- •1. Понятийный аппарат современной выставочной деятельности
- •1. Функции выставок в современном обществе. Цели и задачи организаторов
- •Планирование и управление выставочной деятельностью
- •1. Методы планирования выставочных работ и программ
- •2. Современные системы управления ресурсами выставочной организации
- •3. Методы планирования организации обслуживания участников и посетителей выставок
- •5. Выставочный менеджер и характер требований к нему
- •Технология подготовки выставки: разработка плана подготовки к новой выставке.
- •1. Выбор новой выставочной тематики, учреждение новой ярмарки
- •2. Увязка новой выставки с другими программами и принятие решения о ее проведении
- •3. Приказ о подготовке и проведении выставки. Создание оргкомитета, рабочих групп и дирекции выставки
- •4. Финансовый план и бюджет выставки.
- •5. Разработка концепции выставки
- •6. Рабочий план подготовки и проведения выставки. Основные этапы работ
- •7. Разработка форм заявок, условий участия и договоров с участниками выставок
- •8. Выбор помещения, реклама и комплектование выставки
- •1. Мероприятия, намечаемые и реализуемые после выставки
- •Организация работы выставки и ее закрытие
- •2. Режим работы выставки. Организация потоков посетителей
- •3. Взаимодействие дирекции выставки с экспонентами и персоналом стендов
- •5. Работа научно-технического, коммерческого и справочно-информационного центров
- •6. Деловые встречи дирекции, организация переговоров, изучение мнений о выставке
- •7. Организация смотров-конкурсов, награждение участников выставки и экспонатов
- •Организация работ на выставке
- •1. Планирование действий персонала на выставке
- •Технологии подготовки предприятия к участию в выставке
- •1. Выставки как инструмент маркетинга, рекламы и продвижения на рынке
- •2. Основные направления работ по организации участия в выставке
- •3. Выбор выставки и подготовка принятия решения об участии
- •4. Первоочередные шаги после принятия решения об участии в выставке
- •1. Виды выставочных стендов
- •2. Место стенда на выставке
- •3. Выбор предпочтительного места расположения стенда
- •4. Как направить поток посетителей к стенду
- •1. Требования к стендисту и формы его подготовки к работе на выставке
- •2. Подготовка и отправка экспонатов, выезд стендиста на выставку
- •3. Взаимодействие стендиста с дирекцией выставки
- •4. Участие стендиста в приемке выставочных грузов и оформлении экспозиции
- •5. Обслуживание посетителей выставки
- •6. Показ экспонатов и способы их демонстрации. Наглядные пособия к диалогу на стенде
- •1. Реклама на выставках и ярмарках
- •2. Сущность, цели и функции рекламы
- •3. Формы, виды и средства рекламы, принципы их использования
3. Взаимодействие дирекции выставки с экспонентами и персоналом стендов
Работа дирекции выставки с персоналом экспонентов начинается еще до открытия выставки, а фактически - с момента их появления на территории выставки. В плане мероприятий должен быть предусмотрен инструктаж персонала стендов. Они должны знать все о режиме работы выставки, правилах поведения на стендах и порядке обращения в дирекцию выставки, в случае необходимости.
По прибытии на выставку персонал экспонентов обычно регистрируется или отмечает командировочные удостоверения. Сразу же надо выяснить, кто будет старшим на стенде. Лицам, ответственным за работу персонала на стенде, сообщается, где главный офис дирекции выставки, где на территории выставки расположены телефоны-автоматы, банк, служебные проходы, лифты, столовая, пресс-центр, пункты сдачи потерянного имущества, медицинской помощи, туалеты. В обязанности дирекции входит инструктаж лиц, ответственных за работу стендов, а они, в свою очередь, должны проинструктировать свой персонал о режиме работы выставки и требованиях по соблюдению правил и инструкций. Дирекция должна предупредить о том, что стенд не должен оставаться без присмотра, предложить составить трафики дежурств на стенде.
В это же время выясняются дополнительные потребности и нужды экспонентов, решаются вопросы их удовлетворения. Возможно, что экспоненту могут потребоваться технические средства демонстрации информации (диапроектор, видеомагнитофон и т.п.) и демонстраторы. Если это возможно, то все предоставляется по дополнительной заявке. В случае, если демонстраторами будут выступать сами стендисты, их нужно проинструктировать о правилах пользования аппаратурой.
Лицу, ответственному за работу персонала на стенде, вручается список местных телефонов организаторов выставки и всех необходимых служб. Обязательно сообщается, куда обращаться, если вдруг прекратится подача на стенд электрической и других видов энергии.
