Вопрос: Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, ее назначение и порядок проведения. Экспертные комиссии учреждений, их функции, порядок создания и работы.

Ответ: Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения. Необходимость проведения отбора документов для хранения объясняется неравнозначностью представленной информацией. Часть создаваемых и используемых в управленческой деятельности документов имеет кратковременное значение (например, заявления, докладные записки), Такие документы теряют актуальность вскоре после своего составления. В тоже время в любой деятельности создаются документы (например, устав организации, положение о филиале, годовые отчеты и т.д.), которые длительное время остаются носителями ретроспективной информации, сохраняющей научное, историческое, социальное, политическое или культурное значение. При проведении ЭЦ используется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» 2002г.

В организациях для проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организаций Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК, как правило, входят: сотрудник, ответственный за ДОУ организации; сотрудник, ответственный за архива; специалист по научной, технической, производственной или другим видам документации; специалиста по обеспечению защиты информации и др. Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем ЭК – секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы или архива.. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. ЭК – это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации решений ЭК, т.к. в соответствии с законодательством он несет ответственность за сохранность документов.

Основными функциями ЭК являются:

- организация ежегодного отбора документов для хранения;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение описей дел временного хранения (свыше 10 лет);

- рассмотрение описей по л/с;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению и др. Одновременно проверяется качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения док-в.

При возникновении затруднений в проведении ЭЦ отдельных категорий документов ЭК могут привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений Росархива, а также специалистов др. организаций.

В результате проведения ЭЦ выделяются четыре группы док-в с различными сроками хранения:

- док-ты, подлежащие постоянному хранения в ГА;

- док-ты, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

- док-ты, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурны подразделениях;

- док-ты, подлежащие уничтожению в связи с истекшими сроками хранения.

При отборе этих категорий дел анализируется фактическое содержание док-в, находящихся в деле. Не допускается определение ценности док-в и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения требует особого внимания. Отбор осуществляется путем полистного просмотра док-в. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить док-ты с постоянным сроком хранения от док-в временного хранения. Также полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить док-ты, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие док-ты, должны быть переформированы: док-ты с постоянным и временными сроками хранения формируются в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однотипными док-ми. Сроки док-в временного хранения уточняют по перечням док-в или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

По результатам ЭЦ док-в составляется ряд док-в:

- опись дел постоянного срока хранения;

- опись дел временно (свыше 10 лет) хранения;

- опись дел по личному составу;

- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащие хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Док-ты временно (свыше 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе ДОУ, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседаниях ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней. Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2006г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2010г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2010г). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе, например «Переписка отдела кадров», «Переписка по хозяйственным вопросам». Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей или индексы по номенклатуре дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должны быть указаны еще раз основания их уничтожения – срок хранения и статья по перечню. В конце акта в итоговой записи указывается не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

Акт о выделении к уничтожению составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации. После утверждения акта можно приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел.