Вопрос: Понятие «ценность документа», «экспертиза ценности». Принципы, критерии эц документов. Развитие экспертизы. Современная нормативно-методическая регламентация.

Ответ: Ценность документа – это оценка его информационных возможностей, обусловленных социальным, экономическим, политическим, культурным, историческим и научным значением.

Человечество не в состоянии хранить все созданные документы. Встает проблема не только дальнейшего использования, но и хранения документов. Возникает необходимость отбора наиболее значимых, ценных документов. Эту проблему решает экспертиза ценности документов. В основе экспертизы ценности лежит идея не освобождения от ненужной документированной информации как некоего хлама, а наоборот, идея выбора наиболее ценного, всего того, что рано или поздно, через столетия и даже тысячелетия будет востребовано обществом, государством, человечеством для решения тех задач, о которых современный человек может только догадываться.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения. Необходимость проведения отбора документов для хранения объясняется неравнозначностью представленной информацией. Часть создаваемых и используемых в управленческой деятельности документов имеет кратковременное значение (например, заявления, докладные записки), Такие документы теряют актуальность вскоре после своего составления. В тоже время в любой деятельности создаются документы (например, устав организации, положение о филиале, годовые отчеты и т.д.), которые длительное время остаются носителями ретроспективной информации, сохраняющей научное, историческое, социальное, политическое или культурное значение. При проведении экспертизы ценности документов применяются принципы и критерии экспертизы.

Принципы экспертизы:

- историзм (значение документов в процессе развития общества);

- системность (рассмотрение каждого документа как составную часть более сложной документной системы);

- целостность;

Критерии экспертизы ценности:

- содержание документа

- значение фондообразователя;

- время и место создания документа

- авторская принадлежность

- подлинность и копийность

- степень поглащенности содержания (на хранение возьмут годовой отчет, а не за месяц)

- степень сохранности

- юридическая сила

- объем фонда

Этапы экспертизы ценности:

- в делопроизводстве

- в ВА

- в ГА

Впервые ЭЦД была введена в 1845г. «Учреждением губернских правлений», касалась местных учреждений. Этот законодательный акт установил 10 летний срок хранения документов на местах в учреждениях, определяя категории документов, подлежащих уничтожению. Эта работа в то время называлась разборкой дел и в таком качестве продолжалась до октябрьской революции. В 1919г. издан Декрет «О хранении и уничтожении архивных дел», кот. определил сроки хранения документов и порядок выделения и уничтожения материалов, не подлежащих дальнейшему хранению. В 1925г. для проведения работы по ЭЦД в учреждениях стали создаваться разборочные комиссии. Постановлением народных комиссаров 1928г. на учреждение возлагалась ответственность за сохранность документов и предлагалось перейти к составлению перечней. В 20-30-к гг. 20в. были определены основные принципы определения ценности документов, решены методические вопросы экспертизы, определена сеть экспертных органов. В каждом учреждении создавались экспертные комиссии. В Положении о ГАФ СССР 1929г право решения вопроса о научной и практической ценности документов было предоставлено Главному архивному управлению и его местным органам. В Положении о АФ СССР 1958г подчеркивалось – одной из задач экспертизы является отбор документов на гос.хранение. Экспертиза стала проводиться непосредственно в делопроизводстве через год после создания документов. В :0-е гг. 20в ВНИИДАДом была разработана ЕГСД, в кот. говорилось о том, что экспертизу следует начинать при составлении номенклатуры дел, определяя сроки хранения документов, затем при формировании дел, далее при подготовке дел и передаче в гос. архивы.

В 90-е гг. принципиально изменилась правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав АФ РФ разделен две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных организаций, а также в частной собственности.

Введенный в действие в 2004 году Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. С введением в действие этого закона Основы законодательства РФ об Архивном деле в РФ и архивах утратили свою силу.

Закрепляют систему хранения документов в делопроизводстве и архиве Основные правила работы архивов организации, 2002г. В них регламентирована технология сохранности документов, содержаться требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивка документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документом, порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Подготовка документов к сдаче в архив включает оформление обложки каждого дела. Требования к составу информации, обязательно помещаемой на обложке, и порядок ее расположения закреплены в ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».

Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения, 2002г. Он предназначен для охраны, организации и пополнения Государственного архивного фонда, для определения сроков хранения документов при их отборе на хранение и уничтожение.