- •Понятие «информация» и «документ». Их развитие. Связь информации и документа.
- •Вопрос: Формуляр современного документа, его характеристика
- •Вопрос: Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.
- •Вопрос: Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, актов); требования к их составлению и оформлению.
- •2. Смета расходов …. На 3 л. В 2 экз.
- •Вопрос: Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.
- •Вопрос: Понятие «ценность документа», «экспертиза ценности». Принципы, критерии эц документов. Развитие экспертизы. Современная нормативно-методическая регламентация.
- •Вопрос: Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, ее назначение и порядок проведения. Экспертные комиссии учреждений, их функции, порядок создания и работы.
- •Вопрос: Общие требования к тексту документа. Требования к оформлению реквизитов «заголовок» и «приложении».
- •2. Смета расходов …. На 3 л. В 2 экз.
- •Приложение к приказу
- •Вопрос: Понятие «унифицированная система документации», назначение и состав усорд
- •Вопрос: Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты). Порядок составления.
- •Вопрос: Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению.
- •Вопрос: Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности
- •Вопрос: Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок.
- •Вопрос: Требования к составлению и оформлению актов.
- •Вопрос: Разновидности писем. Требования к их составлению и оформлению..
- •Вопрос: Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола.
- •Вопрос: Понятие «ценность документа», экспертиза ценности. Принципы и критерии экспертизы ценности документа.
- •Вопрос: Особенности составления и оформления телеграмм и телефонограмм
- •Вопрос: Понятия «унификация» и «стандартизация» документов. Направления унификации и стандартизации документов.
- •Вопрос: Общие и частные функции документа.
- •Вопрос: Требования к составлению и оформлению справок. Виды справок: справки внешние и внутренние.
- •Вопрос: Понятие «информация» и «документ». Их развитие. Место документа в системе управления.
- •Вопрос: Понятие «формуляр документа», «типовой формуляр», «формуляр-образец».
- •Понятие электронного документа и его значение в иоу
- •Понятие информационные технологии в эд и классификация.
- •Ключевые информационные технологии в документообороте: назначение, место, роль.
Вопрос: Общие требования к тексту документа. Требования к оформлению реквизитов «заголовок» и «приложении».
Ответ: Текст документа – основная содержательная часть документа. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура текста, стиль изложения. Текст большинства орг-расп. документов состоит из двух частей: введение (основная), в кот. Излагаются причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации, и заключения, в кот. формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и т.д. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй – просьбу, выводы. Допускается составление текстов документов (положения, инструкции, приказы и т.д.) в виде отдельных разделов, которые могут состоять из пунктов, подпунктов. Каждый раздел текста нумеруется арабскими цифрами.
К текстам управленческих документов предъявляются требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации: краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля. В официальных документах часто используются сокращения слов и словосочетаний. Сокращения применяются только общепринятые. Иногда при первом употреблении сокращения в скобках указывают его расшифровку.
Заголовок – краткое содержание документа. Он позволяет быстро определить степень информированности документа, его важность и срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении и рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем, оформленных на бланке формата А5 и писем с небольшим объемом текста. Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагается слева над текстом документа, с отступом от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?»:
Деловое письмо – «О поставке оборудования»
Приказ – «О создании комиссии…»
Акт – «Недостачи товара по количеству»
Реквизит «отметка о наличии приложений» используется в сопроводительных документах. Он размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзацного отступа.
Если документ, являющийся приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют следующим образом: Приложение: на 4. в 3 экз.
Если документ, имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, кол-во листов и кол-во экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Приложение: 1. Штанное расписание на 4 л. В 2 экз.
2. Смета расходов …. На 3 л. В 2 экз.
Если документ-приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 01.07.2009 № 12 и приложения к нему, всего на 16 л.
Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров:
Приложение: Инструкция по делопроизводству в 2 экз.
Если документ направлен в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид: Приложение: на 3 л. В 1 экз. в первый адрес.
Иначе оформляются приложения к распорядительным документам. При наличии приложений в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки:
… (приложении № 1) или: согласно приложении. № 1, в соответствии с приложением № 2.
На самих приложениях в правом верхнем углу помещается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием к какому приказу (распоряжению) оно относится: