Улік бібліяграфічнай дзейнасці, справаздача аб ёй

Улік – важная функцыя кіравання бібліягр.дзейнасцю, якая цесным чынам звязана з іншымі фунцыямі. Улік дазваляе ажыццяўляць кантроль за выкананнем планаў, рэгуліраваць дзейнасць б\гр аддзела, сваечасова прымаць неабходныя меры ў выпадку выяўлення адхіленняў ад планавых паказчыкаў; дазваляе ацаніць дзейнасць б\гр.аддзела і асобных супрацоўнікаў, выступае як сродак мэтанакіраванага ўздзеяння на калектыў супрацоўнікаў; ва ўмовах выкарыстання эканам.метадаў кіравання і вызначэння эканам.эфектыўнасці б\гр дзейнасці дазваляе адэкватна вызначыць паказчыкі, звязаныя з вытворчымі затратамі на падрыхтоўку б\гр прадуктаў і паслуг.

Улік б\гр работы заключаецца ў дастаткова поўнай фіксацыі даных аб усіх відах работы ( што зроблена) і рэальных затратах рабочага часу на іх выкананне.

Да ўліку б\гр.работы прад’яўляюцца рад патрабаванняў:

- абавязковасць яго вядзення ўсімі структурнымі падраздзяленнямі б-кі, якія выконваюць б/гр.функцыі;

- сваечасовасць і аператыўнасць уліку;

- паўната і аб’ектыўнасць у працэсе фіксацыі звестак аб праведз.рабоце.Уплываюць аб’ектыўныя і суб’ектыўныя фактары: складанасць б\гр.работы, яе цесныя сувязі з інш відамі бібл.работы, творчы характар (выкананне склад.даведак не заўжды адпавядае нормам часу, якія вызначаны ў нарматыўных дакументах); адсутнасць у супр-каў дастатковай падрыхтоўкі і вопыта; адсутнасць станоўчай матывацыі, наяўнасць псіхалагічных барьераў і інш.

- уніфікаванасць форм і прыёмаў уліку ў межах пэўных б-к, што дазваляе абагульняць, супастаўляць, параўноўваць атрыманыя даныя. Для дасягнення адзінства ўліку б\гр.аддзелы распрацоўваюць формы ўліку, рыхтуюць інструкцыі, метад.парады, праводзяць інструктажы, кансультацыі як для супр-каў усіх падраздзяленняў сваёй б-кі, так і б-к сваёй сеткі;

- прастата і дакладнасць уліку(мінім.затраты часу і сіл супрацоўнікаў,хуткае атрыманне неабходных даных;

- адпаведнасць даных уліку б\гр.работы зместу патрабуемых даных дзярж.статыстыкі аб рабоце б-к, выкарыстанне агульнадзярж.адзінак, форм уліку для аднолькавых відаў паслуг, што дазваляе супастаўляць звесткі аб рабоце б-к розных сістэм, ведамстваў. Віды ўліку б\гр.работы. У аснове збору даных аб б\гр.рабоце ляжыць статыстычны ўлік інфарм., фізіч., часовых, эканам. параметраў. Да інфарм.параметраў адносяцца колькасць апрацаваных дак-таў, складзеных і ўведзеных у БД б\гр.запісаў, падрыхтаваных б\гр.дап-каў, выданых даведак, падрыхтаваных і адпраўленых абвяшчэнняў абаненту ВРІ і інш. Фізіч.параметры – плошча памяшканняў б\гр.аддзела, сумарная дліна полак для размяшчэння ДБФ, колькасць скрынак каталогаў і картатэк, колькасць аўтаматыз.рабочых месцаў, штат супрацоўнікаў, якія выконваюць б\гр. работу, кантынгент карыстальнікаў і інш. Часовыя – плануемыя і сапраўдныя затраты рабочага часу на віды б\гр. работы і праца бібліёграфа. Эканам.параметры – кошт асобных элементаў б\гр.рэсурсаў і б\гр.работы, затраты на заработную плату супрацоўнікаў б\гр.службы, на камплектаванне ДБФ, даходы ад платных паслуг і рэалізацыі б\гр.прадукцыі. Улік можа быць бягучым, які прадстаўляе сабой сістэматычную рэгістрацыю б\гр.працэсаў па меры іх выканання; і выбарачным, які выкар-ца ў мэтах даследавання ці выяўлення праблемных сітуацый. Ажыццяўляецца выбар.ўлік метадам назірання і заключаецца ў фіксацыі дапаўняльнай інф-цыі, напр., аб аб’еме, саставе выкарыстання чытачамі ДБФ, электронных крыніц пошуку, ступені задаволенасці карыстальнікамі знойдзенай інфармацыяй. Формы ўліку б\гр.работы:

