10. Этапы процесса закупок материальных ресурсов (товаров для перепродажи)

Выделяют следующие этапы процесса закупок:

1 этап. Осознание потребности.

2 этап. Общее описание потребности, когда указываются основные характеристики и необходимое количество требуемых материальных ресурсов (товаров).

3 этап. Составление заявок. Заявки на приобретение сырья, материалов (товаров) подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия и содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены.

4 этап. Анализ заявок службы снабжения предприятия. Цель анализа – обеспечение минимальных издержек по каждому виду материальных ресурсов, используемых в производстве. В процессе анализа заявок служба снабжения должна ответить на ряд вопросов:

- оправданы ли указанные в заявке потребности;

- могут ли указанные потребности быть удовлетворены за счет использования других материалов ( в т.ч. более дешевых).

5 этап. Поиск поставщиков.

6 этап. Запрос предложений у поставщиков. Предполагает сбор коммерческих предложений каждого поставщика, включая цену товаров, условия их поставки, возможность транспортировки потребителям и другие условия.

7 этап. Выбор поставщика. На основе анализа поступивших предложений, проводимого службой снабжения.

8 этап. Оформление/размещение заказа. Происходит передача поставщику окончательного заказа, заключение договора поставки. На данном этапе оговаривается номенклатура и потребительские свойства поставляемых товаров, их количество, желательные сроки поставки, условия возврата, гарантии и т.д.

9 этап. Контроль над выполнением заказа службой снабжения предприятия, на основании которого производится корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции или планов товарооборота.

10 этап. Выполнение заказа, включая получение заказанных ресурсов и их приемку по количеству и качеству, а также проверку их соответствия условиям заключенного с поставщиком договора.

11 этап. Оценка эффективности закупочной деятельности. Покупатель оценивает, насколько он удовлетворен работой поставщика, и принимает решение о продлении или приостановлении договорных отношений с ним.

11. Основные параметры и этапы логистического цикла заказа

Понятие «цикл заказа» является ключевой категорией логистики. Технологически процесс выполнения заказа представляет собой совокупность последовательно осуществляемых логистических операций, однако, его содержание зависит от функции, выполняемой участником логистического канала. Так, с точки зрения продавца, это период с момента получения заказа от клиента и до момента прибытия товаров к нему на разгрузку. С точки зрения покупателя, цикл заказа – это период с момента отправки заказа поставщику и до момента получения товаров. Исследователи, сталкивающиеся с проблемами логистического цикла заказа, отмечают тенденцию постепенного его сокращения: заказ оперативнее обрабатывается при получении, физически обрабатывается с существенной поддержкой компьютерными системами и доставляется перевозчиком, строго соблюдающим точный график. В ходе всего этого процесса клиент также имеет возможность «следить» за заказом, то есть определять его фазу и географическое положение.

Основным параметром цикла заказа является время обслуживания потребителя – интервал между поступлением заказа на поставку продукции к поставщику и получением заказанной продукции потребителем.

Время обслуживания потребителей включает в себя:

1. Время оформления заказа в установленном порядке, т.е. время, затраченное на корректировку и уточнение будущего заказа.

2. Время на передачу заказа поставщику.

3. Время ожидания исполнения заказа, т.е. время от момента получения заказа поставщиком до момента начала обслуживания.

4. Время выполнения заказа поставщиком, включая сроки доставки заказанных товаров потребителю.

Таким образом, процедура исполнения заказа связана с производством и доставкой продукции потребителю на основании полученных от них заказов.

Основные вопросы, решаемые в логистике снабжения относительно процедуры заказа:

1. Что заказывать?

2. Сколько заказывать?

3. Когда заказывать?

4. У кого заказывать?

5. Куда требуется доставить?

6. Какое подразделение и кто конкретно должен заказывать продукцию?

7. Кто и каким образом контролирует выполнение заказа?

Существуют также определенные показатели качества выполнения заказа и обслуживания потребителей:

• объемы поставок от каждого поставщика;

• количество выполненных заказов поставщиком;

• количество возвратов продукции поставщику;

• количество недопоставок;

• количество аннулированных заказов;

• продолжительность времени недопоставок;

• количество устраненных недопоставок;

• количество неполных отправок;

• количество претензий, предъявленных в течение определенного времени каждому поставщику.

