15. Дайте характеристику инструктивным и консультационным совещаниям.

Совещание - это форма организации общей деятельности работников одного или нескольких предприятий (организаций, подразделений), которых собирает руководители для обсуждения того или иного вопроса, разработки или принятия решения. Разновидностью совещаний являются 5-ти минутки.

С точки зрения цели совещания могут быть инструктивными, деловыми, консультационными, производственными, итоговыми. Они отличаются не только своими целями но и ожиданиями, по отношению к ним, которые в праве иметь участники, уровнями полномочий и ответственности, а также правилами поведения.

Инструктивные совещания. Цель: проинструктировать людей об их работе и ответственности или передать информацию на нижний уровень. Планы уже составлены, решения приняты вышестоящими инстанциями, и на совещании нужно только сообщить людям и ответить на вопросы которые могут возникнуть. Инструктивные совещания типичны для централизовано управляемых организаций, но могут быть полезны для любой крупной организации, где решение руководства должны доводится до рядовых исполнителей.

Консультационные совещания: руководство проводит такие совещания с подчиненными, представителями профсоюзов, клиентами, потребителями, представителями общественности. Для того чтобы оказаться успешными, такое совещание должно быть тщательно спланировано, иметь ясную цель и председателя, который может разговорить людей и извлечь нужную информацию.

15. Дайте характеристику деловым и производственным совещаниям.

Деловые совещания проводятся с целью принятия решений и имеют формальную повестку дня. Участники деловых совещаний делятся информацией, обсуждают вопросы и принимают по ним решения. Типичным недостатком этих совещаний является их большая продолжительность. Причинами этого могут быть: плохая организованность этих совещаний: плохо организовано обсуждение, на совещании обсуждаются вопросы, которые можно было бы решить в другом месте, и часто используется стандартная повестка и обсуждаются вопросы, которые могли быть исключены из нее.

Производственные совещания. Часто проводятся регулярно, для заслушивания отчетов о проведенной работе в организации. подразделении и т.д. и коллективного обсуждения текущих проблем. В конфликтных ситуациях, иногда полезно приглашать на такие совещания посредника.

Итоговые совещания, могут проводиться время от времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, оно должно быть хорошо организовано и не быть длительным.

15. Опишите причины низкой эффективности совещаний и способы устранения проблем.

1. Неясные или ложные цели, результаты ожидаемые от совещания должны быть ясны с самого начала. Каждый должен знать зачем он здесь, что будет обсуждаться и чего участники попытаются достичь;

2. Неподготовленность. Минимальная подготовка должна включать в себя прочтение протокола предыдущего совещания и повестка дня предстоящего совещания, кроме того необходимо прочитать подготовленные к совещанию документы, записать свои комментарии и возникшие вопросы. Все участники должны быть заблаговременно извещены и ознакомлены с повесткой и получить необходимые документы;

3. Несоблюдение регламента. Совещание всегда должно начинаться в назначенное время и заканчиваться во время указанное в повестке или согласованное в начале совещания;

4. Избыточное число участников: приглашаются только те, кто реально должны участвовать в обсуждении и принятии решений;

5. Отсутствие повестки дня. Повестка дня должна быть разослана участникам до начала совещания, чтобы они ознакомились с ним и подготовились к дискуссии;

6. Отсутствие протокола: ведение формального протока не всегда обязательно, хотя желательно, но фиксация принятых решений и согласованных мероприятий, необходимо в той или иной форме. Должна быть определены ответственные за реализацию принятого решения, а также процедуры и сроки отчетности;

7. Отсутствие контроля за исполнением: каждое совещание должно начинаться с рассмотрения протокола или записей предыдущего совещания, с целью проверки выполнения принятых решений. Проверка может быть проведена перед совещанием и соответствующим образом зафиксирована;

8. Слабое руководство;

9. Неэффективное общение;

10. Отсутствие уверенности у участников.