможность возникновения особых условий и ситуаций. Работа делится на три периода:
1) подготовительный период (подготовка к выставке);
2) период работы на выставке (включая ее официальное закрытие);
3) послевыставочный период (демонтаж стенда, вывоз экспонатов).
У каждого периода есть начало и окончание, обязательные этапы и специфические условия, которые требуют их детализации или дополнения, а значит, и обеспечения соответствующими ресурсами. Ниже приведены обязательные этапы организации участия любого предприятия в отечественной выставке.
Основные этапы организации участия предприятия в выставке
I. Подготовка к выставке (подготовительный период)
1. Выбор выставки, оценка шансов на успешное выступление и принятие решения об участии.
2. Подготовка приказа об участии в выставке, определение целей и задач, распределение ответственных за работы, выделение средств и т.п.
3. Разработка и утверждение плана работ по подготовке к выставке.
4. Составление сметы затрат и утверждение бюджета на выставку.
5. Отбор экспонатов, оформление и отправка заявки на участие.
6. Оплата аренды выставочной площади и типовых выставочных услуг.
7. Подготовка рекламы и персонала для работы на выставке.
8. Проектирование и согласование стенда с устроителем выставки.
9. Отправка людей и выставочных грузов на выставку.
10. Монтаж и оформление стенда на выставке, составление плана-графика работы персонала.
11. Период работы выставки (включая ее открытие и закрытие)
11. Инструктаж персонала стенда и распределение заданий — ежедневно.
12. Участие в церемонии открытия выставки — первый день.
13. Решение задач по достижению главных целей (реклама, консультации посетителей, приемы и переговоры) — ежедневно.
14. Сбор информации, изучение конкурентов, маркетинг — ежедневно.
15. Участие в церемонии закрытия выставки, награждении участников.
16. Демонтаж стенда, расчеты с устроителем, вывоз экспонатов.
17. Отчет о выставке и оформление отчетно-финансовых документов.
18. Работа с фирмами, зарегистрированными на стенде предприятия.
19. После выставочный анализ коммерческих результатов.
20. Разработка программы дальнейшего участия в выставках.
Это еще не план, это только программа для будущих планов мероприятий по подготовке к выставке и участию в ней. Планы еще предстоит разрабатывать и утверждать по определенной форме. Но из программы уже видно, что вся работа начинается с выбора выставки.
Участие в зарубежных выставках требует еще более детальной разработки, т.к. многие упущения в довыставочном периоде не могут быть разрешены во время прохождения выставки.