Shatun_Osnovi_menedzhmentu

Н.Хілл стверджував, що всі люди поділяються на два типи: лідерів і виконавців. Кожній людині важливо якомога раніше вирішити для себе, у чому її покликання – керувати чи виконувати. Бути виконавцем зовсім не соромно. Практично всі менеджери, так чи інакше, починали свій шлях з посади виконавця. Та й взагалі менеджери нижчої і середньої ланки одночасно виступають як у ролі виконавця, так і у ролі керівника. Більше то-

го, хорошими менеджерами стали саме ті люди, які були розумними і грамотними виконавцями. Численні спостереження показують, що той, хто не може грамотно виконувати рішення і накази, тобто бути хорошим виконавцем, не стане кваліфікованим менеджером. А от ініціативні, здібні і цілеспрямовані виконавці досить швидко вчаться приймати рішення і виявляють себе.

Важливий ще один момент: ні досвід, ні майстерність, ні здібності, ні знання не можуть зробити людину ефективною доти, поки вона не навчиться керувати собою.

Щоб домогтися успіху, треба вміти керувати собою.

Б. і Х.Швальбе

У процесі саморозвитку важливо прагнути зробити звичними і навіть автоматичними якнайбільше корисних дій. Чим більше звичайних повсякденних справ людина робить автоматично, не витрачаючи на них додаткових зусиль, тим більша частина її інтелекту буде спрямована на виконання складних і незвичних справ і операцій. Уміла самоорганізація робить людину в більшому ступені залежною тільки від себе.

Необхідно підкреслити, що основна проблема самоменеджменту полягає не стільки в недоліку знань про його методи, скільки в недостатньому чи незадовільному застосуванні цих методів або відсутності здатності до саморозвитку.

12.1.2. ПІЗНАЙ СЕБЕ

“...Что это там за рожа? Какие у нее ужимки и прыжки!

Я удавилась бы с тоски, Когда бы на нее была хоть чуть похожа”

І.А.Крилов. Дзеркало і мавпа

Умінню керувати собою сприяє знання власних устояних звичок, смаків, традицій, мотивів поведінки, як позитивних, так і негативних. Правильна їхня оцінка повинна підказати людині, які звички треба змінити, які придбати, а від яких і зовсім відмовитися, щоб досягти поставленої перед собою мети.

Оцінка менеджером самого себе істотно впливає на стиль керування. Неадекватна самооцінка виявляється у вибірковості сприйняття управлінської інформації. Проявитися це може в тому, що менеджер не сприймає інформацію, яка знижує оцінку його діяльності у власних очах. Завищена самооцінка (невміння правильно

Глава 12. .ПоняттяСамоменеджментуправління і менеджменту		281

Мета самоменеджменту полягає в тому, щоб максимально використовувати особисті можливості, усвідомлено керувати ходом свого життя і переборювати зовнішні обставини, як на роботі, так і в особистому житті. Плануючи і раціонально організовуючи свою роботу і життя, людина забезпечує корисне і доцільне використання своїх духовних і фізичних сил.

Далі доцільно за допомогою тесту № 18 “ЧИ ОРГАНІЗОВАНА ВИ ЛЮДИНА?” (гл. 14.12, стор. 337) перевірити, наскільки добре Ви організовуєте свою роботу.

У читача може виникнути природне запитання: “Чи можна, а головне – чи потрібно бути організованим, коли навколо люди, які безтурботно ставляться і до своєї роботи, і до свого часу?” Відповідь може бути тільки одна: “Можна і потрібно!” З організованими, обов’язковими і діловими людьми усі хочуть і люблять мати справу. Від високої якості роботи одного виграють усі, і суспільство, по суті, тримається саме на самостійності й організованості кожної окремо взятої людини.

До найбільш важливих переваг самоменеджменту відносять:

–виконання роботи з меншими витратами;

–кращу організацію і результати праці;

–зменшення поспіху і стресів;

–велику мотивацію і більше задоволення від роботи;

–зростання кваліфікації, зменшення помилок при виконанні функціональних обов’язків;

–меншу завантаженість роботою;

–досягнення життєвих і професійних цілей найкоротшим шляхом.

☺Начальник завжди розумніший, стати ним – вірний спосіб стати розумнішим.

А.Блох. Закон Мерфі

	282		Шатун В.Т. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

оцінити власний рівень працездатності, компетентності, стану здоров’я) найчастіше призводить до того, що менеджер береться за непосильні задачі. Занижена самооцінка породжує невпевненість у собі й істотно впливає на взаємини з підлеглими.

