22. Опишите подготовку и содержание доклада. Какие рекомендации следует учитывать?

Подготовка доклада предусматривает:

- выбор докладчика;

- собственную подготовку доклада;

- обсуждение доклада и его корректирование.

При выборе докладчика учитывают такие факторы:

- значение проблемы. Иногда целесообразно чтобы с докладом выступил руководитель, подчеркивая тем самым важность вопроса;

- наличие среди подчиненных работника, который знает эту проблему, умеет изложить материал и пользуется авторитетом у коллег;

- - желание руководителя активизировать подчиненных, повысить степень их участия в проведении мероприятий.

Руководитель обсуждает с докладчиком цель, которую он ставит перед совещанием, основные идеи доклада, его структуру, предвиденье решения. В зависимости от важности выступления, сложности проблемы, уровня подготовки докладчика и аудитории, при подготовке к выступлению составляют краткий или развернутый план, тезисы, конспект или полный текст доклада.

План может состоять из таких пунктов:

1. Вступление - формулируют цель совещания (выступления), положения которые определяют его актуальность и предвиденные результаты (выработка рекомендаций, принятие решений и т.п.).;

2. Основная часть доклада - формулируют все вопросы, дают им характеристику (причины, факторы, обстоятельства, условия и отмечают пути решения;

3. Предложения - следует выделить в особенности, целесообразно давать альтернативные варианты;;

4. Выводы - не рекомендуется использовать новые аргументы.

Излагая суть дела, следует избегать второстипенных деталей и подробностей. Доклад не следует перегружать фактами и цифрами, основу доклада должны составлять собственные положения, а цифры и факты приводят с целью аргументации, убеждения или привлечения внимания.

Текст доклада и особенно его выводы, должна иметь рубрикацию, т.е. их следует разделить на разделы, подразделы, пункты. Отдельную мысль следует освещать в одном или нескольких абзацах. Это облегчает ссылку на доклад, дает возможность более целенаправленно и предметно обсуждать ее.

В ряде случаев одновременно с докладом готовят проект решения. И доклад, и проект решения целесообразно обсуждать предварительно и с руководителем и специалистами, что дает возможность учесть широкий спектр мыслей и интересы отдельных подразделений. В проекте решения нецелесообразно использовать формулировки: усилить, обратить внимание, обеспечить, так как они беспредметны и не дают возможность проконтролировать их выполнение.

В некоторых случаях решение совещания входит в состав его протокола, а иногда оформляется в виде отдельного документа. В последнем случае оно, как и протокол подлежат регистрации.

Есть несколько способов подготовки проекта решения и вариантов его принятия:

1. к началу совещания руководитель, его помощники, инициативная группа готовят проект решения, который вручают участникам, обсуждают в ходе совещания и принимают с изменениями и дополнениями, внесенными при обсуждении,

2. проект готовят к началу совещания. Тем не менее, участников с ним не знакомят. Его авторы в ходе совещания вносят в проект изменения и дополнения, а потом предлагают его для обсуждения и принятия,

3. ведущий совещания готовит решение на основе обобщения мыслей участников. Как правило, такие решения имеют компромиссный характер,

4. проект решения готовят в ходе совещания на основе внесенных предложений. Таких проектов решения может быть несколько,

5. решение принимают на основе единоначалия, руководитель формулирует его, игнорируя предложения и аргументы участников.

При подготовке решения следует обсудить все важнейшие принципиальные положения, которые в него входят, и во-вторых, четко указать что следует сделать, кто и по каким критериям и как будет контролировать выполнение решения.