Вопрос: Разновидности писем. Требования к их составлению и оформлению..

Ответ: Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организация в процессе осуществления их деятельности. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей:

- письма, связанные с распространением информации: информационное, письмо-извещение, приглашение, уведомление, сообщение, предложение, рекламное;

- письма, связанные с обращением и по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг: письмо-просьба, заявка, гарантийное, запрос, заказ;

- письма-ответы: письмо-согласие, отказ, подтверждение;

- письма претензионного характера: письмо-напоминание, требование, претензионное;

- письмо, связанные с выражением внимания и участия: письмо-поздравление, благодарность, соболезнование, извинение;

- сопроводительные письма.

Письмо оформляется на специально предназначенном для него бланке формата А4. Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строится по схеме: введение (мотивы составления письма, ссылка на события, факты, решения вышестоящих учреждений и др факторы; доказательства (обоснование изложенного вопроса); заключение (выводы, решения). Нередко применяются письма, содержание только заключительную часть текста, без пояснений.

Письмо должно быть посвящено только одному вопросу, что упрощает его обработку и ускоряет исполнение в той организации, куда оно адресовано. По своему объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу. К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения. Существует несколько общих правил, которые необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по поднятому вопросу. Тон письма должен быть нейтральным, а изложение текста лаконичным. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки. Категорический отказ или требование можно выразить прямо и резко, но вежливо, например:

С сожалением сообщаем Вам, что не можем выполнить ваше требование в связи с …

Широко используются при составлении служебных писем устоявшиеся языковые формулировки, стандартные обороты и типовые словосочетания типа «Оплата гарантируется…», «В порядке обмена…», «В соответствии с предварительной договоренностью…», «В связи с проведением совместных работ…» и т д.

В письмах-отказах не следует начинать текст с самого отказа.

Текст письма, как правило излагается от третьего лица единственного лица, например: «ОАО не предполагает…», «Общество изучило…». Согласно типовой инструкции по делопроизводству, если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например: «настоятельно рекомендую…», «категорически настаиваю…».

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется обращение «Господа» или добавление к имени и отчеству «Уважаемый». При этом следует соблюдать соответствие формулы вежливого обращения и заключения. Например, в начале письма обращение «Уважаемый Николай Егорович!» предполагает заключительную формулу, которая размещается перед подписью: «С уважением, начальник управления…». Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2-3 интервалами и печатается с абзаца.

Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации и, как правило, принадлежит руководителю и его заму. В крупных организациях письма могут подписываться руководителями структурных подразделений.

Письма в настоящее время пересылаются не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппарата факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Независимо от способа передачи к составителю и оформлению документа предъявляются единые требования.

Бланк письма может включать следующие реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак, код организации по ОКПО, код формы по ОКУД, наименование организации, ОГРН, ИНН/КПП, справочные данные об организации. Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут даны ограничительные отметки для следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.