Давньогрецький філософ Сократ висловився свого часу: “Пізнай себе”. Об’єктивно оцінити себе людині дуже не просто. Щоб більше довідатися про себе, не можна задовольнятися тільки тим, як ти сам оцінюєш свої слабкі і сильні сторони. Варто знати, як тебе оцінюють оточуючі, і порівняти їхні оцінки зі своєю власною оцінкою. Тут, напевно, до речі буде висловлення Л.М.Толстого: “Людина подібна дробу: у чисельнику те, що думають про неї люди, у знаменнику те, що думає про себе вона сама. Чим менше знаменник, тим більше дріб”.

Автор концепції самоменеджменту, заснованої на прагненні до саморозвитку в собі творчої особистості, В.І.Андрєєв пропонує починати саморозвиток з визначення власного типу творчої особистості – із самопізнання. Для цього пропонується оцінити за 10-бальною шкалою 18 різних творчих характеристик особистості менеджера (табл. 12.1). Причому оцінювати себе повинен як сам менеджер, так і люди, які добре знають його ділові і людські якості. Ці люди (експерти) повинні бути досить освіченими, об’єктивними, справедливими, доброзичливими й у той же час критично налаштованими стосовно того, хто тестується. Експертами для об’єктивної і всебічної оцінки менеджера рекомендується залучити 3-5 осіб, добре знайомих з його стилем, методами і результатами керівництва. Бажано, щоб серед них були люди різного віку і статі. В такому випадку можна розраховувати на досить точну й об’єктивну підсумкову оцінку. Ця оцінка обчислюється як середнє арифметичне від усіх оцінок експертів по кожній з 18 характеристик. Потім усереднена оцінка експертів зіставляється з власною оцінкою того, хто тестується. У випадку значних розбіжностей з яких-небудь характеристик необхідно уточнити чи погодити критерії оцінок і прийняти погоджене рішення.

Творчі характеристики особистості

Таблиця 12.1

№

Ефективний

Оцінка особистості в балах

Неефективний

тип особистості

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

тип особистості

1

Цілеспрямований

Фанатичний

2

Генератор ідей

Прожектер

3

Рішучий

Авантюрист

4

Гнучкий

Демагог

5

Вимогливий

Твердий

6

Незалежний

Самовпевнений

7

Енергійний

Метушливий

8

Авторитетний

Авторитарний

9

Оптиміст

Клоун

10

Практик

Прагматик

11

Принциповий

Причепливий

12

Комунікабельний

Балакучий

13

Лідер

Кар’єрист

14

Новатор

Технократ

15

Конкурентоспроможний

Корисливий

16

Інтелігентний

Інтелігентствуючий

17

Революціонер

Популіст

18

Реформатор

Клопітливий

Сформувавши, таким чином, власний профіль творчої особистості, менеджер може визначити власні сильні і слабкі сторони, а потім намітити і послідовно реалізовувати план саморозвитку, який повинен містити такі обов’язкові пункти:

–виявлення власних обмежень;

–оцінка й обговорення своїх обмежень з фахівцями, а також колегами, друзями, родичами;

–послідовне подолання виявлених обмежень;

–придбання необхідних умінь і навичок;

–впровадження в практику освоєних навичок і умінь;

–аналіз результатів: повторне тестування і порівняння його з попередніми результатами.

Глава 12. .ПоняттяСамоменеджментуправління і менеджменту		283

Важливим стимулом до самопізнання стають невдачі, промахи і помилки в практичній діяльності. Проблема тут у тому, що оцінка власних дій, а тим більше помилок, рідко буває об’єктивною. Допомогти знайти типові помилки в управлінській діяльності і сформувати більш об’єктивну самооцінку можна з використанням табл. 12.2.

Таблиця 12.2

Управлінські помилки і причини їх виникнення

	№	Типи помилок	Причини виникнення
	1	Помилки виявлення критичної ситуації	Надлишкова чи перекручена (помилкова) інформація; дефіцит
			чи запізнювання інформації; неоднозначність інтерпретації даних
	2	Неточна ідентифікація ситуації	Суперечлива інформація; вплив установки; вплив емоцій
	3	Невірне розставлення пріоритетів	Вплив стереотипів; трудомісткість перетворення інформації;
			невірно зрозуміла мета
	4	Помилковий вибір дій	Абсолютизація командного впливу; недооцінка наслідків
	5	Низька ефективність контролю	Відсутність системи контролю; надмірність контрольних дій
	6	Помилки в розподілі функцій	Неадекватна оцінка підлеглих, обсягу чи характеру роботи
	7	Промахи	Втома; нервово-психічна напруга

Задачу самооцінки допоможуть вирішити тести, що поміщені як в окремих главах навчального посібника, так і в главі 14, де також даються посилання на номер глави, присвяченій тій чи іншій управлінській проблемі. Чесні відповіді на питання тестів, уважне вивчення оцінок і рекомендацій дозволить:

–порівняти себе, свої окремі якості й особливості з визначеним стандартом і виявити ступінь розбіжності власних якостей з якостями “ідеального” керівника;

–виявити і більш ефективно застосовувати свої позитивні якості, зміцнюючи впевненість у собі;

–сформувати більш адекватну оцінку своїх здібностей, стилю керівництва, поведінки;

–побачити свої помилки, виявити недоліки у своїй діяльності й усвідомити їх.

