Тема 8. Принципы и методика построения текста

Текстовый производственный документ, как и любой другой, должен быть внимательно прочитан адресантом и понят им. При этом составители мало заботятся о том, как составленным ими документом будут пользоваться, как он будет восприниматься.

Однако очень важно не только то, чтобы документ содер­жал необходимую информацию, но и то, чтобы пользователь обязательно обратил на нее внимание, не мог пройти мимо нее, и, разумеется, имел возможность осмыслить ее.

В том случае, если документ предписывает действия и их последовательность, его строение и характер изложения должны способствовать тому, чтобы пользователь совершал действия в заданной последовательности и точном соответствии с предписа­ниями. А это зависит от того, как, в какой форме сообщаются соответствующие предписания. Поэтому сам принцип построения документа и его содер­жание определяются целью, ради которой он создается, его назначе­нием. В связи с этим описание каждой разновидности текстовых докумен­тов мы начинаем с описания их назначения. Назначение документа определяет и ограничивает тот круг сведе­ний (информацию), которые в нем должны быть приведены.

Инфор­мации в документе достаточна, если пользователю не потребуется ка­ких-либо разъяснений и дополнительных сведений для совершения дей­ствий, предписываемых или предполагаемых этим документом.

Информация недостаточна (и эта недостаточность может оказаться преступной), ес­ли не оговорено все необходимое, в том числе все предосторожности, необходимые для совершения предписываемых (предполагаемых) действий.

Информация может быть избыточна, если в документе в одном и том же пункте или разделе повторяется одно и то же.

Однако требуется осторожность в стремлении устранить в содержании производственного документа, предназначенного для реализации действий, информацию, представляющуюся избы­точной. Лучше повторить информацию, чем рисковать вызвать у пользователя документов существенные затруднения.

Часто встречается в производственных документах «информацион­ный шум» — сведения, которые не найдут применения, которые не нужны пользователю. Между тем стремление иногда придать большую солидность и наукообразность документу приводит создателя документа к включению в него сведений, не имеющих прямого отношения к делу, отвлекаю­щих и раздражающих пользователя. Опасность «информационного шума» заключается в том, что под его воздействием пользователь может пропустить незамеченными действи­тельно важные подробности.

Определение поряд­ка, в котором приводятся необходимые сведения, также важно в дости­жении эффективности текстового документа, как и их отбор. Процесс постижения тексто­вого документа требует, чтобы сведения в нем сообщались в той последовательности, в которой изучает, рассматривает, познает пользователь описываемое в документе. Вследствие этого нередко документ полезно начинать с определения цели, ради которой он создан. Однако в ряде случаев мо­жет возникнуть потребность начать документ с сообщения о возмож­ности получения некоторой выгоды (это может быть прибыль, повышение качества), о сложившемся на положении (особенно в рас­порядительных документах) и т. п.

Дальнейший ход изложения также определяется порядком изучения и назначение документа.

Большое значение при создании текстового документа, фактом определяющим не только эффективность текста, но и его действенность, является его читательский адрес, возраст, уровень образования, трудовые функции пользователя и уровень его квалификации. К сожалению, зачастую инструкции к бытовым прибо­рам, предназначенные для использования потребителем-неспециалис­том, содержат малопонятные и ненужные подробности, термины. Всегда более оправданно писать в расчете на пользователя даже несколько менее квалифициро­ванного, чем это предусмотрено штатными расписаниями.

Читательский адрес заставляет задуматься и о характере графичес­кого сопровождения текстового документа. Читательский адрес оп­ределяет необходимую степень наглядности, условности, и даже исполь­зования различных цветов.

Важно представлять условия и порядок использо­вания документа. Так, например, выделение крайне мелких пунктов обязательная цифровая нумерация их, рекомендуемые в производст­венном документе, отнюдь не дань моде, а результат трезвого учета то­го, что каждое положение (описание действия и др.) должно быть опи­сано полно, целостно и самостоятельно (отдельно) при условии, что его легко отыскать. В то же время, это требование, столь важное для боль­шинства документов, отнюдь не распространяется на констатирующую часть, скажем, приказа, которая обычно содержит не руководство к действию, а лишь обоснование, материал к размышлению.

Текст — главный элемент документа, поэтому подготовка тексто­вой части — одна из важнейших операций в документировании. В тексте мы выделяем кроме параграфов и пунктов абзацы, пред­ложения, сочетания слов и слова.

