Вопрос: Требования к составлению и оформлению актов.

Ответ: Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссией как постоянно действующей, так и назначенной распорядительным документом ( обычно приказами).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда большое количество разновидностей актов: акты-ликвидации, акты-передачи, приема объектов, проведения испытаний, уничтожения и т.д. Если нет установленной нормативными документами формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме. Лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные акты и нормативные документы, регулирующих данный вопрос. Знание этих документов, поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д. наметить круг вопросов для проверки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, а затем уже составляется текст документа. Главное при составлении акта – установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе.

Акт составляется на общем бланке. Общий бланк в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты: герб, эмблема организации, наименование организации – автора документа, вид , дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Для актов с повторяющейся информацией следует разрабатывать и применять бланки с трафаретным текстом. Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы бланков..

Текст акта делится на 3 части: введение, констатирующая часть и выводы.

Во введении указывается основание для составления акта (распорядительный, нормативный документ), перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть словом «Основание», которое через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок, например: Основание: приказ директора школы от 17.04.2010 № 15 «О проведении инвентаризации в школе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагают по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей. В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указываются количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также обязательная, например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-ый экз. направлен в департамент образования.

2-ой экз. – в дело.

При наличии приложений на них делается ссылка.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются, например:

Председатель комиссии подпись И.О.Ф.

Члены комиссии подпись И.О.Ф.

подпись И.О.Ф.