Вопрос: Особенности составления и оформления телеграмм и телефонограмм

Ответ: Телеграмма – краткое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Они используются в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка получателю.

Телеграмма содержит реквизиты, размещаемые в следующей последовательности: отметка о категории (телеграмма-письмо, обыкновенная (отметка о категории не проставляется) или срочная); отметка о виде; адрес и наименование адресата; текст; подпись отправителя (по желанию отправителя). В нижней части бланка телеграммы отправитель должен указать свою фамилию и адрес или номер телефона. Адрес телеграммы должен содержать все необходимые сведения для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. Телеграммы могут быть адресованы: на полный, условный или сокращенный адрес. Условный и сокращенный адреса присваиваются оператором связи, например, РЯЗАНЬ ОКА ДРОНОВУ.

Текст телеграммы излагается кратко, печатается без переноса слов, без предлогов, союзов, частиц (кроме «не»), знаков препинания. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Знаки препинания употребляются либо в полном либо в сокращенном виде (точка или тчк, запятая или зпт). Текст должен содержать не менее одного и более 300 слов. На ответных телеграммах перед текстом дается ссылка на их регистрационный номер и дату. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами, без абзацев и переносов. В заключении текста ставится номер телеграммы, который является ее регистрационным индексом. Затем с новой строки печатается фамилия (без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Не подлежащая передаче информация отделяется от текста чертой, под которой печатаются наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дата. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в особую категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записываются от руки). Обычно телефонограммы применяются для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и в других случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи.

Если телефонограмм в год отправляется большое количество, целесообразно иметь бланки этих документов. Допускается оформление тел-мм на чистых листах бумаги. Составляется тел-мма в одном экземпляре со следующими реквизитами: название учреждения – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего тел-мму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего тел-мму, номер его телефона) дата и номер тел-ммы, текст (не превышающий 50 слов) наименование должностного лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Специфические реквизитами для тел-ммы такие, как дата и время передачи (приема); указанием должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) тел-мму, номер телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении тел-мм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко используемых слов; информация должна быть краткой и срочной. При передаче тел-мм необходимо проверить правильность записи повторным чтением; плохо воспринимаемые на слух слова следует передавать, разбивая из по буквам. Если тел-мма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший тел-мму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация.