18. Виды рабочих мероприятий: презентация, пресс-конференция, выставки, прием, клубный вечер, деловой завтрак, благотворительные мероприятия и их характеристика.

Организация мероприятий как важное направление связей с общественностью. Роль и значение специальных мероприятий в структуре PR-кампании. Основные виды рабочих мероприятий и их характеристика.

Современная теория PR рассматривает специальные мероприятия как важный инструмент специалиста по СО, так как является эффективным средством коммуникации с целевыми группами, они обеспечивают паблисити и внимание широкой аудитории.

Спец. мероприятие- тщательно спланированная акция , которая проводится в рамках общей коммуникационной программы и, как правило, является одним из её ключевых этапов. Именно в момент проведения спец. мероприятия возможно максимальное наполнение информационного поля вокруг объекта.

Подготовка спец. события полностью находится в компетенции PR-специалиста. В основном работа по организации спец. мероприятия ведётся по трём направлениям:

1. Творческая часть

Разработка концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый эффект. Более того тщательно прописывается программа и сценарий мероприятия, участники и их роли.

2. Административная часть

Функции PR-специалиста сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. Также: определение места проведения мероприятия, времени, продолжительности события

3. Работа со СМИ.

Данная работа может быть выстроена в 3 этапа:

• составление базы представителей СМИ( составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и обзвон по базе- заинтересованы или нет?);

• приглашение и аккредитация представителей СМИ на спец. мероприятие;

• работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов (пресс-кит)

Существуют различные виды спец. мероприятий:

1. Презентация-это эффективный способ представить общественности компанию, продукт, услугу, результаты, выход на новый рынок. При организации данного мероприятия необходимо уделить огромное внимание прессе, т. к. его основной целью является получение максимального количества публикаций по поводу представленного объекта. Презентацию можно очень удачно привязать к определенному информационному поводу, это поможет повысить интерес СМИ.

2. Пресс-конференция- важнейшее средство PR, требующее тщательной подготовки, состоящей из следующих этапов:

• Выбор даты и времени проведения ( не допускать совпадения с другими мероприятиями: вторник, среда, четверг с 10 до 15 ч.)

• Выбор подходящего помещения (необходимо проверить наличие необходимого оборудования: стулья, стол регистрации, микрофоны и др.)

• Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс –конференции ( приглашения за 7 дней и содержат: тему, полное имя основных докладчиков, немного подробностей, нужно убедить в необходимости присутствия; обозначить дату, место проведения, время, продолжительность пресс-конференции)

• Подготовка текстов докладов (готовятся заранее, должны быть доступны всем, рассылаются не присутствующим журналистам (+пресс-кит))

• Отслеживается готовность (накануне)- телефонные звонки тем, чьё присутствие предполагается; тиражируется список участников конференции для раздачи представителям прессы).

• Заключительный этап ( в день конференции) Все приготовления должны быть закончены за 30 минут до начала ( худший вариант). Сотрудники, задействованные в мероприятии, должны иметь бейджи.

После выступлений докладчики отвечают на вопросы СМИ. Возможна организация индивидуальных интервью.

Может предполагаться фуршет.

2. Выставки- хорошая возможность привлечь к себе внимание ЦА, распространить информацию об организации, презентовать продукт. Участие в выставке даёт следующие возможности:

• Провести исследования (изучить спрос и потенциальный рынок продукта)

• Установить партнёрские отношения с компаниями- участниками, провести переговоры с нужными людьми,

• Получить публикации в СМИ как о компании- участнике,

• Повысить уровень известности компании среди общественности.

Процесс подготовки к участию в выставке состоит из нескольких блоков:

Планирование участия (определить, как будет выглядеть стенд, выбирается площадь в выставочном зале, назначаются ответственные за подготовку, планируется бюджет.

Организация подготовленных работ ( подготовка полиграфической и сувенирной продукции, освещение стенда, подготовка и распространение приглашений ложится на организаторов, можно организовать собственную рассылку).

Обеспечение необходимых ресурсов для эффективности участия ( 1-ый день выставки- установление деловых контактов. В пресс- центре необходимо разместить пресс-релиз и др. материалы)

3. Приемы .

Приемы следует рассматривать как одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций меж­ду руководством компании и представителями различных групп об­щественности.

Приемы обычно проводятся в следующих случаях:

• посещение компании важным лицом (группой лиц, делегаци­ей), представляющим интересы деловых партнеров, местной общественности и т. п.;

• проведение компанией крупного мероприятия (выставки, пре­зентaции, торгового показа и др.) с приглашением большого количе­ствa представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, поставщиков, потpебителей и т. д.;

• подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу;

• наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т. д.;

• наступление события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно взаимосвязанного с деятельностью компании­ и влияющего на ее восприятие раз­личными категориями общественности.

В перечисленных случаях организуются, как правило, предста­вительские приемы. Они носят эпизодический характер и заблаговременно и­ тщательно готовятся специалистами внутрифирменной службы по СО.

Основные цели проведения представительских приемов ­

• налаживание новых перспективных взаимоотношений с потенциальными партнерами по бизнесу

• расширение и совершенствование уже существующих информационных взаимосвязей организации с различными категориями её общественности

• формирование или изменение сложившегося имиджа компании и др.

Процесс подготовки представительских приемов включает в сeбя следующие виды работ:

. определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников (как делегаций, так и отдельных лиц);

. подготовка и рассылка специальных приглашений представи­телям различных категорий общественности компании, участвующим в данном мероприятии;

· разработка программы приема с детальным планированием его отдельных элементов; .

. написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей;

. составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслуживание стола;

. подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, предусмотренных сценарием приема;

. отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для про­ведения приема и обслуживания гостей.

В ходе приемов нередко практикуются показы рекламных фильмов и распространение информационно-рекламных материалов. Это также требует предварительной подготовки и определенных дополнительных затрат со стороны организаторов приема.

Основными разновидностями представительских приемов являются:

. дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.);

. вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль»;и др.);

. неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с последующим приглашением их на ланч)

4. Клубный вечер – это коллективное действие людей, ибо общение в клубе всегда носит активный характер. Можно сказать, что клубные вечера способствуют удовлетворению и развитию потребности личности в социальном общении, в информации об окружающей действительности, в овладении способами социальной деятельности и разностороннем участии в ней, в социальном признании, в творчестве

Организуя клубный вечер, клубным работникам следует проявить максимум изобретательности и выдумки, позаботиться, чтобы он был обличен в яркую эмоциональную форму, чтобы никто не уходил с вечера равнодушным.

Наряду с устными выступлениями обычно широко используются наглядные и художественные иллюстрации, дополняющие и обогащающие каждое отдельное выступление и всю тему. Хорошо, когда демонстрируются новые методы работы, образцы продукции, действующие модели машин, схемы, диаграммы, показываются сцены из спектаклей, фрагменты из кинофильмов, произведения изобразительного искусства, исполняются различные музыкальные произведения.