Приложение к приказу

Генерального директора ОАО

от 19.02.2009г. № 37

Вопрос: Понятие «унифицированная система документации», назначение и состав усорд

Ответ: Каждая управленческая функция (действие) характеризуется целым комплексом документов, которые образуются в результате этих управленческих действий. Поэтому совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению называется системой документации. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимосвязанных показателей. УСД способствует:

1. Сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов).

2. Широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки.

3. Упорядочению информационных потоков.

4. Сокращению количества документов.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, т.к. достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижения количества ошибок в документах, сокращаются ручные операции, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих основные положения унифицированных систем и единую форму всех входящих в нее документов. В настоящее время в РФ действует 8 УСД, в т.ч.:

- УСОРД

- унифицированная система банковской документации

- унифицированная система Пенсионного фонда РФ

- унифицированная система документации по труду

- унифицированная система отчетно-статистической документации и др.

Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.

Среди УСД особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД является комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм.

Унифицированные формы документов, входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.

Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

В состав УСОРД входят:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт определяет: состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов.

2. Методические указания по практическому применению ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению.

4. Альбом унифицированных форм ОРД.

В УСОРД включены 73 формы и в ОКУД (общероссийский классификатор управленческой документации) они обозначены отдельным классом – 0200000.