Як багато справ вважалися неможливими, поки вони не були здійснені.

Пліній Старший

Здатність до саморозвитку – це здатність людини до придбання, оновлення та розвитку знань, умінь, адаптації до змін в оточуючому середовищі протягом всього життя. Це придбання здатності управляти поточними подіями, боротьба з труднощами в конкурентному середовищі. Життєво важливим є розвиток здатності бути відкритим до нових знань і досвіду, уміння бути гнучким, пристосовуватись до зміни обставин. Але здатність до саморозвитку мало залежить від уміння засвоїти теоретичні знання. У житті кожної людині існує чи-

мало факторів, які заважають їй реалізувати свій природний потенціал:

–вплив родини;

–небажання щось змінити у своєму житті;

–передчасне розчарування;

–недостатня підтримка оточуючих при виникненні труднощів;

–ворожість інших людей;

–недостатність ресурсів.

12.1.3. ЗНАЧЕННЯ ЧАСУ Й ОСНОВНІ ПРИЧИНИ ЙОГО ВТРАТ

Всяка економія, врешті-решт, зводиться до економії часу.

К.Маркс

Виграти час – значить, виграти все.

В.Ульянов-Ленін

Усе життя – це фактор часу.

Успішні менеджери мають різні риси характеру і якості, але одна якість поєднує їх усіх: вони свідомо

ісистемно використовують свій час як для виконання управлінських функцій, так і для самоосвіти, виконання сімейних обов’язків, занять спортом і відпочинку. Л.Якокка

	284		Шатун В.Т. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Час – це ресурс, яким кожна людина володіє однаково, це найбільш безжалісний і найменш гнучкий елемент існування, його не можна включити чи виключити, замінити чи відшкодувати. Парадокс часу вчені формулюють так: “Мало хто має досить часу, і все-таки кожен має у своєму розпорядженні весь час, що у нього є”.

Час – це не тільки гроші, час більш значимий, ніж гроші. Час – це щось таке ж, як саме життя. Час – це унікальний ресурс, оскільки:

–час необоротний;

–час не можна нагромадити;

–час не можна помножити;

–час не можна передати;

–час проходить безповоротно.

Найважливіше у вашому житті – це, в кінцевому підсумку, ваш час.

А.Лекейн

На питання “Чи вистачає вам часу?” більшість людей звичайно відповідає: “Ні”. Проблема тут не в часі, а

в самих людях, вона полягає не в тому, скільки часу люди мають, а в тому, що вони роблять з тим часом,

який їм відпущений, як вони використовують його. Видатний менеджер Л.Якокка у зв’язку з вищесказаним робить висновок: “Визначати пріоритети й ефективно використовувати свій робочий час – це такі речі, яким не вчать у Гарвардській школі бізнесу. Багато важливих навичок, що необхідні для життя, кожному приходиться освоювати самостійно”.

Людина не зможе керувати своїм часом доти, поки не навчиться керувати собою. Вчитися ефективно використовувати час варто починати з розуміння того, куди він іде, а це неможливо без повного уявлення про зміст щоденної роботи.

Для важливих справ у менеджера і будь-якої людини завжди досить часу.

Ефективному використанню часу сприяє чітке і постійне планування особистої роботи. Аналіз роботи менеджерів великих, середніх і дрібних фірм провідних країн світу дозволив виявити причини втрат часу, що найбільш часто зустрічаються. З’ясувалося, що найчастіше це:

–нечітка постановка мети;

–відсутність пріоритетів у справах;

–спроба занадто багато зробити за один раз;

–відсутність повного уявлення про майбутні задачі і способи їх вирішення;

–погане планування робочого дня;

–метушливість, особиста неорганізованість;

–відсутність мотивації в роботі;

–недоліки кооперації чи поділу праці;

–телефонні дзвінки, що відривають від справ;

–незаплановані відвідувачі;

–нездатність сказати “ні”;

–неповна чи спізніла інформація;

–відсутність самодисципліни;

–невміння довести справу до кінця;

–відволікаючі шуми;

–затяжні наради;

–недостатня підготовка до бесід, переговорів;

–відсутність чи неточний зворотний зв’язок;

–балаканина на приватні теми;

–надмірна комунікабельність;

–надмірність ділових записів;

–надмірне читання;

–синдром відкладання (“не роби сьогодні того, що можна зробити завтра”);

–бажання одержати всі факти (“ніхто не осягне неосяжного”);

–тривалі очікування;

–поспіх і нетерпіння;

–занадто рідке делегування;

–недостатній контроль виконання делегованих доручень.

