2. Смета расходов …. На 3 л. В 2 экз.

Если документ-приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 01.07.2009 № 12 и приложения к нему, всего на 16 л.

Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в 2 экз.

Если документ направлен в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид: Приложение: на 3 л. В 1 экз. в первый адрес.

Иначе оформляются приложения к распорядительным документам. При наличии приложений в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки:

… (приложении № 1) или: согласно приложении. № 1, в соответствии с приложением № 2.

На самих приложениях в правом верхнем углу помещается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием к какому приказу (распоряжению) оно относится:

Приложение к приказу

Генерального директора ОАО

от 19.02.2009г. № 37

Вопрос: Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.

Ответ: Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организация в процессе осуществления их деятельности. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей:

- письма, связанные с распространением информации: информационное, письмо-извещение, приглашение, уведомление, сообщение, предложение, рекламное;

- письма, связанные с обращением и по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг: письмо-просьба, заявка, гарантийное, запрос, заказ;

- письма-ответы: письмо-согласие, отказ, подтверждение;

- письма претензионного характера: письмо-напоминание, требование, претензионное;

- письмо, связанные с выражением внимания и участия: письмо-поздравление, благодарность, соболезнование, извинение;

- сопроводительные письма.

Письмо оформляется на специально предназначенном для него бланке формата А4. Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строится по схеме: введение (мотивы составления письма, ссылка на события, факты, решения вышестоящих учреждений и др факторы; доказательства (обоснование изложенного вопроса); заключение (выводы, решения). Нередко применяются письма, содержание только заключительную часть текста, без пояснений.

Письмо должно быть посвящено только одному вопросу, что упрощает его обработку и ускоряет исполнение в той организации, куда оно адресовано. По своему объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу. К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения. Существует несколько общих правил, которые необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по поднятому вопросу. Тон письма должен быть нейтральным, а изложение текста лаконичным. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки. Категорический отказ или требование можно выразить прямо и резко, но вежливо, например:

С сожалением сообщаем Вам, что не можем выполнить ваше требование в связи с …

Широко используются при составлении служебных писем устоявшиеся языковые формулировки, стандартные обороты и типовые словосочетания типа «Оплата гарантируется…», «В порядке обмена…», «В соответствии с предварительной договоренностью…», «В связи с проведением совместных работ…» и т д.

В письмах-отказах не следует начинать текст с самого отказа.

Текст письма, как правило излагается от третьего лица единственного лица, например: «ОАО не предполагает…», «Общество изучило…». Согласно типовой инструкции по делопроизводству, если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например: «настоятельно рекомендую…», «категорически настаиваю…».

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется обращение «Господа» или добавление к имени и отчеству «Уважаемый». При этом следует соблюдать соответствие формулы вежливого обращения и заключения. Например, в начале письма обращение «Уважаемый Николай Егорович!» предполагает заключительную формулу, которая размещается перед подписью: «С уважением, начальник управления…». Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2-3 интервалами и печатается с абзаца.

Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации и, как правило, принадлежит руководителю и его заму. Письма в настоящее время пересылаются не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппарата факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Независимо от способа передачи к составителю и оформлению документа предъявляются единые требования.

Бланк письма может включать следующие реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак, код организации по ОКПО, код формы по ОКУД, наименование организации, ОГРН, ИНН/КПП, справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут даны ограничительные отметки для следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Телеграмма – краткое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Они используются в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка получателю.

Телеграмма содержит реквизиты, размещаемые в следующей последовательности: отметка о категории (телеграмма-письмо, обыкновенная (отметка о категории не проставляется) или срочная); отметка о виде; адрес и наименование адресата; текст; подпись отправителя (по желанию отправителя). В нижней части бланка телеграммы отправитель должен указать свою фамилию и адрес или номер телефона. Адрес телеграммы должен содержать все необходимые сведения для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. Телеграммы могут быть адресованы: на полный, условный или сокращенный адрес. Условный и сокращенный адреса присваиваются оператором связи, например, РЯЗАНЬ ОКА ДРОНОВУ.

Текст телеграммы излагается кратко, печатается без переноса слов, без предлогов, союзов, частиц (кроме «не»), знаков препинания. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Знаки препинания употребляются либо в полном либо в сокращенном виде (точка или тчк, запятая или зпт). Текст должен содержать не менее одного и более 300 слов. На ответных телеграммах перед текстом дается ссылка на их регистрационный номер и дату. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами, без абзацев и переносов. В заключении текста ставится номер телеграммы, который является ее регистрационным индексом. Затем с новой строки печатается фамилия (без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Не подлежащая передаче информация отделяется от текста чертой, под которой печатаются наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дата. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в особую категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записываются от руки). Обычно телефонограммы применяются для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и в других случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи.

Если телефонограмм в год отправляется большое количество, целесообразно иметь бланки этих документов. Допускается оформление тел-мм на чистых листах бумаги. Составляется тел-мма в одном экземпляре со следующими реквизитами: название учреждения – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего тел-мму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего тел-мму, номер его телефона) дата и номер тел-ммы, текст (не превышающий 50 слов) наименование должностного лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Специфические реквизитами для тел-ммы такие, как дата и время передачи (приема); указанием должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) тел-мму, номер телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении тел-мм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко используемых слов; информация должна быть краткой и срочной. При передаче тел-мм необходимо проверить правильность записи повторным чтением; плохо воспринимаемые на слух слова следует передавать, разбивая из по буквам. Если тел-мма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший тел-мму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация.