Вопрос: Требования к составлению и оформлению справок. Виды справок: справки внешние и внутренние.

Ответ: Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги формата А4. Справка должна иметь реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, адресат, регистрационный номер, дату, заголовок к тексту, текст, подпись, печать.

Текст справки, как правило состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разделена на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющими собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в табличной форме. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписывается руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом – составителем.

Справки, составляемые для подтверждения биографического или служебного характера, составляются на формате А5, подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отдела кадров, заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.Текст такой справки следует начинать с Ф.И.О. работника (в именительном падеже). В тексте обязательно указывается организация, в которую она предоставляется.

Вопрос: Понятие «информация» и «документ». Их развитие. Место документа в системе управления.

Ответ: Определение понятию «информация» дано в ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006г.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и явлениях независимо от формы их представления.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы несут в себе ряд функций, основные из которых:

- информационная - зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранение, накопление, передачу, многократное использование,

- юридическую (правовую) - документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятие решения, подтверждает факт их исполнения,

- коммуникативную - документ – носитель информации – поэтому является непременным элементом внутренней организации любого учреждения, обеспечивает взаимодействие его структурных частей и отдельных сотрудников и другие функции.

Информация в управленческой деятельности создается и используется для управления производством, объектом, структурой. Управленческая информация должна быть полной, достоверной, оперативной, своевременной, доступной для восприятия.

Понятия «информация» и «документ» прошли длительный путь развития.

Первым документов, зафиксировавшим понятие «информация» стал ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» 1995г. Впоследствии это понятие закрепил ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006г.

Изначально понятие «документ» закреплялось лишь в словарях (например, словарь Даля). Впоследствии это понятие было закреплено в ГОСТах 70-ого, 83-его годов. В настоящее время определение понятия «документ» дано в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Документы выступают одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражает все формы управленческой деятельности.