Shatun_Osnovi_menedzhmentu

Глава 12. .ПоняттяСамоменеджментуправління і менеджменту		291

вона готова передоручати менш важливі справи, зменшувати їхню кількість чи відкладати їх на більш пізні терміни.

До найбільш важливих принципів і правил планування часу варто віднести наступні:

–основне співвідношення “60:40” – планувати варто 60% свого часу, тому що завжди виникають справи, які важко передбачити заздалегідь;

–аналіз видів діяльності і витрати часу – документування і перевірка того, як фактично витрачається час;

–складання загального списку усіх задач на майбутній плановий період з доданням невиконаних задач попереднього періоду;

–регулярність – системність – послідовність – доведення справи до кінця;

–реалістичне планування – планувати стільки задач, скільки реально можна виконати;

–цілеспрямованість – плани складаються не для полегшення життя, а для досягнення мети;

–заповнення часових втрат – незаплановані витрати часу заповнювати негайно, у той же день;

–перенос незробленого – невиконані задачі включати в план наступного періоду;

–фіксація результатів, а не дій – у формулярі записувати результати, досягнення, цілі, кількісні і якісні характеристики;

–встановлення часових норм – відводити на всі задачі стільки часу, скільки в дійсності необхідно;

–терміни виконання – встановлювати точні терміни для всіх видів діяльності;

–встановлення пріоритетів (ступеня важливості) – точно визначити, якій справі який пріоритет віддається;

–рятування від поспішності – відрізняти важливе від спішного: саме термінова (спішна) справа не завжди буває найважливішою, однак саме спішні і “невідкладні” справи займають велику частину робочого часу;

–делегування справ – визначити відразу, які справи варто виконувати особисто, а які можна передоручати;

–повторний огляд – переробка – систематична перевірка плану щодо повної реалізації наміченого і коригування планів;

–часові блоки і спокійні години – резервувати тривалі безупинні періоди часу для великих задач і більш короткі проміжки для декількох дрібних справ;

–рутинна робота – планувати час для читання звітів і іншої обов’язкової нетворчої роботи;

–альтернативи – плануючи роботу, пам’ятати, що завжди є інший шлях чи рішення;

–розмаїтість – чергування виконання довгострокових і короткострокових планів;

–узгодження власних планів із планами заступників і помічників;

–письмова форма – усі плани фіксуються в спеціальних формулярах.

На практиці найбільші складнощі в менеджерів викликає складання тижневого і щоденного планів робіт.

Починати цю роботу доцільно з того, щоб розділити весь робочий час на зайнятий і вільний робочий час (табл. 12.3). Крім того, зайнятий робочий час ще потрібно поділити на абсолютно зайнятий і умовно зайнятий. А вільний робочий час необхідно розділити на регламентований і особистий робочий час.

	Розподіл робочого часу менеджера		Таблиця 12.3
	Робочий час менеджера
Зайнятий робочий час		Вільний робочий час
Абсолютно зайнятий	Умовно зайнятий	Регламентований вільний	Особистий вільний
робочий час	робочий час	робочий час	робочий час

Абсолютно зайнятий робочий час – це час, витрачений менеджером на участь у заходах, де його присутність обов’язкова (щотижневі чи щоденні наради у вищого менеджера, щоденні оперативні наради з працівниками свого підрозділу, робота в комісіях, прийом відвідувачів і т.д.).

Умовно зайнятий робочий час – це дні і години, коли ймовірність виклику на наради як всередині організації, так і поза нею дуже висока. Корисно знати дні і години засідань і нарад в інших організаціях з питань, що входять у компетенцію конкретного менеджера. На умовно зайнятий час не слід призначати наради чи ділові зустрічі. Його доцільно використовувати як особистий вільний робочий час (за винятком ділових зустрічей і відвідування сторонніх організацій).

Регламентований вільний робочий час. Загальновідомо, що виконавців завжди дисциплінує знання того, чого й у який час від них чекає керівник. Цій задачі і служить регламентований вільний робочий час – розпорядок роботи свого підрозділу. Варто після узгодження з зацікавленими працівниками жорстко визначити:

–час планових нарад підрозділу, відділів чи бригад;

–час планових нарад з керівниками відділів, бригад, з фахівцями, відповідальними керівниками з відповідних питань;

–час підписання документів, що вимагають участі чи присутності виконавців (фахівців);

	292		Шатун В.Т. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

–час проведення інших обов’язкових заходів у масштабах підрозділу;

–час прийому з особистих питань.

