24. Как лучше информировать участников беседы и аргументировать выдвигаемые положения? Какие правила следует соблюдать?

Информирование присутствующих:

1. Особое внимание необходимо уделить краткости изложения. «Секрет быть скучным – рассказывать все».

2. Во время беседы нужно постоянно обращаться к собеседнику с вопросами, что позволяет вам понять, что их может интересовать и с чем они согласились бы.

3. Самая распространенная ошибка заключается в том, что для того, чтобы склонить собеседника к своей точке зрения много говорят сами, а нужно наоборот дать выговориться собеседнику, задавая ему вопросы.

4. В процессе информирования не следует бояться замечаний собеседника, они означают, что он вас активно слушает и все обдумывает.

Аргументирование выдвигаемых положений:

1. Аргументацию следует вести всегда корректно, надо всегда открыто признавать правоту собеседника, даже если для вас это не выгодно, это дает всем право ожидать и требовать со стороны вашего собеседника.

2.Если вы хотите покритиковать вашего собеседника, но его не обидеть укажите на аналогичные ошибки у других или поговорите сначала о собственных ошибках.

Для достижения большей убедительности аргументации следует соблюдать еще несколько простых правил:

1.Приспосабливайте аргументы к личности своего собеседника. Избегайте простого перечисления фактов, вместо этого излагайте преимущества или последствия, вытекающие из этих фактов;

2.Употребляйте терминологию, которая понятна вашему собеседнику, так как, в противном случае, вы не только не убедите его но и испортите ему настроение;

3.Не забывайте, что излишняя убедительность вызывает сопротивление со стороны собеседника, особенно, если у него агрессивная натура;

4.Избегайте формулировок, осложняющих аргументацию.

5.Старайтесь как можно нагляднее изложить свои доказательства.

24. Завершение деловой беседы, запись и заключение.

Завершение беседы нельзя сводить только к простому повторению наиболее важных ее положений. Основные идеи должны быть сформулированы очень четко и кратко. Вы должны придать общему выводу легко усваиваемую форму. Не должно быть места лишним словам и расплывчатым формулировкам. В письменном виде заключение состоит из рубрик, каждая из которых представляет собой самостоятельный смысловой блок.

Заключение составляется на основе письменной записи всей беседы, в которой обязательно указываются:

1. Фамилии, имена и отчества присутствующих, их должности (уровень, ранг, постоянное место работы);

2. Дата и место проведения беседы;

3. Продолжительность беседы;

4. По чьей инициативе она состоялась.

Запись беседы должна быть лаконичная, но обязательно фиксируется цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сторон, высказанные соображения, возражения и достигнутые договоренности. Если во время беседы произошел обмен материалами или документами, то это должны быть отражено в записи беседы. Отражаются также факты получения или вручения памятных подарков или сувениров.

24. Практические рекомендации по повышению эффективности проведения деловых бесед.

1. Внимательно выслушивайте собеседника до конца;

2. Никогда не пренебрегайте предубеждениями вашего собеседника (часто люди находятся под давлением предрассудков);

3. Избегайте недоразумений и неверных толкований. При любой неясности сразу же спрашивайте у собеседника, что ему не понятно;

4. Будьте вежливы, дружески настроены, тактичны и дипломатичны. Это во многом препятствует появлению у собеседника внутреннего сопротивления;

5. Будьте непреклонны, но сохраняйте хладнокровие;

6. Всеми способами старайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений.