24. Перечислите этапы и опишите подготовительные мероприятия деловой беседы.

Под деловой беседой понимают общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению. Основными этапами деловой беседы являются:

1. Подготовительные мероприятия;

2. Начало беседы;

3. Информирование присутствующих;

4. Аргументирование вдвигаемых положений;

5. Завершение беседы.

Подготовительные мероприятия могут быть проведены по следующей схеме:

1. Планирование деловой беседы - определяется тема, возможные участники, время и место встречи и составляется план беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств;

2. Сбор материала и его обработка - включает в себя писк возможных источников информации (публикаций, официальных данных, научных исследований).Затем, собранные материалы систематизируют, что позволяет выделить наиболее важные факты, подлежащие рассмотрению;

3. Анализ собранного материала и его редактирование - помогает определить взаимосвязь факторов, сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию. Весьма желательно дополнить материал текстом, состоящим из отдельных понятий, которыми вы сможете связать текст. Желательно также записывать особенно удавшиеся формулировки.

24. Как лучше начать деловую беседу? Опишите известные приемы начала деловой беседы.

В начале беседы следует избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Нужно исключить любые проявления неуважения, пренебрежения к собеседнику. Не следует первыми вопросами вынуждать собеседника занимать оборонительную позицию. С точки зрения психологии - это промах. Лучше начать с улыбки, когда вам легче установить контакт. Полезно в начале беседы точно и с правильным ударением называть полное имя собеседника. Обязательно запомнить его и в дальнейшем, как можно чаще, обращаться к собеседнику по имени. Таким образом, вы делаете человеку тонкий и эффективный комплимент. Правильное начало беседы предполагает:

1. Указание цели беседы;

2. Название темы;

3. Объявление последовательности рассматриваемых вопросов.

Хотя в некоторых случаях, бывает полезен элемент внезапности, представляющей собой продуманную увязку деталей и фактов. Существенное значение имеет ритм беседы. Повышать его рекомендуется по мере приближения к концу.

Существуют несколько приемов начала беседы:

1. Прием снятия напряженности - способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько комплиментов или вспомнить какую-либо шутку, которая помогает разрядить напряженность;

2. Прием зацепки - в этих целях можно использовать небольшое событие, личные впечатления, сравнения, необычный вопрос;

3. Прием стимулирования игры воображения - предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться;

4. Прием прямого подхода - означает непосредственный переход к делу без какого-либо вступления. Этот метод подходит в основном для кратковременных и не слишком важных бесед, например, начальника с подчиненным.