Особистий вільний робочий час – це робочий час менеджера, що залишився і який звичайно використовують для роботи з поштою, для телефонних розмов, ділових зустрічей, підготовки доповідей і звітів, відвідування сторонніх організацій у прийомні години.

Планування робочого тижня і дня варто починати з планування абсолютно зайнятого робочого часу, потім планувати умовно зайнятий робочий час, і тільки потім – вільний робочий час – час, яким можна розпоряджатися в інтересах свого підрозділу і своїх службових обов’язків на власний розсуд. Щоб полегшити планування роботи на тиждень, рекомендується такий перелік допоміжних питань:

–яка центральна (першочергова) задача майбутнього робочого тижня?

–яка задача вимагає найбільших витрат часу?

–які справи повинні бути довершені на цьому тижні, які – підготовлені до завершення і які справи повинні бути початі?

–які обов’язкові роботи (наради, рішення, листи, телефонні дзвінки) треба виконати?

–що було б доцільно і бажано зробити (при наявності вільного часу)?

–які важливі події можуть відбутися наступного тижня, і яких витрат часу вони можуть вимагати?

12.3.3.ПЛАНУВАННЯ РОБОЧОГО ДНЯ МЕТОДОМ “АЛЬПИ”

☺Метод “2Д+2П”: давай, давай, потім подивимося.

Енциклопедія радянського менеджменту

Плани, що тримають у голові, легко відкидаються чи забуваються.

План роботи на день будується на основі тижневого плану роботи. Він є останнім і найбільш важливим ступенем в системі планування часу. Пропонований до практичного застосування метод “Альпи” розроблений німецькими фахівцями. Він досить простий, зручний, вимагає мало часу: після нетривалої практики складання плану на майбутній робочий день займає 10-15 хвилин. Складання щоденного плану містить п’ять етапів: складання завдань, оцінка тривалості, резервування часу, прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень і передоручень, контроль і перенесення незробленого.

Складання завдань. Починати варто зі складання списку всього, що треба зробити завтра:

–задачі місячного і тижневого планів;

–задачі, не виконані сьогодні;

–додаткові справи (що виникли поза планами);

–задачі, терміни виконання яких минають завтра;

–задачі, проміжні терміни виконання яких необхідно витримати;

–періодично виникаючі задачі.

Варто намагатися скласти список задач так, щоб у першому наближенні розподілити їх за пріоритетами, тривалістю виконання, можливостями забезпечити їхнє виконання найбільш раціональним способом (телефон, оптимальний маршрут руху, можливість сполучення операцій). При складанні списку рекомендується максимально використовувати умовні знаки і скорочення.

Оцінка тривалості. Реальний план завжди обмежений тим, що людина фактично може зробити. Проти кожного завдання проставляється час на його виконання, потім визначається шляхом підсумовування загальний час, необхідний для виконання плану. Варто мати на увазі, що часто робота вимагає стільки часу, скільки його мається в розпорядженні, тому, встановлюючи для визначених справ конкретний відрізок часу, менеджер змушує себе вкладатися саме в цей термін.

Резервування часу варто здійснювати, дотримуючись основного правила планування часу – “60:40”. Це значить, що планом повинно бути охоплено не більше 60% робочого часу. Варто твердо довести складений список задач до цифри 60%, установлюючи пріоритети, передоручаючи справи і скорочуючи час на їх виконання.

Прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень і передоручень має на меті скоротити час на виконання задач дня до 5-6 годин (60%), для чого необхідно:

–однозначно встановити пріоритети для задач дня;

–перевірити ще раз складений план витрат часу і скоротити його до реально необхідного часу на виконання плану;

–розглянути кожну задачу з точки зору можливості її передоручення і раціонального виконання. Контроль і перенесення незробленого. Досвід показує, що не все заплановане вдається виконати, і части-

ну справ доводиться переносити на наступний день. Якщо та ж сама справа переноситься багаторазово, то

Глава 12. .ПоняттяСамоменеджментуправління і менеджменту		293

вона стає тягарем. У цьому випадку вибирають один із двох шляхів: рішуче беруться за справу і доводять її до кінця або відмовляються від неї (проблема застаріває або вирішується сама собою).

Основні переваги пропонованого методу планування робочого дня:

–чітке уявлення задач на завтра;

–упорядкований плин робочого дня;

–подолання забутливості;

–концентрація на найважливішому;

–прийняте рішення про пріоритети і передоручення;

–спокійне сприйняття непередбачених подій;

–ранжирування справ і задач за важливістю;

–самодисципліна при виконанні денного плану роботи;

–зростання особистих результатів роботи;

–поліпшення самоконтролю;

–виграш у часі за рахунок методичної організації роботи.

