Вопрос: Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок.

Ответ: Объяснительные, докладные записки и справки относятся к информационно-справочным документам. Они являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий объяснительное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Оформление зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней и оформляется на обычном листе бумаги, если она направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то считается внешней и составляется на бланке организации. Внешняя докладная записка должна содержать: наименование организации, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации. Внутреняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии). Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагаются факты, события, послужившие основанием для создания документа, во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы. По оформлению отличается от докладной записки тем, что не содержит выводов и предложений. Она также бывает внутренней и внешней и оформление также зависит от адресата. Объяснительные записки в основном составляются по вопросам, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Они составляются при нарушении трудовой и производственной дисциплины, проступках, при возникновении нештатных ситуаций и т.д. Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее затребовал. Датой объяснительной записки считается дата ее составления. Текст должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок или подтверждающие какие-либо факты.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий. Справки бывают двух видов: служебного и личного характера. Справки служебного характера представляют по запросу вышестоящей организации, а также сторонних организаций (суды, прокуратура и т.д.) Такие справки оформляются на бланке и имеют реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись. Справки, направленные в вышестоящие организации, заверяются печатью.

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В отличии от докладных записок текст справки содержит только перечисление фактов или изложение истории вопроса. Справки личного характера выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и т.д. Справка должна иметь реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать. Для справок личного характера могут создаваться трафаретные тексты. Текст такой справки следует начинать с Ф.И.О. работника (в именительном падеже). В тексте обязательно указывается организация, в которую она предоставляется. Справку подписывает должностное лицо, подпись заверяется печатью.