3. Профессиональные стандарты во взаимоотношениях со сми.

Определить основы взаимоотношений со СМИ; Выделить правила организации доброжелательных и доверительных отношений со СМИ

Взаимоотношения со СМИ строятся на творческой основе, информированности и честности. При взаимодействии со СМИ специалисты PR преследуют цель создания контактных групп за счет использования инструментов СМИ , маркетинга, рекламы, специальных мероприятий PR.

Контактные группы- это специальные группы, которые посредством технологий PR превращаются в единую коммуникативную сеть. В эту сеть помимо покупателей, партнеров, властных структур, общественных организаций входят СМИ. Именно СМИ выступают посредником между заказчиком PR услуги и потребителем в роли важнейшего инструмента, формирующего общественное мнение и превращающего это мнение в верного союзника фирмы-заказчика.

Альянс специалистов PR и журналистов возможен только при соблюдении установившихся правил, которые предусматривают: наличие свободной прессы, удовлетворение спроса граждан на объективную и своевременную информацию, заинтересованность журналистов в материалах PR специалистов, взаимоуважение и взаимовыгоду от стратегического поведения партнеров.

При установлении контактов со СМИ очень важно продумать и разработать информационную стратегию, представляющую логически выверенный по времени план подачи информации в СМИ, в основе которого принципы и приемы взаимодействия с прессой.

Среди множества приемов установления контактов с прессой наиболее перспективные:

1. Создание информационных поводов,

2. регулярное распространение пресс-релизов,

3. активизация контактов со СМИ за счет проводимых брифингов, пресс-конференций, презентаций и организации интервью в прессе, на радио, ТВ.

Для получения ощутимых результатов от взаимодействия с институтами масс-медиа специалисту, ответственному за работу с прессой, необходимо: поддерживать постоянные контакты с прессой; подготавливать и предоставлять материалы для печати; отвечать на запросы и предоставлять комплексные информационные услуги, соблюдая два необходимых условия- точность и скорость.

Если появляются недоразумения между специалистом PR и журналистом, их необходимо снять в самый короткий срок за счет фактических материалов, документов, разъяснений и уточнений на самом высоком уровне;

• разрабатывать план подготовки информации, следить за публикациями, организовывать обратную связь;

• создавать банк данных, видео- и фототеку по эффективным направлениям миссии фирмы, значительным событиям в корпорации;

• разрабатывать рекомендации для руководства, организовывать PR-акции с использованием интервью, брифингов, презентаций и т.д. Именно специалист PR должен прилагать максимум усилий к подготовке выступлений руководителя, его интервью в прессе, на радио, ТВ.Специалисты PR за счет установления внешней обратной связи имеют возможность сравнивать концепцию коммерческой деятельности фирмы или компании с поведением общественности, которое как правило, изучается с помощью непосредственной работы со СМИ, за счет мониторинга публикаций в прессе или же за счет проведения непосредственных социологических опросов.

Правила организации доброжелательных отношений со СМИ.

Таким образом, основная цель поддержки связей со СМИ - это не пресловутые "бесплатные публикации", а положительное мнение о предприятии в среде журналистов, наличие открытых и доброжелательных отношений с представителями СМИ. Хотя от присутствия в редакционных материалах, естественно, тоже никто не отказывается. Просто нужно понимать, что бесплатная публикация информации о предприятии, его представителях, продукции или услугах - это уже результат налаженных связей, а не самоцель.

   Под цивилизованным путем поддержки связей с масс-медиа имеется ввиду отсутствие каких-либо денежных вознаграждений для представителей СМИ или самого СМИ (издания/радио-ТВ-канала) в обмен на публикацию информации нерекламного характера.   Поддержка связей с масс-медиа цивилизованным путем является сложной задачей, поскольку предполагает большой объем рутинной работы, результаты которой  прогнозируемы лишь относительно. Ведь редакция вправе сама решать - печатать или не печатать информацию, как расставить акценты и как озаглавить новость, посетить мероприятие или нет, привлечь данную компанию в обзор или привлечь ее конкурента. Но цивилизованные отношения со СМИ являются самыми прочными и эффективными. 

    С чего же начать? Формирование связей со СМИ начинается с создания базы СМИ, куда включают максимальное количество средств массовой информации, которые интересуют предприятие. Например, для промышленного предприятия это будут: специализированные СМИ (отраслевые печатные издания), деловые СМИ, государственные СМИ, целевые Интернет-ресурсы,  в отдельных случаях - общепопулярные СМИ. СМИ можно группировать по разным признакам - общенациональные и региональные, печатные и "эфирные", газеты и журналы, рейтинговые и не рейтинговые СМИ… Но главный критерий - это тематика, поскольку она прозрачно говорит об аудитории данного СМИ (читателях, слушателях, зрителях), о том, какая информация будет более интересна редакции этого СМИ. Нельзя строить отношения со всеми СМИ "под одну гребенку" - нужно учитывать их интересы, специфику работы, в противном случае ни публикаций, ни нужного мнения журналистов предприятие не получит. Опытный менеджер PR знает о "своих" СМИ практически все -  тематику, периодичность выхода, тираж, имена-фамилии редакторов и обозревателей,  названия рубрик, день закрытия номера и даже схему работы с внештатными журналистами. Базу нужно постоянно поддерживать в "рабочем состоянии", чтобы работать со СМИ оперативно и эффективно.