Людину поважають настільки, наскільки вона поважає себе і свою справу.

12.1.4. ЯК КРАЩЕ ЗАОЩАДЖУВАТИ І ВИКОРИСТОВУВАТИ СВІЙ ЧАС

Час – найбільш обмежений капітал, хто не може їм розпоряджатися, той не зможе розпорядитися нічим іншим.

П.Друкер

Найбільша втрата – це втрата часу.

Г.Сковорода

Почати необхідно з ретельного, систематичного і тривалого (тиждень, місяць, кілька місяців) обліку витрат власного часу. Для цього доцільно вести щоденник, що дасть багато необхідної інформації. Ведення щоденника дозволить:

– побачити, наскільки погодяться особисті цілі і плани з реальною дійсністю;

– виробити реальне відчуття часу;

– оцінити власну управлінську ефективність;

– визначити власні типові помилки;

– змінити чи вдосконалити малоефективні алгоритми власних дій;

– краще зрозуміти й оцінити оточуючих людей;

– нарешті, зрозуміти, що дійсно час – гроші.

РЕКОМЕНДАЦІЇ

Що потрібно обов’язково фіксувати в щоденнику:

– усе, що робиться на роботі;

– як саме виконуються ті чи інші роботи й операції;

– чому конкретні роботи й операції виконуються так, а не інакше;

– усі непередбачені ситуації, події та способи, за допомогою яких вони були вирішені;

– усі нові дані про співробітників і про себе;

– кількість безцільно загубленого часу;

– причини, з яких не відбулися ділові зустрічі (контакти).

Два найбільших тирани на землі: випадок і час.

І.Гердер

Які витрати часу повинні фіксуватися у щоденнику:

– на одержання необхідної інформації;

– роботу з документами і кореспонденцією;

– спілкування зі своїм керівництвом;

– спілкування зі своїми підлеглими;

– бесіди з відвідувачами;

– бесіди з людьми за межами своєї організації;

– розмови “за життя” з колегами.

Систематично вивчаючи й аналізуючи записи у щоденнику, кожний може з достатнім ступенем об’єктивності оцінити власне уміння ефективно використовувати свій час, а також виявити основні причини його нераціонального використання.

Процвітаючий американський бізнесмен Х.Маккей розробив і постійно використовує у власній практиці ряд правил, що дозволяють уникнути марних витрат часу. Деякі з них можна рекомендувати всім, хто має намір стати ефективним, зробити максимально багато в найкоротший термін.

Глава 12. .ПоняттяСамоменеджментуправління і менеджменту		285

Більшість менеджерів, аналізуючи використання свого робочого часу (якого їм, як правило, не вистачає), найчастіше доходять наступних висновків:

–я витрачаю свій час на інших;

–я витрачаю час на дрібниці;

–я дозволяю емоціям віднімати в мене час;

–я не вмію добре планувати;

–я не добиваюся мети в запланований мною термін;

–я займаюся тим, що могли б виконати інші.

Зусіх відомих методів економії часу багато фахівців називає часте вживання слова “ні”. Йдеться про вміння відмовляти тактовно і твердо в будь-яких вимогах і проханнях, якщо вони не відповідають цілям і задачам людини.

	286		Шатун В.Т. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Ставтеся до свого часу так, як ви ставитеся до своїх грошей!

РЕКОМЕНДАЦІЇ

Х.Маккея з раціонального використання часу:

–завчасно попереджайте ділових партнерів і друзів про майбутній візиті:

–ставте автомобіль там, звідки гарантований вільний виїзд;

–використовуйте автомобільний магнітофон для прослуховування записів, що можуть чому-небудь навчити;

–завжди майте при собі корисний матеріал для читання;

–ніколи не пийте каву з колегою – тільки з клієнтами;

–читайте публікації про бізнес замість спортивних сторінок чи розгадування кросвордів;

–пройдіть курс скорочитання;

–максимум нарад проводьте по телефону і ретельно до них готуйтеся;

–використовуйте автовідповідач, коли ви знаходитеся вдома, – це позбавить вас витрат часу на марні розмови;

–завжди записуйте прізвище того, з ким ви говорите, коли висловлюєте претензію до обслуговування чи якості продукції; це прискорює процес, а люди стають уважнішими;

