20. Опишите этап планирования и содержание повестки дня совещания.

Подготовка совещания включает:

1. Планирование совещания.

2. Подготовка доклада и проекта решения;

3. Подготовка документов и помещения.

Планирование совещания. Плановые совещания проводят обычно в соответствии с графиком, который составляют на месяц, квартал, полугодие и т.д. График согласовываются с общим распорядком дня предприятия. График состоит из таких пунктов:

- кто проводит совещание (директор, главный инженер, лавный диспетчер и т.д.);

- время проведения (день недели и время дня, например 2 и 4-ый вторник в 16.30);

- место проведения;

- состав присутствующих.

В случае необходимости график дополняют повесткой дня. Повестка дня должна содержать оптимальное количество вопросов. обычно она состоит из 1-2 пунктов. Их формулировка должна быть четкой и понятной для всех участников совещания. Разрабатывая повестку дня необходимо соблюдать логически и психологически оправданную последовательность рассмотрения вопроса. Первыми в повестку дня включают вопросы по которым не предполагается острая полемика. Может быть рекомендован и другой подход. Если в порядке дня несколько вопросов, первым целесообразно обсуждать те, которые касаются всех присутствующих, а потом уже в более узком кругу те, что остались. Часто повестка дня включает разное. Можно не расшифровывать этот пункт, когда вопросы, которые предполагаются рассмотреть не требуют решения. Состав участников совещания устанавливают в соответствии с его целью и повесткой дня. Он определяется степенью деловой заинтересованности потенциальных участников. кроме руководителей отделения а часто вместо них на совещания приглашают работников, которые непосредственно отвечают за тот ил иной участок работы и располагают соответствующей информацией. Количество участников совещания должно быть минимальным, желательно не более 20-ти человек. При регулярном проведении совещаний с утвержденной тематикой может быть определен постоянный контингент участников. Дата и время проведения устанавливается в соответствии с планом или по указанию руководителя. Продолжительность совещания не должна превышать полтора часа, а оперативного - 30-35 минут. Определяя возможную продолжительность совещания можно ориентироваться на такие условные расчеты: доклад 15-20 минут, ответы докладчика на вопросы 5-7 минут, выступления 2-5 минут, изложение проекта решения 3-5 минут, обсуждение и принятие решения 8-10 минут. В результате продолжительность обсуждения одного вопроса не должна превышать 45-50 минут.

21. Составление и оформление объявления. Приведите пример.

Способ оповещения участников зависит от условий работы и расположения организации, круга участников и технических средств. При этом используют график, который доводит до сведенья всех участников. Также используют объявления, приглашения, сообщения по телефону. В графике, объявлении, приглашении указывают время начала и часто окончания совещаний, чтобы люди могли спланировать свое рабочее время после совещания. Объявления и приглашения как правило состоят из заглавия, даты, времени и места проведения мероприятия, его названия и повестка дня. При необходимости указывается адрес и способы проезда. Подписывается от имени организации, проводящей данное мероприятие.

Объявление

10 января 2007 г. в 15 часов в каб. 15 состоится совещание членов коллектива ООО "Интек".

Повестка дня: утверждение основных направлений деятельности на 2007 год (докладчик: директор Петров В.С., старший экономист: Иванова В.П.)

Администрация (Правление)