Практика показує, що плани роботи (у тому числі і денний план) найкраще оформляти в письмовому ви-

гляді. Достоїнствами і перевагами письмового оформлення планів є:

–розвантаження пам’яті;

–письмовий план мотивує до роботи;

–велика концентрація на намічених задачах;

–можливість контролю результатів і відсутність “втрат” невиконаних задач (плани, які тримають у голові, легко відкидаються чи забуваються);

–краще оцінюється час, враховуються перешкоди;

–вдосконалюється методика роботи;

–велика ясність щодо задач дня.

У такому разі дійсно буде складений реальний план роботи, який передбачає лише те, що менеджер повинен, хоче і може зробити в цей день.

12.4. ФУНКЦІЯ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ “РІШЕННЯ”

Встановивши пріоритети і склавши бюджет часу, ви можете виключити зі своєї праці непотрібні і маловажливі справи, знизити втрати, зменшити помилки.

Д.Фуллер

12.4.1. ОСОБЛИВОСТІ І ПРАВИЛА ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ

Не зупиняйтеся на рішенні, яке першим спало на думку.

М.Рубінштейн

☺ Краще думати перед тим, як діяти, ніж після.

Повсякденна дійсність показує, що прийняття рішень властиве будь-якому виду людської діяльності

івід нього може залежати результативність роботи однієї людини, групи людей, організації чи підприємства і навіть усього населення цілої держави.

Ухвалення рішення припускає вибір першочергових задач і справ, тобто визначення, яким задачам віддавати першорядне, другорядне і т.д. значення. Визначення пріоритетів – це настільки очевидна і зрозуміла справа, що часто виконується навіть неусвідомлено.

Вибирати пріоритети доводиться не тільки у випадках, що стосуються досягнення високих цілей, це доводиться робити щодня, вирішуючи, що необхідно зробити в першу чергу, а що можна перенести на більш пізній термін, відокремлюючи, таким чином, головне від другорядного. При цьому не слід покладатися на волю сліпого випадку і не ухилятися від необхідності ухвалення рішення.

☺Йдіть і робіть; виправдатися ви завжди встигнете – пізніше.Закон МерфіА.Блох.

М.Хопер

	294		Шатун В.Т. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Життя показує, що одні рішення приводять до бажаного результату, інші – ні. Часто причиною негативного результату бувають помилки, допущені при ухваленні рішення. Найбільш розповсюджені помилки, що допускаються при прийнятті рішень – це:

–ухвалення однобічного рішення;

–обумовленість рішення емоціями;

–відсутність системного підходу при ухваленні рішення;

–перевага “звичної” альтернативи;

–не враховується можливий ризик і його наслідки;

–прийняття рішень на основі припущень, бажань і помилкових передумов, без достовірної інформації;

–неправильне тлумачення фактів;

–імпульсивність, ухвалення рішення під впливом сьогочасних факторів.

☺Усяке рішення плодить нові проблеми.

А.Блох. Закон Мерфі

Перерахованих помилок при прийнятті рішень можна уникнути, якщо систематизовано підійти до цієї відповідальної справи. У цьому випадку процес ухвалення рішення вибудовується в таку послідовність:

–чітко формулюється тема, щодо якої приймається рішення;

–визначається мета ухвалення рішення: чого я хочу досягти?

–визначаються наявні засоби для цього;

–виробляються альтернативні варіанти дій, що ведуть до досягнення мети;

–проводиться аналіз альтернатив з погляду бажаного і можливого;

–оцінюються негативні наслідки тієї чи іншої альтернативи, ймовірність їхнього виникнення, а також прораховуються ймовірні витрати на ліквідацію цих наслідків;

–вибирається остаточне рішення.

☺	Всяку проблему, яка хвилює людину, завжди легко
	розв’язати – просто, успішно і неправильно.
	М.Менкен

Американський соціолог М.Рубінштейн розробив десять універсальних правил прийняття управлінських рішень, які сформулював у вигляді нижченаведених РЕКОМЕНДАЦІЙ:

–перш ніж вникати в деталі, постарайтеся отримати уявлення про проблему в цілому;

–не приймайте остаточного рішення, поки не розглянете всі можливі варіанти;

–завжди сумнівайтеся – навіть самі загальновідомі істини повинні викликати у вас недовіру, не бійтеся відхиляти і перевіряти їх ще раз;

–розглядайте проблему з усіх боків, навіть коли шанси на її успішне вирішення здаються мізерними;