Этапы логистического цикла заказа:

1 этап. Планирование заказа.

2 этап. Передача заказа.

3 этап. Обработка заказа.

4 этап. Отборка и комплектация заказа поставщиком.

5 этап. Доставка заказа потребителю.

1 этап. На данном этапе предприятие-потребитель планирует подачу заказов, распределяя все заказы между поставщиками и во времени, а также обеспечивая равномерность подачи заказов поставщикам и согласование с наиболее важными поставщиками графика заказов.

При планировании заказов могут быть использованы три основных метода подачи заказов поставщикам:

1. подача заказов непосредственно менеджерам по продажам поставщика, которые с определенной периодичностью объезжают своих потребителей;

2. использование телефонных заказов;

3. использование системы заказов через Интернет.

2 этап. Процедура передачи заказа поставщиком включает в себя время с момента размещения заказа потребителем до момента получения заказа поставщиком. Данной стадии цикла заказа уделяется повышенное внимание, т.к. именно на этой стадии существует самый большой потенциал для сокращения длительности цикла в целом.

Сокращение времени передачи заказов достигается за счет использования средств телефонной и радиосвязи, а также систем электронного обмена данными потребителей с поставщиками.

Например, крупные компании предлагают своим клиентам бесплатное программное обеспечение электронного обмена данными (EDI) в дополнение к бесплатному обучению специалистов службы закупок потребителей пользованию им и другим видам технической помощи.

Еще одним способом передачи заказов является использование сканеров и штрих-кодов.

3 этап. Обработка заказов предполагает выполнение следующих операций:

• проверки информации о заказе на полноту и точность данных;

• ввода заказа в систему обслуживания поставщика для последующего его выполнения;

• поиска ближайшего для потребителя склада;

• передачи на склад указания на комплектование и отгрузку партии товара;

• обновления данных в системе контроля над запасами;

• организации доставки товаров со склада поставщика потребителю.

Для этого разрабатываются компьютерные программы и локальные сети, которыми поставщик связывается со своими дилерами, и это позволяет им:

• подготовить и передать заявки на продукцию в головной офис поставщика;

• проверить статус заявки;

• разместить заказы потребителей на продукцию поставщика;

• отслеживать статус заказа и вести учет.

При этом форма заказов разрабатывается таким образом, чтобы они способствовали использованию данных компьютерных систем как продавцом, так и покупателем.

4 этап. Включает в себя все виды работ с момента получения складом поставщика или дилера заказа на отгрузку продукции до того момента, как продукция погружена на транспортное средство. На склад поставщика или дилера передается так называемый лист отборки заказа, в котором указано:

• какие товары, какого ассортимента следует отбирать;

• где их найти;

• в каком порядке они должны быть собраны для каждого заказа.

После того как заказ сформирован, работниками склада осуществляется проверка собранных заказов, для того чтобы убедиться, что они подобраны точно.

К каждому выполненному заказу прикрепляется упаковочный лист, где содержатся сведения о собранных на складе заказах и лицах, готовящих заказ к отправке.

При получении заказа грузополучатель должен проверить упаковочный лист и удостовериться в наличии всех заказанных изделий и комплектующих.

5 этап. Доставка заказа – это время с того момента, когда перевозчик забирает продукцию со склада поставщика до момента, когда груз доставляется в место его приемки конечным потребителем.

При определении полной длительности цикла заказа отдельно учитывается время доставки груза перевозчиком. При этом перевозчики должны гарантировать выполнение плана или графика доставки, разработанного поставщиком и согласованного с потребителем.

После отгрузки товара потребителю отправляется грузовое извещение (извещение об отгрузке) – это предварительный документ, в котором поставщик уведомляет потребителя о том, что заказанная им продукция отгружена. В нем указывается время отгрузки, а также планируемый срок поступления товаров на склад потребителя. Завершающей стадией процесса выполнения заказа является приемка поставленного груза у потребителя.