Абзац — это часть текста, объе­диненная одной микротемой, начинающаяся и заканчивающаяся аб­зацным отступом. Автор документа должен следить за тем, чтобы каж­дый абзац начинал новую мысль или новую микротему, от которых нельзя отклоняться, а каждая новая микротема начиналась с абзаца.

Деление текста на абзацы имеет большое практическое значение, оно управляет ходом чтения, помогает читающему делать небольшие остановки на границе микротем, вдумываться в содержание предыдущей части текста и готовиться к восприятию последующей.

Абзацы не должны быть слишком большими по объему, так как это затрудняет чтение. В текстах, предназначенных для сквозного проч­тения, не рекомендуется разбивать текст на мелкие абзацы, потому что это заставляет делать частые паузы и также мешает чтению. Нормаль­ным считается абзац, содержащий 3-5 предложений. При этом для восприятия лучше, если эти предложения разнообразны по длине, самые краткие — в начале и конце абзаца. В свою очередь и от абзацев требуется чередование в зависимости от размеров.

Многое зависит и от того, насколько последовательно построены предложения, как четко выделены отдельные их составляющие части. Необходимо помнить, что удобнее для восприятия при сплош­ном чтении деление пункта, предложения на 3, 5, 7, самое большее 9 са­мостоятельных частей. Такого деления можно добиться, приведя пере­числяемое в определенную систему, где есть ведущие, более или менее су­щественные элементы, определить то, что относит­ся к обязательному, что к желательному, а без чего, вероят­но, можно и обойтись. Многочисленность однородных элементов в пе­речислении не только указывает на недостаточную продуманность содержа­ния, но и затрудняет восприятие.

В использовании словосочетаний сосуществуют две тенден­ции. Первая заключается в том, что в любом деловом тексте существенно использование привычных стандартизованных форм, отражающих все состав­ляющие мысли. Этим объясняется применение именных предлогов (в свете решений, в порядке исключения, в связи с необходимостью, в по­рядке оказания помощи), унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документах. Использование стандартных фраз в значительной мере ускоряет составление документов.

Другая тенденция — сокращение текстов путем замены сложных предложений простыми, ликвидация причастных и деепричастных обо­ротов, словосочетаний, описывающих мысль, словами, точно называю­щими ее. Это не только ускоряет чтение текста, но и уменьшает умст­венное напряжение.

Текст документа должен быть кратким, четким и понимаем во время первочтения.

При изложении обязательных требований в тексте стандарт обязы­вает применять слова: «должен», «следует», «необходимо» и произ­водные от них.

В документах должны применяться только установленные стан­дартами научно-технические термины, обозначения и определения, а при их отсутствии— общепринятые в научно-технической ли­тературе.

Значительную часть словарного состава делового языка состав­ляют термины — слова и словосочетания, значение которых обуслов­лено в пределах той или иной специальности. Появление новых, уточ­нение и модификация прежних терминов работники сферы уп­равления должны учитывать при составлении служебных доку­ментов.

Важнейшее требование к термину — одно­значность (выражение только одного понятия). Поэтому определения терминов зафиксированы в государственных стандартах, специальных справочниках и словарях и с ними необходимо постоянно сверяться.

В тексте документа не рекомендуется:

применять для одного и того же понятия различные научно-техни­ческие термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

сокращать обозначения единиц физических величин, если они упо­требляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозна­чений, входящих в формулы;

применять сокращения слов, кроме установленных правилами рус­ской орфографии и государственными стандартами. Если в документе все же оказалось необходимым принять особую систему сокращения слов или наименований, то в нем должен быть приведен список приня­тых сокращений, который помещают в конце документа перед перечнем терминов;

использовать в тексте математический знак минус (—) перед отри­цательными значениями величин, вместо него следует писать слово „минус";

употреблять математические знаки без цифр, например, ≤ (меньше или равно), ≥ (больше или равно), ≠ (не равно), а также знаки № (но­мер) , % (процент) ;

применять индексы стандартов (ГОСТ, ОСТ и т.д.) без регистрационного номера.

В пределах одного документа для измерения одних и тех же пара­метров должна применяться одна и та же единица физической величи­ны (нельзя в одном и том же документе писать «5 мм», «5 см», правиль­но: «5 мм», «50 мм»). Если в тексте документа приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величи­ны, то ее указывают только после последнего числового значения, на­пример: 1,5; 1,75; 2м.