–шукайте, згадуйте аналогії, підходи, алгоритми, ситуації, що допоможуть вам краще зрозуміти суть розв’язуваної проблеми і знайти оптимальний варіант її вирішення;

–ставте якнайбільше запитань: іноді правильно сформульоване запитання істотно змінює зміст відповіді;

–не зупиняйтеся на рішенні, що першим спало на думку; знайдіть його слабкі місця, знайдіть інші рішення і порівняйте їх з першим;

–пам’ятайте, що кожна людина має власну точку зору на життя і повсякденні проблеми;

–перед прийняттям остаточного варіанта рішення обговоріть з ким-небудь свої проблеми (одна голова добре, а “півтори” – краще);

–не зневажайте своїми почуттями (інтуїцію визначають як “неусвідомлений досвід”).

Краще пізно, ніж неправильно.

Самим складним в ухваленні рішення є вибір із декількох альтернативних варіантів, і тут може допомогти, насамперед, практичний досвід менеджера.

Доцільно проаналізувати можливі наслідки прийняття і здійснення того чи іншого рішення. Для цього рекомендується відповісти на такі питання:

–що я виграю?

–що я програю?

–які додаткові зобов’язання в мене з’являться?

–яка нова ситуація виникне?

–які нові задачі в мене виникнуть?

–які можливі побічні результати?

–чи потрібні будуть нові рішення?

12.4.2. ПРИНЦИПИ І ПРАВИЛА ВСТАНОВЛЕННЯ ПРІОРИТЕТІВ

Коли зважується важлива проблема, здається, що дрібні справи посилено висуваються на передній план.

Купер

Ніколи не допускайте, щоб важливі справи ставали терміновими.

Робота з урахуванням пріоритетів, іншими словами, ранжирування майбутніх задач за ступенем їх важливості, дає цілий ряд незаперечних переваг. Менеджер, який щодня і навіть кілька разів протягом робочого дня переглядає пріоритетність запланованих справ, отримує цілий ряд переваг:

– працює тільки над дійсно важливими і необхідними проблемами;

– концентрується на виконанні тільки однієї, найважливішої, задачі;

– вирішує задачі відповідно до їх важливості і терміновості;

– цілеспрямовано працює й укладається у встановлений термін;

– найкращим способом досягає мети в заданих умовах;

– виключає роботу, яку можуть виконати інші співробітники;

– встигає до кінця робочого дня вирішити самі важливі задачі.

Однак, як відзначалося вище, встановлення пріоритетів, або вибір з декількох альтернатив, є не тільки самим відповідальним, але і самим складним у прийнятті рішень. Пропонується розглянути такі відомі прийоми встановлення пріоритетів, як Принцип Парето, аналіз “А-Б-В” і прискорений аналіз задач по “правилу Ейзенхауера”.

Спочатку – деякі “життєво важливі” проблеми, а потім – численні “другорядні”.

Принцип Парето – “80:20”. Італійський економіст В.Парето на підставі численних спостережень сформулював висновок про те, що всередині даної групи окремі малі частини виявляють більшу значимість, ніж це відповідає їх дійсній питомій вазі в цій групі. Цей висновок отримав численні підтвердження на практиці у різних сферах діяльності:

Глава 12. .ПоняттяСамоменеджментуправління і менеджменту

295

–20% клієнтів (товарів) дають 80% обороту чи прибутку;

–80% клієнтів (товарів) дають 20% обороту чи прибутку;

–20% помилок обумовлюють 80% втрат;

–80% помилок обумовлюють 20% втрат;

–20% вихідних продуктів визначають 80% вартості готового виробу;

–80% вихідних продуктів визначають 20% вартості готового виробу.

Зточки зору самоменеджменту в процесі роботи перші 20% витраченого часу (витрат) дають 80% ре-

зультатів (прибутку). Стосовно повсякденної роботи це значить, що не слід братися спочатку за найлегші чи цікаві справи, які потребують мінімальних витрат. Необхідно приступати до рішення задач відповідно до їх значення і важливості: спочатку – деякі “життєво важливі” проблеми, а потім – численні “другорядні”. Застосування принципу “80:20” полегшується, якщо всі задачі проаналізувати і розставити відповідно до їх частки в підсумковому результаті і розподілити потім їх за категоріями “А-Б-В”.

Варто в першу чергу братися за найважливіші справи, що дають найбільші результати.