–завжди просіть підлеглих спочатку викласти висновки і рекомендації в декількох фразах, а потім вирішуйте, чи варто слухати співрозмовника;

–слухайте записи і радіопередачі з питань бізнесу під час занять спортом;

–протягом робочого дня переглядайте черговість запланованих справ і переробляйте розклад;

–якщо співрозмовник нав’язує вам що-небудь свідомо неприйнятне, перервіть його, вибачившись: “Я занадто поважаю Ваш і свій час, щоб дозволити Вам продовжувати. Те, що Ви пропонуєте, навряд чи мені знадобиться. Бажаю удачі з наступним можливим клієнтом, і всього Вам доброго”;

–хваліть тих підлеглих, які коротко викладають суть справи, і висловлюйте невдоволення співробітниками, які не вміють так робити;

–уникайте тих, хто даремно витрачає час; призначайте зустрічі з такими людьми незадовго до закінчення їхнього робочого дня;

–завжди дивіться на чергу в касу, перш ніж вирішити зробити покупку в гастрономі.

Здатність концентруватися на роботі й ефективно використовувати час – це майже все, щоб домогтися успіху в бізнесі.

Л.Якокка

Спостереження за роботою найбільш успішних менеджерів кращих компаній світу дозволили сформулю-

вати універсальні правила ефективного використання часу:

–правильно визначити кінцеву мету;

–зосередитися на головному;

–продумати мотиви і стимули;

–встановити жорсткі терміни виконання;

–навчитися бути рішучим;

–уміти говорити “ні”;

–не дискутувати при веденні телефонних розмов;

–привчитися робити записи в діловому блокноті;

–навчитися слухати і ставити запитання;

–враховувати дрібниці;

–приступати до справи негайно;

–повністю використовувати робочий час;

–аналізувати використання вільного часу;

–періодично змінювати вид діяльності;

–починати роботу якомога раніше;

–поважати власний час.

Правильно використав час той, хто пізнав, чого варто уникати і чого варто домагатися.

Г.Сковорода

Пропоновані правила і рекомендації варто пам’ятати і використовувати в повсякденному житті, тому що навіть якщо робочий час складає 10 годин щодня, трудове життя триває в цілому менше 90 тисяч годин (40 років х 220 днів х 10 годин = 88 000 годин). Якщо скласти разом запаси робочого і вільного часу, то можна вважати, що середньостатистична людина має максимум 200 тисяч годин.

Глава 12. .ПоняттяСамоменеджментуправління і менеджменту		287

12.2.ФУНКЦІЇ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ. ФУНКЦІЯ “ВИЗНАЧЕННЯ МЕТИ”

Хто не знає, у яку гавань він пливе, для того немає попутного вітру.

Л.Сенека

12.2.1. ПОНЯТТЯ ФУНКЦІЙ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ

Процес рішення різних задач і проблем, якими менеджер займається протягом робочого дня, здійснюється за визначеним алгоритмом. Для кращого розуміння і здійснення цього процесу його доцільно представити у вигляді ряду різних функцій, що знаходяться у визначеному взаємозв’язку між собою і найчастіше здійснюються в такій послідовності:

–аналіз ситуації, власних можливостей, сил та засобів і формування на цій основі особистих цілей – функція “визначення мети”;

–підготовка до реалізації цілей – розробка планів для максимально ефективного використання часу – функція “планування”;

–вибір першочергових задач і альтернативних варіантів дій у майбутній діяльності – прийняття рішень

– функція “рішення”;

–строгедотримуваннярозпорядкудня йорганізація трудового процесу– функція“організаціяіреалізація”;

–контроль процесу, підсумків, самоконтроль і самооцінка, а при необхідності – коригування цілей –

функція “контроль”.

Перераховані функції самоменеджменту пов’язані між собою за допомогою доповнюваної функції “інформація і комунікації”, що присутня і необхідна у всіх фазах процесу самоменеджменту. Це контакти з керівництвом, діловими партнерами, представниками державних і громадських організацій, колегами і підлеглими. Сюди входять читання, листування, телефонні розмови, наради, ділові переговори, прийом відвідувачів і т.д.

Важливо відзначити, що на практиці окремі функції самоменеджменту не завжди і не обов’язково випливають одна з іншої, як показано вище. Вони можуть багаторазово перетинатися, причому в різних комбінаціях, і навіть можуть виконуватися в різній послідовності.

Проте послідовний опис кожної функції самоменеджменту дозволить краще розглянути робочі прийоми і методи, а також можливості їх практичного застосування.