   После составления базы СМИ необходимо составить план работы в области связей со СМИ. В зависимости от целей, он может включать: рассылку пресс-релизов, организацию мероприятий для СМИ, совместные проекты со СМИ, конкурсы для журналистов, специальные события  и т.д.

 Здравый смысл предписывает PR-менеджеру уважать нормы журналистской этики, репортерскую оценку значимости фактов и критерии, которыми пользуются журналисты при отборе материала для репортажа. СМИ обязаны считаться в первую очередь с воззрениями читателей, слушателей, зрителей, рекламодателей и спонсоров, которые платят им деньги, а не с запросами PR-менеджеров. Журналисты, какими бы ни были их личные взгляды, неизбежно вынуждены принимать в расчет коммерческие интересы своего органа информации, рекламодателя, спонсора и владельца. Кроме того, не забывайте и о том, что тележурналист всегда ограничен рамками формата программы – формой подачи новостных материалов, хронометражем, стилистикой, установками начальства и требованиями аудитории. Часто в адрес телевизионщиков сыплются обвинения примерно такого свойства: «Они вырезали все самое дельное, оставили только короткие фразы, которые не дают представления ни обо мне, ни о моей позиции по проблеме». Не стоит упрекать тележурналистов в необъективном подходе к освещению того или иного мероприятия. Они, так же как и вы, делают свою работу, которая заключается в том, чтобы донести новость до зрителя. И авторскую позицию, и правила, установленные в телепрограмме, нужно уважать.

Журналисты ждут от PR-менеджеров захватывающих новостей. И больше ничего! Пресс-релиз должен быть не скучным перечислением фактов, а основой для увлекательной истории – новость должна «прозвучать». Ясной и четкой должна быть и та информация, которую PR-менеджер предоставляет журналисту непосредственно на месте события. Подготовьте все необходимые материалы, продумайте ответы на возможные вопросы, подготовьте ньюсмейкера к интервью перед телекамерой. И помните, что PR-менеджеры быстрее добиваются своих целей, если помогают репортерам именно таким образом. Журналистам должно быть по-настоящему интересно с вами работать.

Журналисты симпатизируют PR-менеджерам, которые охотно отвечают на полночные звонки с просьбой рассказать биографию только-только назначенного чиновника или делятся планами организации. События в мире происходят денно и нощно, новостной мир изменчив и динамичен, а новости как скоропортящийся товар должны появляться в СМИ вовремя, поэтому и PR-менеджер должен находится на связи с журналистами круглосуточно, без перекуров и антрактов.

В СМИ работают живые люди, и ничто человеческое им не чуждо. Они иногда перевирают имена, цифры, даже факты, забывают о своих обещаниях. Представьте себе график работы тележурналиста и –не привередничайте. Даже самый профессиональный репортер не может быть универсальным специалистом в области информации. Диффамация, искажение фактов и тому подобное – проблемы юридические, а не пиаровские. Для справки: в России ежегодно проходят 600 – 650 судебных процессов по искам в адрес СМИ, а три четверти дел по диффамации пресса проигрывает.

PR-менеджер всегда конструирует сообщения для строго определенных социальных групп, которые входят в аудиторию того или иного СМИ. При этом выборе он руководствуется не любовью, а целесообразностью, и не должен оказывать предпочтения одному выпуску новостей за счет других. В противном случае он рискует потерять доверие и добрую волю со стороны остальных каналов. Мелодия паблисити должна играться на всей клавиатуре. Это не очень-то просто в условиях какофонии жесткой конкуренции. PR-менеджер должен защитить инициативу журналиста, старающегося найти продолжение истории. То, что репортер узнал сам, задав свой вопрос, принадлежит только ему. Если другие не спросят о том же самом, эту информацию не следует им сообщать. К такой линии поведения не придерется ни один здравомыслящий репортер! Рассылочные списки необходимо постоянно обновлять, так как и СМИ, и их персонал непрерывно появляются и исчезают.

Мало что раздражает редактора больше, чем получать новости, адресованные сотруднику, уволенному или переведенному в другой отдел два-три года тому назад. Подобным же образом отреагирует и редакция какой-нибудь программы при получении новостей из населенного пункта, жизнь которого она давно не освещает.

