Понятие «информация» и «документ». Их развитие. Связь информации и документа.

Ответ: Определение понятию «информация» дано в ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006г.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и явлениях независимо от формы их представления.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Понятия «информация» и «документ» прошли длительный путь развития. Во второй половине 20в с развитием кибернетики, информатики и вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий документ и информация. Документ стал рассматриваться как, информация, закрепленная на материальном носителе, т.о. ученые выделили самое главное, существенное в документе - его информационную составляющую. К настоящему времени понятие документ вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального носителя, а также ряд функциональных аспектов. Вместе с тем определения понятия документ в различных науках имеет существенные различия.

Документы несут в себе ряд функций, основные из которых:

- информационная - зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранение, накопление, передачу, многократное использование,

- юридическую (правовую) - документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятие решения, подтверждает факт их исполнения,

- коммуникативную - документ – носитель информации – поэтому является непременным элементом внутренней организации любого учреждения, обеспечивает взаимодействие его структурных частей и отдельных сотрудников и другие функции.

Традиционно под словом документ подразумевают текст или изображение на бумаге. Однако это понятие более широкое и включает также кинофотофоновидеодокументы. В офисной практике чаще всего используют документы: рукописные, печатные (на бумажном носителе), электронные (на электронном носителе). Возник документ не только для того, чтобы зафиксировать информацию, но и придать ей юридическое значение. Юридическое значение – это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо. Латинское слово документ и означает доказательство, свидетельство. Чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть: правильно оформлен, не противоречить по содержанию действующему законодательству, быть изданным организацией, которая имеет на это право (компетенцию). Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности используется. Документ может быть носителем информации (в сфере информационных технологий); средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении); способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).

Вопрос: Формуляр современного документа, его характеристика

Ответ: Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Один реквизит является составной частью формуляра документа. Структура текста также входит в состав формуляра. Схема построения отдельно взятого документа называется индивидуальным формуляром (приказ, протокол, справка).

Типовой формуляр – набор реквизитов, характерный для разновидностей одного и того же документа (служебные письма: запросы, ответы, предложения и др.)

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основным реквизитам. Формуляры-образцы, как правило, приводятся: в стандартах, в инструкциях, в методических пособиях по делопроизводству. Схема оформления большинства ОРД достаточна типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Формуляр-образец служит целями унификации и стандартизации документов. На основе государственных могут разрабатываться формуляры-образцы для какой-либо отрасли (ведомства) или конкретного предприятия.

В зависимости от способа документирования формуляры, полученные различными способами, определяются ГОСТами (текстовое документирование) и ОСТами (техническое документирование.