12.2.2. ЗНАЧЕННЯ ПОСТАНОВКИ ЦІЛЕЙ

Цілі спонукають людину до дій. Поставивши перед собою мету, людина начебто кидає виклик сама собі. Крім того, без сформульованих цілей відсутні критерії оцінки діяльності, отже, цілі є масштабом для оцінки досягнутого, мотивами, що визначають активність людини. Якщо людина поставила собі мету, то внаслідок цього виникає такий стан напруги, що діє, як рушійна сила, і зникає лише тоді, коли мета досягнута.

Цілі є уявленням про майбутнє. Щоб поставити собі цілі, треба думати про майбутнє. Мислення в масштабах цілей сприяє тому, що подробиці підкоряються цілому, стає ясним, у якому напрямку рухатися і яким повинен бути кінцевий результат.

Без мети всякий результат праці є однаково вірним і невірним.

Для самоменеджменту принципове значення має ясне розуміння того, куди людина хоче прийти і куди вона потрапити не хоче (самовизначення), щоб не виявитися там, куди її хочуть привести інші. Цілі служать концентрації сил на дійсно ключових напрямках. Для того, щоб вибрати реальні і досяжні цілі, людина повинна мати досить твердий характер і реалістичний погляд на життя.

Таким чином, постановка мети вимагає висловити і точно сформулювати явні і приховані потреби, ін-

тереси, бажання чи задачі, а також зорієнтувати дії і вчинки на ці цілі і їх досягнення.

Постановка цілей у самоменеджменті означає погляд у майбутнє, орієнтацію і концентрацію власних зусиль і активності на тому, що повинно бути досягнуто; у такий спосіб мета описує кінцевий результат. Доти, поки людина цього не зробить, вона не може бути впевненою, що її зусилля взяли початок у правильному напрямку.

Козьма Прутков. Думки й афоризми

Прагніть до ясності цілей.

Постановку цілей слід здійснювати шляхом пошуку відповідей на питання: чого я хочу? що я можу? до чого я конкретно приступаю?

Визначення цілей – “чого я хочу?” Для того, щоб домогтися ясності цілей, варто запитати себе:

– яких цілей я хочу досягти?

– якщо цілей декілька, чи погодяться вони між собою?

– чи існує вища мета і проміжні цілі?

– що я можу зробити для досягнення мети сам (мої сильні сторони)?

– над чим треба працювати для досягнення цілі (мої слабкі сторони)?

Знайти життєві особисті цілі і дати їм визначення означає надати власному життю напрямок, для чого

варто точно описати те, чого конкретно хочемо досягти, беручи до уваги при цьому своє найближче ото-

чення (партнерів, родичів, керівників і підлеглих) і свій вік.

Варто зробити ранжирування особистих і професійних цілей по термінах (довгострокові цілі – 10-20 років, середньострокові – 3-5 років і короткострокові – на найближчий рік).

Ситуаційний аналіз – “що я можу?” Під ситуаційним аналізом розуміється оцінка життєвої ситуації й особистих ресурсів, тобто засобів для досягнення цілей. Він дозволяє визначити, які якості (сильні сторони) варто заохочувати і які варто додатково розвивати (слабкі сторони). Процес ситуаційного аналізу доцільно розбити на п’ять етапів: оцінка особистої діяльності, виявлення сильних і слабких сторін особистості, оцінка професійної діяльності, складання балансу успіхів і невдач і зіставлення реальної ситуації з намічуваними цілями.

Оцінка особистої діяльності. Насамперед, варто відверто і чесно відповісти на питання:

– які мої найбільші успіхи і невдачі?

– які мої сильні і слабкі сторони характеру?

– чи є в мене друзі, і хто вони?

– чи є в мене вороги, і хто вони?

– які можливі труднощі, небезпеки і проблеми?

– яких запобіжних заходів необхідно вжити?

– чого чекає від мене моє найближче оточення?

Виявлення сильних і слабких сторін особистості, достоїнств, якостей і переваг, що привели до особистих і професійних успіхів, а також недоліків, прогалин в освіті, професійній підготовці, що стали причиною невдач. Крім того, необхідно чітко сформулювати відповіді на наступні групи питань, що характеризують: еко-

номічний стан, фізичний стан, соціальний стан (людські відносини), психологічний стан и сімейне життя.

Оцінка професійної діяльності відбиває знання і виконання функціональних обов’язків, вимог керівництва, уміння планувати роботу і вибирати пріоритети, самостійність, успіхи і невдачі в професійній діяльності.

Складання балансу особистих успіхів і невдач передбачає зіставлення найбільших досягнень в особистому житті і професійній діяльності з самими серйозними помилками, прорахунками і невдачами.

