- •Понятие «информация» и «документ». Их развитие. Связь информации и документа.
- •Вопрос: Формуляр современного документа, его характеристика
- •Вопрос: Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.
- •Вопрос: Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, актов); требования к их составлению и оформлению.
- •2. Смета расходов …. На 3 л. В 2 экз.
- •Вопрос: Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.
- •Вопрос: Понятие «ценность документа», «экспертиза ценности». Принципы, критерии эц документов. Развитие экспертизы. Современная нормативно-методическая регламентация.
- •Вопрос: Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, ее назначение и порядок проведения. Экспертные комиссии учреждений, их функции, порядок создания и работы.
- •Вопрос: Общие требования к тексту документа. Требования к оформлению реквизитов «заголовок» и «приложении».
- •2. Смета расходов …. На 3 л. В 2 экз.
- •Приложение к приказу
- •Вопрос: Понятие «унифицированная система документации», назначение и состав усорд
- •Вопрос: Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты). Порядок составления.
- •Вопрос: Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению.
- •Вопрос: Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности
- •Вопрос: Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок.
- •Вопрос: Требования к составлению и оформлению актов.
- •Вопрос: Разновидности писем. Требования к их составлению и оформлению..
- •Вопрос: Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола.
- •Вопрос: Понятие «ценность документа», экспертиза ценности. Принципы и критерии экспертизы ценности документа.
- •Вопрос: Особенности составления и оформления телеграмм и телефонограмм
- •Вопрос: Понятия «унификация» и «стандартизация» документов. Направления унификации и стандартизации документов.
- •Вопрос: Общие и частные функции документа.
- •Вопрос: Требования к составлению и оформлению справок. Виды справок: справки внешние и внутренние.
- •Вопрос: Понятие «информация» и «документ». Их развитие. Место документа в системе управления.
- •Вопрос: Понятие «формуляр документа», «типовой формуляр», «формуляр-образец».
- •Понятие электронного документа и его значение в иоу
- •Понятие информационные технологии в эд и классификация.
- •Ключевые информационные технологии в документообороте: назначение, место, роль.
Вопрос: Понятие «формуляр документа», «типовой формуляр», «формуляр-образец».
Ответ: Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Один реквизит является составной частью формуляра документа. Структура текста также входит в состав формуляра. Схема построения отдельно взятого документа называется индивидуальным формуляром (приказ, протокол, справка).
Типовой формуляр – набор реквизитов, характерный для разновидностей одного и того же документа (служебные письма: запросы, ответы, предложения и др.)
Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основным реквизитам.
В зависимости от способа документирования формуляры, полученные различными способами, определяются ГОСТами (текстовое документирование) и ОСТами (техническое документирование.
Понятие электронного документа и его значение в иоу
Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя. Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.
Формирование понятия "электронный документ" и, соответственно, его юридической силы в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации происходило постепенно. Первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.
Можно дать несколько определений понятию «электронный документ». ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа (из проекта нового ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»). ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа, где ЭЛЕКТРОННОЕ СООБЩЕНИЕ - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа (ФЗ «"Об электронной цифровой подписи"). Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не устоялось. Из практики европейских архивистов следует, что они не выделяют в архивоведении особого понятия «электронный документ».
В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа. Представляется, что сегодня следует относиться к «электронным» документам так же, как и к другим технотронным документам, учитывая в действующих правилах и инструкциях специфику носителя информации. Он имеет все признаки и существенные характеристики документа, обладает соответствующими функциями, поэтому может быть включен в процессы управления на тех же основаниях, что и другие технотронные документы. Такой подход облегчает последующие вопросы архивной обработки «электронных документов»: о форматах и стандартах записи, о программном и техническом обеспечении, о миграции информации и т.д.
Однако главной проблемой электронных документов является придание им юридической силы. До принятия Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» вопросы юридической силы документов на машинном носителе и машинограмме регулировались ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливал требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу этим документам, а также порядок внесения изменений в эти документы. В настоящее время многие положения ГОСТа требуют пересмотра.
В соответствии с ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» при хранении, обработке и передаче документов с помощью информационных и телекоммуникационных систем достоверность информации может подтверждаться электронной цифровой подписью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии упр.аппарата.
При решении проблемы электронного документа, прежде всего, следует опираться на базовое родовое понятие «документ». Меняется тип носителя информации, техника и технология идентификации подлинности информации. Электронный документ может иметь соответствующий правовой статус, как и документ на бумажном носителе, если будут достигнуты гарантии подлинности и неизменности содержания зафиксированной информации, если содержательная часть документа будет оформлена в соответствии с действующими законами, стандартами и правилами, включая все необходимые реквизиты документа.
Появление электронного документа ставит перед доку-ментоведами ряд проблем, требующих целого комплекса научных исследований, обучения, дополнения методических рекомендаций, правил и инструкций, ставит вопрос о переходе к ведению в организациях части малоценной для архивного хранения документации в электронном виде.