Такая информация должна быть заготовлена в достаточном количестве экземпляров. Во-первых, у каждого ответственного на стенде лица должна быть папка с такой информацией. Во-вторых, ее должно хватить на случай ротации персонала стендов в течение выставки.
Обычно большая часть работы на выставке возлагается на главного методиста дирекции. У главного методиста и его помощников должен быть свой план работы с персоналом стендов в период выставки. Некоторые методисты еще перед открытием выставки организуют семинары для стендистов, на которых объясняют особенности данной выставки, консультируют, как вести рекламно-информационную работу, принимать почетных гостей, как заказать переводчика; инструктируют о правилах торговли со стенда при централизованном обеспечении кассовыми аппаратами.
Все виды технической помощи экспонентам обеспечивают специальные службы. У них на выставке тоже должны быть графики работы смен, они должны быть обеспечены всем необходимым. Особая четкость в работе требуется от служб охраны помещений и службы безопасности. Списки их ответственных лиц и номера телефонов для экстренных случаев должны быть у персонала стендов всегда на виду.
.4Прием почетных гостей и экскурсий. Информационно-рекламные и культурные программы на выставке
Во время работы выставки главный методист отвечает за организацию заказных экскурсий и прием почетных гостей. Он принимает заявки от организаций на конкретную дату и согласует с ними категорию и число экскурсантов, время начала экскурсии, тему, маршрут и время, отводимое на нее. Он обеспечивает коллективные посещения выставки и заказные экскурсии экскурсоводами или гидами-переводчиками, составляет графики их работы, определяет состав смен экскурсоводов и гидовпереводчиков. Отработка экскурсоводами вариантов маршрутов для разных категорий экскурсантов проводится накануне выставки. А во время выставки главный методист согласовывает действия экскурсоводов и гидов с действиями стендистов и демонстраторов на стендах.
Но самая ответственная задача главного методиста выставки _ обеспечить на высоком уровне прием почетных гостей - высокопоставленных лиц и официальных правительственных делегаций. На крупных выставках для их обслуживания создаются специальные группы сопровождения. В состав группы включаются специалисты и руководители предприятий, члены группы сопровождения почетных гостей обычно в совершенстве владеют двумя-тремя иностранными языками. Все особенности посещения должны быть рассмотрены заранее, а порядок встречи гостей и показа выставки согласован с соответствующими службами. Время приема делегаций обычно жестко ограничено. В условиях лимита времени с методической точки зрения главное здесь - показ выставки с наиболее важной стороны, выделение наиболее значительных экспозиций и экспонатов, демонстрация наиболее привлекательных идей и предложений. Подробная и детальная информация по какому-либо вопросу предоставляется только в случае персональной просьбы члена делегации. По окончании экскурсии или приема делегации главный методист анализирует удачные и неудачные стороны их проведения, снабжает экскурсовода на будущее дополнительными материалами, аргументами и доводами.
Реализация программы информационно-рекламных мероприятий. К важнейшим из них относятся презентации фирм, участвующих в выставке. Презентации фирм проводятся или прямо на стенде или в специально предусмотренном деловом центре выставки. О презентации фирмы сообщается афишами, рассылкой приглашений. Содержательную часть презентации определяет представляемая фирма, но порядок, время и место презентации согласуется с дирекцией выставки.
К презентационным мероприятиям относятся и «национальные дни» стран, участвующих в выставке. Но в отличие о презентации отдельных фирм «национальные дни» представляют собой расширенный комплекс мероприятий, начинающийся с официальной части - поднятия на флагштоке перед павильоном национального флага. Открывается «национальный день» торговым представителем или послом данной страны. При их участии проводятся официальные встречи и приемы, организуются выступления участников выставки, проходит знакомство с научными, техническими и экономическими достижениями на стендах или на семинарах и деловых встречах. «Национальный день страны» обязательно сопровождается культурной программой, состоящей из выступлений ансамблей, кинопросмотров, театрализованных или концертных представлений, конкурсов, лотерей, а иногда и спортивных состязаний.
Практически на всех выставках и ярмарках теперь проводятся мероприятия научно-технического характера. Крупные или известные в какой-нибудь области науки и техники фирмы обычно проводят семинары для участников выставки, технической и научной общественности. На них ведущие специалисты фирмы делают доклады о состоянии и перспективах развития отраслей знания и новых направлениях исследований и разработок. В конце докладов специалисты отвечают на вопросы участников семинара, раздают информационные материалы.
Сами организаторы выставки обычно устраивают научнопрактические конференции, посвященные проблемам развития отрасли науки и техники, представленной на выставке.