Зіставлення реальної ситуації з намічуваними цілями полягає в аналізі за схемою “мета – засіб”, суть яко-

го в зіставленні реальної ситуації (освіта, досвід, час, фінанси, особистісні якості, партнери і конкуренти, кон’юнктура) з наміченими життєвими цілями.

	288		Шатун В.Т. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Ніколи не можна бути зайнятим настільки, щоб не залишалося часу на обмірковування.

В. Джефферс

Той, хто ставить перед собою мету, повинен ясно уявляти собі її важливість, а оцінивши це, він одночасно відповість на запитання, чи варто взагалі займатися на даному етапі цією метою.

Цілі не задаються один раз і назавжди. Постановка цілей – це безупинний процес, оскільки цілі можуть і, як правило, міняються з часом. Найчастіше це трапляється, коли в процесі контролю реалізації цілей з’ясовується, що вони були обрані без достатнього обґрунтування і строгої оцінки своїх можливостей і ресурсів, що запити виявилися завищеними чи, навпаки, заниженими.

Нерідко люди витрачають кращу частину життя на те, щоб гіршу її частину зробити ще гіршою.

Знати свої цілі і прагнути до їх досягнення – значить концентрувати свою енергію на дійсно важливих справах, а не витрачати сили даремно.

Постановка цілей є передумовою планування, прийняття рішень і наступної їх реалізації.

12.2.3.ПРАВИЛА ВИЗНАЧЕННЯ І ФОРМУЛЮВАННЯ ЦІЛЕЙ

☺Якщо хочеш бути щасливим, будь їм!

Глава 12. .ПоняттяСамоменеджментуправління і менеджменту		289

Випадкові успіхи хороші, але рідкі. Заплановані успіхи кращі, тому що вони керовані і трапляються частіше.

Формулювання цілей – “до чого я конкретно приступаю?” Кожна мета має сенс тільки в тому випадку, коли встановлені терміни її втілення і сформульовані бажані результати:

–у який часовий проміжок я хочу домогтися бажаного?

–як я довідаюся, що отримав бажане?

–яким буде результат?

Сформульовані життєві плани варто перевірити з точки зору їх реалістичності за самостійно обраними критеріями. Враховувати при цьому треба власний фізичний стан, потреби в освіті, підвищенні кваліфікації і культурного рівня. Цілі повинні бути реальними, тому що нереальні цілі мають мало шансів бути виконаними.

Наскільки реальні сформульовані цілі, допоможуть відповіді на такі питання:

–якщо досягнення мети прийняти за 100%, то в якій точці від 0 до 100 я зараз знаходжуся?

–що потрібно додати до існуючої ситуації, щоб на 10% (20-30%) наблизитися до 100%?

–від чого в даний момент залежить просування до наміченої мети?

–на що й у якому ступені я можу вплинути особисто?

–хто чи що ще впливає на ситуацію?

–кому ще відомо про моє бажання досягти цієї мети?

–які дії уже початі?

–яких побоювань я зазнаю в зв’язку з наміром домогтися задуманого?

–хто чи що не дозволяє рухатися до мети швидше чи з меншими труднощами?

–які ресурси можуть мені знадобитися?

–кого торкається прямо чи побічно моє прагнення до обраної мети?

Варто усвідомлювати, що чим більше цілей поставлено перед собою, тим більше буде потрібно активності і більше доведеться змінювати в стилі колишнього життя. Досягненню глобальних довгострокових цілей спри-

яють короткострокові цілі, які формулюються з урахуванням зміни зовнішніх умов. З точки зору психологічної мотивації важливо ставити перед собою короткострокові досяжні цілі і домагатися проміжних успіхів.

Далі варто навести дуже важливий висновок Л.Якокки: “Я засвоїв, що письмовий виклад будь-якої проблеми – це вже перший крок до її рішення. У розмові кожен допускає, нехай навіть неусвідомлено, безліч розпливчастих місць і недомовок”. Записуючи мету на папері, ви вже перестаєте мріяти і починаєте щось робити, робите вчинок, створюєте відчутний документ, що спонукає вас до конкретних дій. Саме тому потрібно пись-

мово викласти свої цілі: в одній закінченій фразі, у дійсному часі, точно і ствердно!

☺Ні на одному годиннику стрілки не вказують, як жити.

С.Лєц

Мислити цілями – значить поставити часткове на службу цілому, в результаті чого з’явиться знання того, у якому напрямку йти і якого кінцевого результату треба досягти.

Визначення цілей фактично є першим етапом планування.

12.3. ФУНКЦІЯ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ “ПЛАНУВАННЯ”

Якщо хочете розсмішити Господа – розкажіть йому про ваші плани.

Народна мудрість

Безпланово, на основі інстинкту існують тільки тварини.

