23. Опишите этап проведения совещания, рекомендации ведущему.

Этап проведение совещания и рекомендации ведущему совещание:

Совещание надо открывать в точно установленное время, независимо от того все ли приглашенные присутствуют при его открытии. Должен занять свое место председатель за 3-5 минут до начала заседания, давая понять, что приближается время открытия. Надо избегать просьб об установлении тишины, а начинать собрание, когда все заняли свои места, размесили материалы и затих общий шум. Открывая совещание, руководитель, как правило, провозглашает короткое вступительное слово. Он информирует присутствующих о составе участников, о том кто и почему отсутствует на совещании и сколько приглашенных прибыло на совещание. В случае необходимости поименно называют всех или некоторых участников. Среди участников не должно быть неизвестных лиц. Потом объявляют повестку дня совещания. При этом целесообразно напомнить цель и задачу совещания, коротко охарактеризовать проблемы, поставленные перед участниками. Полезно также высказать мысль о возможных последствиях тех или других решений, принятых на совещании. Потом сообщают регламент. Он должен предусматривать 10-15 минутные перерывы после каждых полутора часов работы. После этого рекомендуется выяснить, нет ли у участников вопросов, замечаний и предложений, относительно повестки дня, регламента и состава присутствующих. Если они есть - руководитель в зависимости от формы организации совещания принимает решения сам или вместе с участниками совещания. Руководитель должен оказывать содействие тому, чтобы высказался каждый желающий. При этом никто не должен злоупотреблять вниманием других и по одному вопросу выступать более 1-2 раз. Ведущий имеет право вежливо напомнить тому, кто выступает о регламенте, цели совещания и вопросе, который обсуждается. Тем не менее, недопустимо прерывать словами: Это нам не интересно или Говорите по теме, в процессе ведения совещания руководитель не должен исполнять другие обязанности: говорить по телефону, подписывать документы. Важнейшей задачей является организовывать и поддерживать полемику, откровенный и доброжелательный обмен мнениями. Ведущий должен благодарить каждого оратора за выступления, все сообщения делать стоя, за исключением коротких комментариев, называть не только фамилию того кто выступает, но и имя отчество и должность. После вступительного слова начинается доклад или сообщение. Иногда доклад может заменить короткая информация, если участник изложил текст доклада или его тезисы. Доклад должен быть коротким, четким. При этом должны быть сделаны необходимые акценты. После изложения доклада проходит его обсуждение и ответы на вопросы, которые задают докладчику в письменной или устной форме. Отвечать на вопросы необходимо и тогда, когда участники с докладом были ознакомлены заранее. При ответах на вопросы следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Если письменно задано несколько вопросов, перед тем как отвечать надо ознакомится с их содержанием и распределить так, чтобы вопросы на которые есть наиболее аргументированные ответы, зачитывались последними;

2. Если вопросы заданы письменно, то их следует полностью зачитывать ничего не изменяя в тексте;

3. Неэтично оценивать вопрос и тем более лицо, которое его поставило;

4. Тональность ответ на вопрос должна быть выдержанной, доброжелательной, а разговор уважительным;

5. Не надо противопоставлять себя аудитории. Вопрос не редко можно разбирать и искать ответ на него вместе с аудиторией;

6. Отвечая на вопрос следует опираться на знания которые имеют слушатели. Новую информацию целесообразно давать лишь в случае необходимости.