Аналіз “А-Б-В” також базується на наявному досвіді, відповідно до якого частки у відсотках більш важ-

ливих і менш важливих справ у загальній їх кількості залишаються в цілому незмінними. За допомогою букв А,

Б і В усі задачі поділяються на три класи відповідно до їх значимості з точки зору досягнення професійних і особистих цілей.

Аналіз “А-Б-В” ґрунтується на трьох закономірностях (рис. 12.1):

–найважливіші задачі “А” – складають 15% від усієї кількості задач, розв’язуваних менеджером, а їх внесок у досягнення мети складає 65%;

–важливі задачі “Б” – складають 20% від їх загального числа, і також 20% складає їх загальний внесок у досягнення мети;

–несуттєві задачі “В” – складають 65% від загального числа задач, але їх “частка” у загальному внеску в досягнення мети дорівнює всього лише 15%.

Спираючись на ці закономірності, варто в першу чергу братися за найважливіші справи, що дають най-

більші результати (задачі “А”), щоб за допомогою деяких дій забезпечити велику частину загального результату. Потім вирішувати задачі “Б” і в останню чергу – задачі “В”.

	296		Шатун В.Т. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Значимість задач (в % від сукупного підсумку)

100%

15%

85%

20%

65%

65%

А	Б	В
15%	35%	100% Загальне число задач
		(витрати)

Рис. 12.1. Співвідношення більш важливих і менш важливих задач і їх внесок у загальний результат

Порядок застосування аналізу “А-Б-В” полягає в тому, щоб:

–скласти список усіх задач періоду;

–систематизувати задачі по їх важливості;

–встановити черговість справ відповідно до їх значення;

–розподілити задачі за категоріями “А-Б-В”;

–перші 15% задач (“А”) виконувати особисто;

–наступні 20% задач (“Б”) можна передоручити;

–інші 65% задач (“В”) передоручати обов’язково;

–переглянути часовий план на відповідність часу, визначеного для рішення кожної групи задач, значенню цих задач (“А” – 3 години, “Б” – 1 година, “В” – 45 хвилин);

–при необхідності відкоригувати план, зорієнтувавши його на задачі “А”;

–оцінити задачі категорій “Б” і “В” з точки зору можливості їх делегування.

Критерії виділення задач категорії “А”. Виявити задачі, які варто віднести до категорії “А”, можна за допомогою пропонованого запитальника:

–завдяки виконанню яких задач найбільшою мірою можна наблизитися до досягнення головних цілей (року, місяця, тижня чи дня)?

–чи можна за рахунок виконання якої-небудь однієї задачі вирішити відразу кілька інших задач?

–завдяки рішенню яких задач можна зробити максимальний внесок у досягнення загальних цілей організації?

–виконання яких задач принесе найбільшу користь, максимальну грошову винагороду?

–невиконання яких задач може мати самі негативні наслідки?

Внаслідок неякісного планування неважливі справи стають терміновими.

Прискорений аналіз задач по “правилу Ейзенхауера”. Практика показує, що досить часто багато часу й енергії витрачається на термінові, але не найважливіші справи. Насправді рідко трапляється так, що важливу задачу треба виконати сьогодні чи в найближчі дні, а термінову задачу прагнуть виконати негайно. Американський генерал Д.Ейзенхауер, який став пізніше президентом США, запропонував правило, що є допоміжним засобом у тих випадках, коли треба швидко прийняти рішення, якій задачі віддати перевагу.

Відповідно до цього правила пріоритети встановлюються за такими критеріями, як важливість і тер-

міновість справи. У залежності від сполучень цих критеріїв розрізняють чотири можливі оцінки виниклих задач, а отже, і чотири можливих варіанти дій:

–термінові і важливі справи – виконувати особисто і негайно;

–термінові і менш важливі справи – передоручити виконання підлеглим;

–менштерміновііважливісправи– можутьпочекати: уточнитиступіньважливостііпередоручитивиконання;

–менш термінові і менш важливі справи – у кошик для паперів – від виконання несуттєвих і нетермінових задач варто утриматися (такі справи, як правило, накопичуються в папках протягом тривалого часу, і навіть підлеглі не повинні витрачати на них час).

Втомлюються і знемагають не стільки від того, що багато працюють, скільки від того, що погано працюють.

Глава 12. .ПоняттяСамоменеджментуправління і менеджменту		297

Правило прискореного аналізу Ейзенхауера дозволяє значно підвищити продуктивність роботи, тому що, застосовуючи його:

–починають з найважливіших задач і концентрують увагу винятково на них;

–розвантажують себе для дійсно важливих справ і мотивують роботу підлеглих;

–доручаючи підлеглим не тільки рутинні справи, втягують їх у сферу своєї відповідальності;

–підвищують вимогливість до підлеглих і заохочують тих, хто краще працює.