К.Ясперс

12.3.1. ОСНОВИ ПЛАНУВАННЯ

Ретельно спланована робота – це наполовину виконана робота.

Планування – це вираження волі, воно означає, насамперед, уміння думати з випередженням і припускає системність у роботі. По суті справи планування – це те, з чого варто починати будь-яку справу. Планування

– це раціональне визначення того, як людина збирається досягти поставлених перед собою цілей. Соціологи

На роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його мається в розпорядженні.

	290		Шатун В.Т. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

з’ясували, що більшість людей звичайно добре представляють, чого їм потрібно від життя, але тільки менше 3% з них мають продумані плани дій з досягнення своїх життєвих цілей. У 97% цілі так і залишаються мріями.

Варто також пам’ятати, що планування щоденної діяльності не можна і неможливо підмінити активніс-

тю. Якщо немає часу, щоб зробити щось належним чином, то навряд чи він з’явиться, щоб взагалі це зробити.

☺		Якщо подіям давати змогу розвиватися самостійно,
		то вони мають тенденцію розвиватися від поганого до гіршого.
		А.Блох. Закон Мерфі

Завдяки послідовному плануванню своєї роботи менеджеру вдається приділяти досить уваги виконанню дійсно керівних функцій, зосередитися не на процесі діяльності, а на її результатах. Такий підхід полягає в тому, що керівники віддають перевагу тому, щоб:

–робити правильні справи замість того, щоб правильно робити справи;

–створювати творчі альтернативи замість того, щоб вирішувати проблеми;

–оптимізувати використання засобів замість того, щоб зберігати засоби;

–домагатися результату замість того, щоб виконувати обов’язок;

–підвищувати прибуток замість того, щоб зменшувати витрати.

Незважаючи на всі переваги планування, далеко не завжди люди планують своє майбутнє. З безлічі причин варто особливо виділити одну, яка полягає в тому, що людська природа противиться плануванню свого майбутнього. Підсвідомо людина почуває, що визначення заздалегідь своїх дій обмежує її свободу вибору і дій. Природне прагнення людей зберегти свободу вибору й опір усяким її обмеженням. Проте в міру збільшення обсягу і складності задач, що виникають перед менеджером, планування стає життєво необхідним. Планування майбутньої діяльності не тільки дозволяє чітко уявити собі, чого ж людина хоче, але і змушує розробляти й аналізувати кілька варіантів дій для досягнення мети.

Планування як складова частина задач і правил самоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей і упорядкування часу. Обов’язковою умовою є контроль ходу виконання планів.

Планування покликане забезпечити хазяйське використання часу: або весь наявний час використовується для плідної й успішної діяльності – максимальний критерій, або поставлені цілі досягаються з можливо мен-

шою витратою часу – мінімальний критерій.

☺Усяка робота вимагає більше часу, ніж ви думаєте.

А.Блох. Закон Мерфі

Головна перевага, яка досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі: дослідження показують, що одна хвилина, витрачена на планування, зберігає 3-4 хвилини в роботі. Існує також загальне правило, відповідно до якого регулярне планування протягом 10 хвилин майбутнього робочого дня дозволяє заощаджувати щодня до двох годин робочого часу, а також краще вирішувати важливі задачі.

Планування часу дозволяє:

–досягти цілей найкоротшим шляхом, реально оцінити їх з погляду часових обмежень;

–одержати виграш у часі – заощадити час для дійсно важливих справ, краще оцінити наявні резерви часу;

–розставити пріоритети – сконцентруватися на дійсно важливих задачах, визначити ступінь важливості тих чи інших задач і робіт, виявити справи і задачі, які можна передоручити;

–установлювати реальні терміни і вчасно розпізнавати вузькі місця;

–резервувати час для непередбачених справ;

–підвищити ефективність роботи шляхом попередньої структуризації майбутнього дня і раціонального використання часу;

–раціонально розподіляти роботу всередині організації;

–звести до мінімуму стресові ситуації, зменшити суєту і непередбачені роботи.

Реальний план роботи в ідеалі повинен передбачати лише те, що менеджер повинен, хоче і може зробити. У такому випадку чим більш реальними і досяжними виявляться заплановані справи, тим легше сконцентрувати і мобілізувати сили на їхнє здійснення.

12.3.2. ПРИНЦИПИ І ПРАВИЛА ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ

Планування являє собою проектування процесів праці на майбутній часовий період. Щоб правильно виконувати свої функції і досягти своїх цілей, варто ясно уявляти собі, наскільки обмежений наявний бюджет часу. Чим краще людина уявляє свій часовий бюджет і сукупність задач, що поставлені перед нею, тим більше