Тема 5. Особенности учета расходов по загранкомандировкам

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса: Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Порядок направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств определен Постановлением правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Унифицированные формы документов, которые оформляются при направлении сотрудника в командировку, утверждены Приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

Основанием для направления сотрудника в командировку является служебное задание, подписанное руководителем структурного подразделения. На основании служебного задания руководитель издает приказ с указанием размера суточных в зависимости от страны командирования. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

При командировке в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не выписывается. Документ, подтверждающий пребывание за границей является загранпаспорт.

При командировании сотрудника в страны СНГ, командировка оформляется аналогично командировкам по России.

Документы, оформляемые при загранкомандировках

Документ	Как заполнять
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а)	В документах указывают фамилии и инициалы командированных работников, их должности или специальности, а также цель, время и место поездки. Приказ заполняется на основании служебного задания
Командировочное удостоверение для поездок в страны СНГ (форма N Т-10)	Документ удостоверяет время пребывания в командировке
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а)	В документе указываются цель, время и место поездки. Вернувшись из командировки, работник составляет отчет о выполнении задания и представляет его в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (если оно составляется) и авансовым отчетом
Авансовый отчет (форма N АО-1)	К документу прилагаются оправдательные документы - билеты, счета за проживание, ксерокопия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы или командировочное удостоверение.

При направлении в служебную командировку за границу, как и по России, работнику в соответствии со ст.ст.167 и 168 ТК РФ гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В состав этих расходов входят:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя;

• расходы по уплате загран паспорта, комиссионных сборов: транспортных и банковских; расходы на провоз багажа, расходы на получение виз и приглашений, расходы связанные с пропиской паспорта и т.д.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются по соглашению сторон трудового договора, коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Перед отъездом сотруднику выдается денежный аванс в рублях или в валюте согласно утвержденной смете расходов. Расходы на проезд к месту командировки и обратно оплачиваются согласно проездным билетам по фактическим расходам. Расходы по найму жилого помещения оплачиваются в полном размере согласно подтверждающим документам. За каждый день командировки работнику выплачиваются суточные в том размере, который установлен в коллективном договоре или в ином локальном нормативном документе организации. В то же время величина суточных не может быть меньше предусмотренной для работников организаций, финансируемых из бюджета.

По окончании командировки сотрудник составляет отчет о выполнении задания и представляет в бухгалтерию служебное задание вместе с авансовым отчетом. Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке, должны быть дословно переведены на русский. Иначе организация не сможет принять эти расходы. В соответствии со ст.252 Налогового кодекса РФ расходы должны быть подтверждены документами, составленными в соответствии с российским законодательством. Делопроизводство на территории России ведется только на русском языке. Согласно п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ иностранные документы должны быть переведены.

Порядок выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств регулируется Постановлением Правительства РФ от 29.12.2005 года N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

За время нахождения в пути, при проезде по территории РФ, суточные выплачиваются в порядке и размерах, установленных для служебных командировок на территории РФ, а при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, установленных на территории иностранного государства. При следовании работника с территории РФ, день пересечения государственной границы РФ включается в дни за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ – в рублях. Дата пересечения государственной границы РФ определяется по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.

При направлении работника в служебную командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

При направлении работника в служебную командировку на территории государств – участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении. В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению работодателя, представителя нанимателя или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Если работник направлен в служебную командировку на территорию иностранного государства и в период командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы, то направляющая сторона суточные не выплачивает. Если принимающая сторона не обеспечивает работников иностранной валютой на личные расходы, но предоставляет им питание за свой счет, то направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае выезда в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвращения в Россию из-за границы в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются работникам в размере 50% от установленной нормы.

При направлении за счет средств федерального бюджета на территорию иностранного государства делегаций учащихся (школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений) направляющая стороны выплачивает суточные в иностранной валюте в размере 15% нормы, при условии, что члены делегаций не обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы принимающей стороной, но обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны.

Если сотрудник документально не подтвердил свои расходы по найму жилого помещения, то они возмещаются по нормам, предусмотренным для работников бюджетной сферы, установленным Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Суммы, выданные под отчет, отражаются по дебету этого счета в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

В соответствии с «Порядком ведения кассовых операций», утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. №40: лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет. В бухгалтерском и налоговом учете все расходы по загранкомандировкам отражаются в рублях.

В соответствии с п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» расходы на командировку (суточные, расходы по найму жилого помещения и оплату проезда) признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются по дебету счета учета затрат на производство либо расходов на продажу и кредиту счета 71.

Аванс на командировку можно выдать в рублях. Сотрудник самостоятельно приобретет валюту по курсу коммерческого банка. В авансовом отчете необходимо указать расходы на приобретение валюты. Сотрудник должен предоставить справку банку, в котором приобретал валюту.

Схема отражения в бухгалтерском учете операций по покупке иностранной валюты через обменный пункт

Содержание операции	Наименование первичных документов	Дт	Кт
Выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы в рублях	Расходный кассовый ордер	71.1	50.1.1
На дату утверждения авансового отчета
Учтены командировочные расходы (по курсу на дату утверждения авансового отчета)	Авансовый отчет	20 (26, 44)		71.1
Остаток средств возвращен в кассу	Приходный кассовый ордер	50.1.1		71.1

Если у организации есть валютный счет, то она может снять валюту со своего текущего валютного счета либо купить иностранную валюту для загранкомандировки в безналичном порядке через обслуживающий банк. По поручению организации банк может перевести валютные средства непосредственно в страну командирования. Приобретенная валюта зачисляется на текущий валютный счет.