12.5.ФУНКЦІЯ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ “ОРГАНІЗАЦІЯ І РЕАЛІЗАЦІЯ”

Влада над собою – вища влада.

Л.Сенека

Ця функція самоменеджменту припускає об’єднання енергії й активності і спрямування їх на досягнення поставленої мети.

Викладені нижче принципи організації робочого дня допоможуть більш ефективно і раціонально з точки зору використання робочого часу організувати роботу протягом дня. Гарна підготовка до роботи, ретельне планування дозволяють істотно скоротити витрати часу.

Пропоновані принципи добре зарекомендували себе у різних робочих ситуаціях. Не всі ці принципи універсальні, тут важливо, щоб кожний, хто вирішить узяти їх на озброєння, знайшов свій особистий стиль.

Визначити, чи варто вивчати нижчевикладений матеріал, і якщо варто, то наскільки ретельно, допоможе тест.

ТЕСТ № 19

ОЦІНКА ЕФЕКТИВНОСТІ СИСТЕМИ ОСОБИСТОЇ РОБОТИ

Виберіть один, найбільш прийнятний для Вас, варіант відповіді: “майже завжди” (у 75-100% випадків), “часто” (у 50-75% випадків), “іноді” (у 25-50% випадків), “майже ніколи” (до 25% випадків).

1.Намічаю план роботи на тиждень і на день.

2.Намагаюся виконати найменш важливі справи в той час, коли основні сили уже витрачені.

3.Виконую, насамперед, важливі справи.

4.Ті обіцянки, що даю, намагаюся виконати вчасно.

5.Приділяю увагу техніці особистої роботи.

6.Намагаюся виділити час для виконання тієї роботи, яку хочеться зробити.

7.Цікавлюся методами і прийомами, що дозволяють виконати роботу більш ефективно.

8.Якщо задача вимагає багато часу, то не відкладаю її, а намагаюся виконувати вроздріб, поступово.

9.Контролюю виконання завдань, що доручив своїм підлеглим.

10.Намагаюся навчити працівників елементам техніки особистої роботи.

Ключ до тесту на стор. 338.

12.5.1. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ПРОТЯГОМ ДНЯ

Робочий день, як правило, складається з трьох нерівнозначних частин, що мають свою специфіку: початок робочого дня, основна частина робочого дня, завершення робочого дня. Ефективна організація робочого дня означає, що людина підкоряє собі свою роботу і свій час і не допускає, щоб було навпаки.

Початок робочого дня. Робочий день необхідно починати з позитивним настроєм. Рекомендується починати роботу по можливості водин і той же час. І починати її з повторного огляду плану роботи, щоб скласти реальний планнамайбутній день. Обов’язково требапогодитиплани спільноїроботизіспівробітниками ісекретарем.

Хто все приймає так, як прийдеться, той не працює, а підкоряється роботі.

	298		Шатун В.Т. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Починати з задач категорії “А” (у вхідній пошті рідко йдеться про справи, що мають вищий пріоритет). До роботи приступати не гаючи часу – соціальні контакти (обговорення новин і подій) краще перенести

на післяобідній час.

Ранком займатися складними і важливими справами – це гарантія того, що наприкінці дня принаймні найважливіші справи будуть зроблені чи хоча б початі.

Основна частина робочого дня. Основний робочий час повинен бути організованим з урахуванням зміни психологічної готовності і зміни індивідуального графіка працездатності. Працювати варто антициклічно – важливі задачі виконувати в першій половині дня.

Доцільно переглянути раніше встановлені терміни, що іноді приймаються беззастережно, і по можливості пристосувати встановлені напередодні терміни до сьогоднішнього плану й інтересів. Треба всіляко уникати дій і рішень, що викликають багаторазові переноси термінів, – прагнення займатися все новими і новими справами і проблемами призводить до ламання складеного плану і всього розпорядку дня.

Рішуче відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми – відволікання на обставини, які здаються терміновими, призводить до забування на якийсь час запланованих важливих задач. Оцінювати виникаючі несподівані проблеми рекомендується за допомогою наступних критеріїв:

–які втрати прийнятні, якщо відкласти рішення виниклої проблеми чи взагалі її не вирішувати?

–чи необхідна особиста участь у рішенні виниклої проблеми чи задачі?

–чи можна передоручити рішення проблеми, і якщо так, то кому?