- дзённікі ўліку работы б\гр.аддзела, куды заносіцца ўсё, што зроблена за дзень па асноўным раздзелам;

- індывід.дзённікі, ведамасці ці асабістыя лісткі месячнага ўліку, у якіх фіксіруюцца планавыя паказчыкі запланаваных на месяц відаў работы і штодзённа фіксіруюцца вынікі работы ў адзінках уніфікаванага вымярэння;

- журналы уліку асобных кірункаў б\гр.дзейнасці;

- спец.бланкі, выкарыст. пры прыёме тэм. б\гр.запытаў;

- картатэкі ўліку, якія вядуцца ў працэсе дыферынцыраванага б\гр.інфармавання (картатэка тэм, абанентаў);

- фармуляры чытачоў для ўліку карыстальнікаў б\гр.аддзелу.

Справаздача аб б\гр.дзейнасці

Вынікі б\гр.дзейнасці адлюстроўваюцца ў справаздачах. Справаздачы рыхтуюцца ў адпаведнасці з тымі тэрмінамі, на якія былі разлічаны планы: гадавыя, штоквартальныя; Справаздачы рыхтуюцца на падставе ўліковых форм (дзённікаў уліку, журналаў і інш.), індывідуальных справаздач бібліёграфаў за месяц, квартал. Форма і структура справаздачы, склад выніковых паказчыкаў б\гр.работы павінны адпавядаць форме і структуры плана. У той жа паслядоўнасці пераносяцца назва мерапрыемстваў, адзінкі вымярэння і ўліку і часовыя нормы, запланаваныя паказчыкі і аб’ём выкананых. Гэта дазваляе сумяшчаць паказчыкі ў адной табліцы плана-справаздачы, аналізаваць выкананне плана па кожнаму працэсу і па агульнай працаёмкасці ўсіх відаў работ і працэсаў. Гадавая справаздача мае тэкставую і статыстычную часткі. У тэкставай частцы ўсебакова характарызуецца б\р.абота б-к: аналіз работы, аб’ём выканання работ за папярэдні год, план і яго выкананне за справаздачны, указваюцца незапланаваныя, але праведзеныя мерапрыемствы, прычыны невыканання планавых заданняў (калі такія выпадкі былі). Стат.астка справаздачы складаецца на падставе звестак, якія змяшчаюцца ў дак-ах уліку па тым жа кірункам, паказчыкам, што адлюстраваны ў плане. Адной з форм справаздачнасці б-к з’яўляецца штогадовая статыстычная справаздача б-кі (форма 6Н-К). У РБ не адлюстроўваюцца такія важныя паказчыкі як вынікі даведачна-б\гр.абслугоўвання. Існуюць меркаванні аб неабходнасці распрацоўкі якасных крытэрыяў работы б-к, у прыватнасці, прапаноўваецца ўвесці ў статыст.справаздачу такі паказчык як “ступень задаволенасці кар-ка бібл. абслугоўваннем”; прапаноўваецца на аснове некаторых абсалютных паказчыкаў разлічваць адносныя паказчыкі (аднаўляемасць фонда, А, Ч, кнігазабяспечанасць); выдзвігаецца ідэя састаўлення зводнага індэкса, які б адлюстроўваў выніковасць работы б-кі “індэкс эфектыўнасці задавальнення запытаў чытачоў”, “паўната бібл.абслугоўвання”, “чытаемасць жыхароў рэгіёна, установы”. Падкрэсліваецца значнасць паказчыкаў ацэнкі выніковасці розных бібл.-бібліягр.паслуг і мерапрыемстваў, пакзчыкаў рэсурсаў б-кі і ступені іх выкарыстання, фінансавай забяспечанасці новых паступленняў, ступені забяспечанасці плошчай для абслугоўвання і г.д.