2.5.4. Контрольные проверки правильности

проведения инвентаризации

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации ценностей оформляются актом (унифицированная форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25).

2.6. Аналитический этап: выявление расхождений

После того как фактическая проверка наличия ценностей завершена и инвентаризационные описи подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами, их нужно передать в бухгалтерию для таксировки и сверки данных о фактическом наличии имущества (по описям) с учетными данными (по бухгалтерским регистрам).

Если будут выявлены расхождения, бухгалтер должен составить сличительные ведомости (формы N N ИНВ-18, ИНВ-19), где отдельными строками указываются все виды имущества, по которым имеются расхождения. А если расхождения не выявлены, имущество заносится в сличительную ведомость одной строкой. Суммы излишков и недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с оценкой ценностей в бухгалтерском учете.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), тоже составляются отдельные сличительные ведомости.

Составлять сличительные ведомости можно не только вручную, но и с использованием вычислительной техники.

2.7. Заключительный этап: оформляем и отражаем

результаты инвентаризации

Если по итогам инвентаризации выявлены расхождения (излишки или недостачи) между данными о фактическом наличии ценностей и данными бухгалтерского учета, инвентаризационная комиссия должна внести предложения об их регулировании. Однако окончательное решение о порядке урегулирования расхождений принимает руководитель организации.

2.7.1. Устанавливаем причины расхождений

и выявляем виновников

Организации необходимо прежде всего установить причины возникновения расхождений и виновных лиц. Делать это нужно и в случаях, когда обнаруживаются излишки, - ведь хотя они формируют доходы, их образование свидетельствует о каких-то нарушениях. Например, излишек может образоваться, когда из-за нарушения процедуры документооборота в бухгалтерию не были переданы первичные документы на фактически поступившие (и, возможно, оприходованные кладовщиком) материальные ценности, или если бухгалтер "потерял" эти документы под грудой других бумаг из-за плохой организации своего рабочего места. Излишки могут возникнуть из-за того, что при отпуске (отгрузке) ценностей материально ответственное лицо передало (намеренно или случайно) меньше, чем отражено в документах (например, в торговле продавец "обвесил" покупателя).

Например, в розничном магазине излишек может быть результатом обвеса покупателей или недостоверного учета (умышленного или случайного недооприходования поступивших товаров). А потому с излишками тоже нужно бороться - выяснять причины их возникновения и принимать меры по предотвращению злоупотреблений со стороны бухгалтеров, кладовщиков, продавцов и прочих лиц.

Аналогичным образом нужно выявлять и виновников недостач. Конечно, многие виды имущества подвергаются убыли в силу естественных причин (например, могут усохнуть, просыпаться, разбиться и т.д.). Для этих целей существуют нормы естественной убыли, в пределах которых можно списывать недостачи на расходы (затраты) организации. Но нередко виновниками недостач становятся сами МОЛ. Также возможны хищения и кражи. Поэтому все факты обнаружения недостач должны расследоваться с выяснением их обстоятельств и причин.

Особое внимание хотелось бы обратить на следующее. Если у какого-то МОЛ никогда не обнаруживаются ни излишки, ни недостачи, или (что еще подозрительнее) всегда обнаруживается недостача, строго укладывающаяся в пределы норм естественной убыли, это не всегда свидетельствует о кристальной честности работника. Иногда такие факты вызывают подозрения в "грамотном" воровстве. Чтобы избежать таких ситуаций и свести к минимуму возможность махинаций со стороны МОЛ и членов инвентаризационных комиссий, нужно соблюдать указанные выше правила проведения проверок, особенно требования о том, что в описи нельзя заранее вносить данные об "ожидаемых" остатках ценностей по данным бухгалтерского учета или делать записи со слов МОЛ.

На основании составленных в бухгалтерии сличительных ведомостей подготавливают ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форму N ИНВ-26), где систематизируются все выявленные излишки и недостачи и излагается порядок списания недостач.

Среди документов, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть:

- решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ от взыскания ущерба с виновных лиц;

- заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности месяца, когда была закончена инвентаризация, а результаты годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Бухгалтерские записи, приводящие данные бухгалтерского учета в полное соответствие данным о фактическом наличии ценностей, осуществляются в следующем порядке в зависимости от характера выявленных отклонений.