☺	Як тільки ви беретеся до якоїсь роботи,
	знаходиться інша, котру треба зробити ще раніше.
	А.Блох. Закон Мерфі

Уникати імпульсивних незапланованих дій. Якщо виникла ідея чи отримана цікава інформація – зробити потрібні позначки і продовжувати працювати за планом.

Вчасно робити паузи – дотримуватися розміреного темпу роботи (регулярні паузи через 50 хвилин роботи тривалістю 10 хвилин використовувати для розминки чи гімнастичних вправ).

Раціонально завершувати почате – відволікання від основної задачі вимагає додаткових витрат, тому що в будь-якому випадку доведеться потім частково повторювати раніше виконану роботу. Доцільніше доводити почату справу до кінця чи переривати її на якомусь закінченому етапі. Невеликі однорідні задачі доцільно виконувати серіями, поєднуючи їх у блоки.

Використовувати часові проміжки – незаплановані відрізки часу, що йдуть на очікування, найпростіше використовувати для підготовчої, планової чи рутинної роботи. При цьому треба постійно задаватися питанням: як я можу використовувати ці хвилини з максимальною користю?

Обов’язково треба викроювати вільну чи “закриту” годину для виконання найважливіших задач – час,

протягом якого ніхто не буде заважати.

Постійно контролювати час і плани – відслідковувати час і багаторазово перевіряти ще раз плани з точки зору виконаних задач і встановлення нових пріоритетів.

Добре прожите сьогодні наближає бажане завтра.

Санскритська приказка

Завершення робочого дня. Закінчити заплановані на день справи: усі початі невеликі задачі завершити протягом дня (кореспонденція, записи, позначки).

Ретельно проконтролювати результати і здійснити самоконтроль (за допомогою правил, викладених у гл. 12.6.2): порівняти заплановане і реально виконане з урахуванням цілей і відхилень. Поставити собі запитання:

–що корисного і для кого я зробив сьогодні?

–у якому вигляді чи в якій формі це проявилося?

–чому новому, важливому і корисному навчився сьогодні?

–які уроки я здобув?

Скласти план наступного дня: перевірка переліку задач, встановлення цілей, пріоритетів і часових витрат. Кожен день повинен мати свою кульмінацію – важливо усвідомлювати, яку якість і цінність для життя

має кожен день. Потрібно кожен день по можливості робити вдалим днем.

12.5.2. ПРИРОДНИЙ ДЕННИЙ РИТМ ПРАЦЕЗДАТНОСТІ

Пік працездатності припадає на першу половину дня.

Протягом дня рівень працездатності кожної людини періодично підвищується і знижується. Ці зміни називаються природним денним ритмом. Помічено, що в кожної людини свої індивідуальні періоди зниження

Глава 12. .ПоняттяСамоменеджментуправління і менеджменту		299

і підвищення працездатності. Умовно людей поділяють на “жайворонків” і “сов”. “Жайворонки” випробують приплив фізичних і творчих сил вранці, але швидко стомлюються в другій половині дня, і для них бажане раннє закінчення робочого дня. “Сови” досягають піку працездатності ближче до середини дня і продуктивно працюють ввечері і навіть уночі. При цьому не можна стверджувати, що “жайворонки” працюють краще “сов” чи навпаки, просто вони працюють по-різному. Середньостатистичні коливання працездатності (СКП) людини протягом доби описуються за допомогою графіка (рис. 12.2). Вісь “100%” на графіку визначає середнє значення денної фізіологічної працездатності: площі заштрихованих зон (обмежені кривою над віссю і під нею) рівні. На графіку видно, що слідом за фазами високої активності (піки о 10 і 20 годині) настають спади, під час яких організм не повинен занадто навантажуватися.

	+50%
Працездатність	100%
	–50%
	6	8	10	12	14	16	18	20	22	24	2	4	6
						Час доби

Рис. 12.2. Зміна працездатності людини протягом доби

Графік СКП отриманий на підставі результатів сотень тисяч вимірів у всіх промислово розвинутих країнах. Абсолютні значення піків і спадів продуктивності індивідуально розрізняються, але для всіх людей одна-

кові відносні ритмічні коливання рівня працездатності протягом доби. Численні спостереження показують,

що у всіх людей пік працездатності приходиться на першу половину дня, саме тому задачі “А” варто виконувати на початку дня, а для задач “Б” відводити час після обіду.

