- •1. Понятийный аппарат современной выставочной деятельности
- •1. Функции выставок в современном обществе. Цели и задачи организаторов
- •Планирование и управление выставочной деятельностью
- •1. Методы планирования выставочных работ и программ
- •2. Современные системы управления ресурсами выставочной организации
- •3. Методы планирования организации обслуживания участников и посетителей выставок
- •5. Выставочный менеджер и характер требований к нему
- •Технология подготовки выставки: разработка плана подготовки к новой выставке.
- •1. Выбор новой выставочной тематики, учреждение новой ярмарки
- •2. Увязка новой выставки с другими программами и принятие решения о ее проведении
- •3. Приказ о подготовке и проведении выставки. Создание оргкомитета, рабочих групп и дирекции выставки
- •4. Финансовый план и бюджет выставки.
- •5. Разработка концепции выставки
- •6. Рабочий план подготовки и проведения выставки. Основные этапы работ
- •7. Разработка форм заявок, условий участия и договоров с участниками выставок
- •8. Выбор помещения, реклама и комплектование выставки
- •1. Мероприятия, намечаемые и реализуемые после выставки
- •Организация работы выставки и ее закрытие
- •2. Режим работы выставки. Организация потоков посетителей
- •3. Взаимодействие дирекции выставки с экспонентами и персоналом стендов
- •5. Работа научно-технического, коммерческого и справочно-информационного центров
- •6. Деловые встречи дирекции, организация переговоров, изучение мнений о выставке
- •7. Организация смотров-конкурсов, награждение участников выставки и экспонатов
- •Организация работ на выставке
- •1. Планирование действий персонала на выставке
- •Технологии подготовки предприятия к участию в выставке
- •1. Выставки как инструмент маркетинга, рекламы и продвижения на рынке
- •2. Основные направления работ по организации участия в выставке
- •3. Выбор выставки и подготовка принятия решения об участии
- •4. Первоочередные шаги после принятия решения об участии в выставке
- •1. Виды выставочных стендов
- •2. Место стенда на выставке
- •3. Выбор предпочтительного места расположения стенда
- •4. Как направить поток посетителей к стенду
- •1. Требования к стендисту и формы его подготовки к работе на выставке
- •2. Подготовка и отправка экспонатов, выезд стендиста на выставку
- •3. Взаимодействие стендиста с дирекцией выставки
- •4. Участие стендиста в приемке выставочных грузов и оформлении экспозиции
- •5. Обслуживание посетителей выставки
- •6. Показ экспонатов и способы их демонстрации. Наглядные пособия к диалогу на стенде
- •1. Реклама на выставках и ярмарках
- •2. Сущность, цели и функции рекламы
- •3. Формы, виды и средства рекламы, принципы их использования
4. Финансовый план и бюджет выставки.
Разработка сметы затрат
Финансовый план выставки - это стратегический план хозяйственно-коммерческой работы, с помощью которого по затратам и себестоимости работ проектируют ожидаемую рентабельность мероприятия и направления деятельности, по которым будет формироваться прибыль.
Разработка сметы затрат и калькуляция работ. Сметы затрат по выставкам могут иметь самый разный состав статей и их комбинации, но графы таблицы сметы постоянны. Каждая смета должна иметь гриф утверждения и подпись разработчика.
Утверждение финансового плана и бюджета выставочного мероприятия. Планирование доходов от проведения выставки _ это разработка финансового плана. Прежде всего, это оценка ситуации и определение всех возможных источников денежных поступлений от проведения выставки, сопутствующих мероприятий, выполняемых работ и услуг. Планирование финансовой выручки - это утверждение статей доходов по проводимому выставочному мероприятию в рублях и иностранной валюте. Кроме основных статей доходов таких, как: платежи экспонентов за аренду площадей и строительство стендов , сюда могут быть включены:
- выручка справочно-информационной службы;
- выручка от услуг связи и телекоммуникаций;
- выручка от проката автомашин и оборудования;
- выручка от продажи входных билетов и пропусков ;
- выручка от лотерей; аттракционов и культурных программ;
- выручка от продажи сувениров и рекламной продукции;
- выручка от посреднической помощи клиентам;
'- выручка торговых точек и организаций общественного питания; -
выручка от демонтажа выставки и технической помощи экспонентам;
- налог с продаж и прочие начисления, входящие в состав цен.
Полный набор статей дохода обычно состоит из традиционной части и новых предложений, являющихся плодом творческого поиска специалистов предприятия при организации конкретной выставки. Разработанный специалистами проект финансового плана, после рассмотрения и согласования с заинтересованными службами, утверждается руководителем предприятия и становится руководством к действию дирекции выставки.
Утверждение и контроль бюджета выставки. Чтобы реализовать рабочий и финансовый план, с самого начала работ потребуются деньги.
Основными источниками доходов являются оргвзносы экспонентов и платежи за аренду площадей.
Прочими финансовыми источниками могут быть: -
взносы спонсоров;
- паевые доли соорганизаторов выставки или соучредителей ярмарки;
- заказ на подготовку и проведение выставки (ярмарки) с финансированием работ общественными организациями, ассоциациями, союзами или местными администрациями;
- программы· местных администраций, ведомств, правительства или администрации президента по поддержке выставочной деятельности;
- выручка от бартерных сделок и клиринговых операций.
Разработка предложений по выделяемым на выставку денежным средствам - забота плановофинансовой службы предприятия. Она готовит рекомендации не только по сумме выделяемых средств, но и по составу источников финансирования. Свои предложения планово-финансовая служба в форме проекта «Бюджет выставки» передает на утверждение руководству предприятия. Только после утверждения бюджета мероприятия в целом дирекция выставки может расходовать средства в пределах установленных лимитов по каждой статье сметы затрат. Общий размер финансирования выставки вносится в приказ о ее подготовке и проведении в форме пункта «Выделить на подготовку и проведение выставки средства в рублях и валюте в размере», а бухгалтерии этим же приказом дается указание оплачивать соответствующие расходы по предъявлении необходимых платежных документов.