Опытные PR-менеджеры ведут базы данных по персоналу тех СМИ, в которых они размещают паблисити, что дает им возможность направить пресс-релиз или историю именно туда и тому, кому нужно. Эти базы нужно проверять и обновлять, по крайней мере, раз в месяц.

Ничто не раздражает журналистов так, как многочисленные звонки организаторов того или иного события, долгие убеждения в том, что уникальнее проекта в мире не сыскать, и как много потеряет телеканал, отказавшись от его освещения. Некоторые особо настойчивые требуют немедленно соединить с начальством, взывают к гражданской ответственности и человеческой совести редакторов, даже угрожают «я буду жаловаться королю»... Выполняя свой профессиональный долг, PR-менеджер ни в коем случае не умоляет журналистов разместить ту или иную информацию. В противном случае есть шанс прослыть «городским сумасшедшим» и навсегда распрощаться с редакцией. Уделять внимание или нет – право СМИ. И порой ответ: «Свободных камер в такой-то день и такое-то время нет» не означает ничего, кроме того, что свободных камер действительно нет. Также PR-менеджеру непозволительно просить журналистов скрыть неприглядную историю, касающуюся его организации. Уважающий себя журналист, даже если не подаст вида, воспримет такую просьбу как личное оскорбление. Можно попросить об отсрочке для объяснения каких-то деликатных подробностей, но следует помнить: плохие новости со временем становятся еще хуже. Лучше рассказать о них сразу же. И помните – финальный аккорд все равно прозвучит в исполнении СМИ.

Здесь речь, конечно же, не идет о небольших сувенирах и подарках журналистам, о фуршетах и банкетах после пресс-событий. Журналисты – обычные люди, а правило «сытый журналист – добрый журналист» никто пока не отменял. Так же, как и не отменял уместные подарки –ручки, блокноты, зажигалки и т.п.

Пресс-релизы рассылаются в СМИ, согласно Плану новостей (новости можно и нужно планировать заранее - на полгода и даже год вперед). Среднее количество релизов в месяц - 2-3. Поскольку релиз - это типовой документ, существуют правила его оформления и написания, которыми нужно руководствоваться. Точно также важно знать нормы общения с журналистами, правила распространения информации в СМИ. После рассылки каждого релиза или в конце месяца производится мониторинг (отслеживание) публикаций в СМИ. Публикации поступают в  отчетную папку - так формируется архив публикаций.

    Существует широкий спектр мероприятий для СМИ: пресс-конференции, брифинги, пресс-туры, круглые столы, приемы для прессы и т.д. Все эти мероприятия имеют свои особенности, форма мероприятий выбирается в зависимости от поставленных целей и с учетом максимальной эффективности. Так, в одном случае лучше организовать посещение журналистами производства,  в другом - пресс-конференцию с участием высшего руководства предприятия и чиновников, в третьем - провести круглый стол с обсуждением проблем отрасли. Как минимум, нужно проводить 2 мероприятия для СМИ в год. После мероприятий также оформляется отчет в виде фотографий или видео, списка присутствовавших журналистов, оригиналов или копий публикаций по итогам мероприятия.

     Мероприятия организовываются по определенному алгоритму - срок от определения даты и тематики мероприятия до его проведения, как правило, составляет 4 недели, хотя для масштабных мероприятий он может быть и 2-3 месяца. 

     В сфере связей со СМИ, как и в области PR, в целом, необходимо производить оценку эффективности. Существует несколько основных методик оценки эффективности, но все они сходны в том, что оценка производится на основании комплекса факторов.

Основные критерии оценки: количество, площадь и рейтинг бесплатных публикаций, качество публикаций (тональность, упоминание названия компании и торговых марок, представителя компании), количество и спектр мероприятий, явка журналистов на мероприятия, наличие обратной связи от журналистов (вопросы, обращения за интервью, мнениями, статистикой и т.д.).

И самый главный критерий - достигнуты ли цели, поставленные перед PR-службой в сфере связей со СМИ. Руководство компании в тесном сотрудничестве с топ-менеджером должно ставить стратегические цели в области PR.      Ситуация в наших компаниях такова, что от менеджера PR требуют быть универсалом. Это значит, что руководство предполагает, что менеджер одинаково успешно будет и поддерживать связи со СМИ, и размещать рекламу, и заказывать сувенирную продукцию, и встречать иностранных гостей, и организовывать корпоративные праздники… И большинство менеджеров это делают,  только не особенно успешно.

В сфере mass-media relations в принципе возможно несколько схем работы: исключительно силами компании, исключительно силами независимого агентства, своими силами с привлечением агентства. Именно последняя, комбинированная схема доказала свою эффективность во всем мире. Осталось дело за малым - правильно распределить функции между своими сотрудниками и специалистами агентства.