В соответствии с ПБУ3/2006 пересчет задолженности подотчетного лица должен производиться на дату выдачи наличной иностранной валюты из кассы организации. Дальнейший пересчет средств в расчетах с подотчетным лицом, выданных авансом для оплаты командировочных расходов не производится.

Командировочные расходы (в части, покрытой выданными под отчет денежными средствами) включаются в состав расходов по обычным выдам деятельности на дату утверждения авансового отчета по курсу, действовавшему на дату выдачи денежных средств под отчет для оплаты этих расходов.

При переводе суточных из долларов США в национальную валюту необходимо воспользоваться кросс-курсом Банка России. Кросс-курс рассчитывается тогда, когда в банке нет прямого соотношения между двумя иностранными валютами. В этом случае сравниваются известные курсы обеих валют к какой-то общей третьей валюте. Как правило, это национальная валюта страны, где расположен банк. Таким образом, надо сравнить соотношение рубля к доллару и рубля к валюте той страны, куда работник направлен в командировку.

Командировочные расходы, компенсируемые работнику на основании авансового отчета (перерасход), включаются в состав расходов по обычным выдам деятельности по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Задолженность работника по возврату неизрасходованных сумм должна быть пересчитана по курсу на дату утверждения авансового отчета и на дату возврата неизрасходованных валютных средств.

В налоговом учете расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующих расходов (ст. 272 НК РФ). Момент признания командировочных расходов – дата утверждения авансового отчета. В соответствии с НК РФ с 1 января 2011 года, пересчет выданных авансом для оплаты командировочных расходов не производится.

Схема отражения в учете расчетов с подотчетными лицами (перерасход)

Содержание операции	Наименование первичных документов	Дт	Кт
Оприходована наличная валюты в кассу	Приходный кассовый ордер	50.1.2	52.1.2
Выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы в рублях	Расходный кассовый ордер	71.1	50.1.1
Выданы из кассы валютные денежные средства на командировочные расходы	Расходный кассовый ордер	71.2	50.1.2
На дату утверждения авансового отчета
Учтены командировочные расходы	Авансовый отчет	20 (26, 44)	71.1 71.2
Выплачен перерасход по авансовому отчету	Расходный кассовый ордер	71.2	50.1.2
Отражена курсовая разница по расчетам с подотчетным лицом	Бухгалтерская справка	91.2.КР 71.2	71.2 91.1.КР

Валюта и форма расчетов (наличная и безналичная), связанные с погашением расходов по командировкам определяются по договоренности между предприятием и сотрудником.

Сумма перерасхода может быть погашена:.

.- в рублевом эквиваленте по курсу на день погашения задолженности.

- в иностранной валюте.

- перечисляется с текущего валютного счета предприятия на валютный счет работника.

Схема отражения в учете расчетов с подотчетными лицами (излишек)

Содержание операции	Наименование первичных документов	Дт	Кт
Оприходована наличная валюты в кассу	Приходный кассовый ордер	50.1.2	52.1.2
Выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы в рублях	Расходный кассовый ордер	71.1	50.1.1
Выданы из кассы валютные денежные средства на командировочные расходы	Расходный кассовый ордер	71.2	50.1.2
На дату утверждения авансового отчета
Учтены командировочные расходы	Авансовый отчет	20 (26, 44)	71.1 71.2
Излишек средств возвращен подотчетным лицом	Приходный кассовый ордер	50.1.2	71.2
Отражена курсовая разница по расчетам с подотчетным лицом	Бухгалтерская справка	91.2.КР 71.2	71.2 91.1.КР

При не предоставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении расходов по заявлению работника с отнесением расходов по заявлению работника с отнесением расходов в бухгалтерском учете на счета затрат в зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходов не подтвержденные документально включаются в налогооблагаемую базу и облагаются НДФЛ.

В соответствии со ст. 217 Налогового Кодекса не включаются в налоговую базу по НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по загранкомандировкам:

- на проезд.

- по найму жилого помещения.

- сборы за услуги аэропортов.

- комиссионные сборы.

- на проезд в аэропорт, вокзал.

- провоз багажа.

- оплата услуг связи.

- получение, регистрация загранпаспорта.

- получение визы.

- расходы, связанные с обменом иностранной валюты.

Для учета расходов на командировку в целях налогообложения, необходимо подтвердить их документально и обосновать экономическую целесообразность и производственный характер командировки. Экономическую целесообразность расходов можно подтвердить документами:

• служебным заданием и отчетом о его выполнении;

• деловой перепиской с партнерами;

• заключенным договором.

В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ при оплате расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

В соответствии с п.1 ст. 264 НК РФ расходы на проживание полностью уменьшают налогооблагаемый доход организации при условии, что работник представил счет из гостиницы. Если же расходы на проживание не подтверждены документами, то уменьшить на их сумму налогооблагаемый доход фирма не сможет (ст.252 НК РФ).

Вычет НДС производится только по товарам, работам и услугам, приобретенным на территории РФ. Если пункт отправления или пункт назначения расположены за рубежом, услуги по перевозке пассажиров и багажа, оформленные на основании единых международных перевозочных документов, облагаются НДС по ставке 0%. Следовательно, в стоимость железнодорожного или авиабилета к месту служебной командировки за границей и обратно НДС не включается.