Не слід намагатися працювати всупереч своєму природному денному ритму, краще використовувати ці закономірності в денному розпорядку. Спостереження показали, що при порушенні денного ритму з’являється брак, помилки в роботі, нещасні випадки (за статистикою найбільше число нещасних випадків у нічний час відбувається в період з 2 до 4 години). На підприємствах із цілодобовим режимом роботи технологічний процес (наприклад, швидкість руху конвеєра вдень вище, ніж уночі) пристосовується до графіка СКП.

12.5.3. ВЧЕННЯ ПРО БІОРИТМИ І ЙОГО ПРАКТИЧНЕ ВИКОРИСТАННЯ

Теорія біоритмів не має нічого спільного

застрологією, складанням гороскопів і пророкуваннями.

Воснові теорії біоритмів лежить об’єктивний факт – в організмі людини постійно протікає процес будівництва і руйнування кліток, що істотно впливає на її фізичний стан, психічну й інтелектуальну сферу. Відповідно до цієї теорії кожна людина з народження знаходиться під впливом трьох різних, постійно мінливих потоків енергії. Віддача енергії означає підйом, активність, а поглинання енергії – спад, відпочинок. Іншими словами, будь-який біоритм – це деякий цикл спадів і підйомів фізичної, психічної чи інтелектуальної функції. Є дні максимального розслаблення (спад) і дні максимальної мобілізації (підйом).

Вчення про біоритми виходить з того, що фізичні, психічні й інтелектуальні кондиції кожної людини під-

владні циклічним коливанням, що піддаються попередньому розрахунку.

	300		Шатун В.Т. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Працездатність людини змінюється з визначеною регулярністю: фази активності чергуються з фазами розслаблення, і людині доцільно будувати свою діяльність згідно з показаннями своїх “внутрішніх годинників”.

Важливо відзначити, що теорія біоритмів не має нічого спільного з астрологією, складанням гороскопів і пророкуваннями. Мета вчення про біоритми полягає в тому, щоб виявити біологічні закономірності від піку до занепаду життєвих сил людини і уможливити планування активності людської діяльності в так звані “слабкі” і “сильні” дні.

Розрізняють три окремих, не залежних один від одного, ритми: фізичний, психічний (емоційний) та інтелектуальний. Деякі фахівці розглядають ще один, інтуїтивний, ритм.

Фізичний ритм – зміни фізичної сили і сили волі з періодом 23 дні, перепад кожні 11,5 днів.

Психічний (емоційний) ритм обумовлює зміни творчих сил, почуттів і настроїв з періодом 28 днів, перепад кожні 14 днів.

Інтелектуальний ритм впливає на розумові здібності, здатність концентруватися (період 33 дні, перепад кожні 16,5 днів).

Інтуїтивний ритм впливає на почуття прекрасного, творче натхнення, сприйняття неусвідомлених імпульсів (період 38 днів, перепад кожні 19 днів).

Різна періодичність циклів приводить до того, що в кожної людини спостерігаються постійно мінливі комбінації характеристик фізичного, психологічного й інтелектуального стану організму. Ці характеристики (біоритмограми) графічно зображуються у вигляді синусоїд (рис. 12.3), що показують фази нагромадження енергії (+) і її витрати (–). Хоча слід зазначити, що можливі короткочасні зрушення ритмів, обумовлені якиминебудь екстраординарними подіями (шок, операція), але через деякий час ритми відновлюються.

Найважливішими моментами є дні перепадів – критичні дні, коли відбуваються зміни фаз (перехід біорит-

мограми через нуль), тому що в цей час можуть відбутися спонтанні порушення нормальних фізичних функцій, працездатності, контролю над волею і розумом.

Тривалість критичних днів 24 години, а їхній початок залежить від години народження людини. Важливо знати, що далеко не кожен період зміни фаз приводить до критичної події (нещасний випадок, аварія, помилка, конфлікт, внутрішня дисгармонія), але саме в такі дні треба бути особливо уважним і обережним. Саме в ті дні, коли організм перебудовується з фази активності на фазу спокою і навпаки, РЕКОМЕНДУЄТЬСЯ не пере-

напружуватися, берегти сили, уникати додаткових навантажень (операції, щеплення, душевні переживання, вживання алкоголю).

Наслідки і сфери впливу фізичного, психічного й інтелектуального біоритмів у різних фазах показані в табл. 12.3.

Березень	Березень	Березень Квітень	Квітень	Квітень
			фізичний біоритм
			психологічний біоритм
			интелектуальный
	+		біоритм
	–
	Рис. 12.3. Біоритмограми, отримані за допомогою програми “Біоритми, 4.01”
		(сайт програми: http://www.bіorіtm1.narod.ru/)