8.4. Організація аналітичного і синтетичного обліку

Бухгалтерський облік у банках поділяється на синтетичний та аналітичний.

Синтетичний облік охоплює узагальнені показники банківської діяльності у грошовому виразі, а аналітичний облік деталізує та пояснює ці показники. У синтетичному обліку всі операції відображаються тільки у грошовій одиниці України. Аналітичний облік ведеться у подвійній оцінці: в іноземній валюті за номіналом і в гривневому еквіваленті за курсом НБУ.

Аналітичний облік у банках ведеться за особовими рахунками (у картках, книгах, журналах автоматизовано або вручну), які відкриваються за кожним видом коштів і цінностей із визначенням їх призначення і власника.

Порядок відкриття банками рахунків своїм клієнтам установлюється Інструкцією НБУ «Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті».

Усі рахунки, що відкриваються клієнтам банків, реєструються в Книзі реєстрації відкритих рахунків.

Для відкриття рахунку у бухгалтерію (головному бухгалтеру, його заступнику) дається розпорядження керівника банку про від­криття рахунку разом з усіма необхідними документами. У роз­порядженні мають бути вказані власник рахунку, номер і дата договору на обслуговування, порядок і періодичність видачі виписок з рахунку. Розпорядження після відкриття рахунку з відповід­ною відміткою бухгалтерії передається в юридичну службу для поміщення в юридичну справу клієнта.

Необхідна кількість примірників карток зразків підписів і печатки для використання в роботі виготовляється ксерокопіюванням. Ксерокопії завіряє своїм підписом головний бухгалтер банку або його заступник.

Після відкриття рахунку завізовані головним бухгалтером або його заступником (іншою особою, якій надано це право) картки зразків підписів та відбитка печатки із зазначенням на них порядку та періодичності видачі виписок рахунку (розпорядникам рахунку за дорученням, яке зберігається разом з карткою зі зразками підписів, поштою, через спеціальні абонентські скриньки, щоденно, раз в 3, 5, 10 і т. д. разів) передаються відповідним працівникам банку.

Особові рахунки за внутрішньобанківськими операціями (облік майна, розрахунків, капіталу, доходів, витрат, результатів господарської діяльності) також реєструються в Книзі реєстрації відкритих рахунків на спеціально відведених для цього сторінках. З письмового дозволу керівника можливе ведення окремих Книг за внутрішньобанківськими та клієнтськими рахунками.

Аркуші книги нумеруються, книга прошнуровується та брошурується у такий спосіб, щоб запобігти можливості вилучення чи заміни аркуша. На останньому аркуші робиться запис про дату відкриття книги та кількість пронумерованих сторінок. Запис завіряється підписами керівника, головного бухгалтера банку та відбитком печатки.

Книгу реєстрації рахунків можна вести автоматизовано. У цьо­му разі щомісяця, на 1-ше число інформація роздруковується на паперовому носії, брошурується та зберігається у встановленому порядку.

Номери рахунків аналітичного обліку кожний банк установлює самостійно згідно з «Порядком ведення аналітичного обліку установами банків України».

При закритті рахунку в Книзі проставляється дата і вказуються причини закриття. Номери закритих рахунків можуть присвоюватись новим клієнтам через два роки після дати їх закриття.

Книга зберігається у головного бухгалтера банку або його заступника у вогнетривкому сейфі. Один раз на квартал роздруковується відомість відкритих рахунків і звіряється з Книгою реєстрації рахунків, про що у Книзі робиться відповідна відмітка.

Внесення змін у Книгу може здійснюватись тільки з дозволу головного бухгалтера або його заступника.

Особові рахунки клієнтів друкуються за встановленими стандартами у двох примірниках. Записи в цих рахунках здійснюються на підставі належним чином оформлених розрахунково-грошо­вих документів. Загальними реквізитами особових рахунків і ви­писок з них є:

• номер особового рахунку;

• дати здійснення останньої та поточної операцій;

• номер документа;

• номер рахунку-кореспондента;

• номер банку-кореспондента;

• код виду операції;

• код валюти;

• сума операції;

• сума оборотів за дебетом і кредитом;

• сума вступного залишку;

• сума вихідного залишку;

• реквізити банку, який веде рахунок.

Особові рахунки клієнтів друкуються в двох примірниках. Другий примірник є випискою із особового рахунку і призначений для видачі клієнту. За сумами, проведеними за кредитом, до виписок із особових рахунків в обов’язковому порядку повинні додаватися документи (їх копії), на підставі яких зроблені записи за рахунком.

На документах, що додаються до виписок, проставляється штамп банку, а також календарний штамп дати проведення документа за особовим рахунком, якщо ця дата не збігається з датою виписки документа або штамп банку, який поєднує всі названі вище реквізити. Штамп проставляється тільки на основно­му додатку до виписки. На додаткових документах, що поясню­ють і розшифровують зміст і загальну суму операцій, позначених в основному додатку, штамп не ставиться.

Не завіряються відбитком зазначеного штампу другі примірники сплачених розрахункових документів, що додаються до виписок із рахунків клієнтів, які вже завірені штампом або печаткою банку на ранній стадії їх обробки, а також документи за прибутковими касовими операціями.

Особові рахунки, виписки з яких клієнтам не видаються, друкуються в одному примірнику, в тому числі і за позабалансовими рахунками.

Якщо власник рахунку виявив неправильно занесені в дебет чи кредит суми, він письмово повідомляє про це установу банку протягом п’яти днів після отримання виписки. Якщо у встановлений термін таке повідомлення не надійшло, здійснені операції і залишок коштів на рахунку вважаються підтвердженими.

Письмові й усні довідки за рахунками видаються лише у випадках, передбачених Законом України «Про банки і банківську діяльність» та нормативними актами Національного банку України.

Забороняється видача клієнтам завірених штампом або печаткою банку других примірників сплачених розрахункових документів (крім гарантованих банком) без виписок з особових рахунків.

У разі втрати клієнтом виписки з особового рахунку, її дублікат може видаватись клієнту тільки з письмового дозволу керівника банку чи його заступника за заявою клієнта, в якій він зобов’язаний вказати причину втрати виписки.

Після видачі виписок клієнтам особові рахунки розміщуються в архівній картотеці в порядку зростання їхніх номерів. По закінченні місяця вони брошуруються за відповідальними виконавцями в пачки за балансовими і позабалансовими рахунками і розміщуються в поточному архіві не пізніше 20-го числа наступного місяця.

Станом на 1 січня банк видає клієнтам виписки за всіма діючими рахунками.

Аналітичний облік операцій в іноземній валюті ведеться в подвійній оцінці: в іноземній валюті за її номіналом і в гривневому еквіваленті за курсом Національного банку України.

Аналітичний облік матеріальних цінностей ведеться в кількісно-сумарній оцінці.

Основними регістрами синтетичного обліку в банках є:

• оборотно-сальдовий баланс (щоденний баланс оборотів і залишків за балансовими і позабалансовими рахунками);

• касові журнали;

• оборотні й перевірні відомості.

У щоденному оборотно-сальдовому балансі відображаються обороти за дебетом і кредитом за день, вихідні залишки за активом і пасивом за кожним балансовим рахунком четвертого порядку з проміжним підсумком за балансовими рахунками тре­тього та другого порядків (аналогічно і за позабалансовими ра­хунками).

Щоденний баланс підписується керівником і головним бухгал­тером. Перед підписанням балансу головний бухгалтер (або за його дорученням інший працівник банку) повинен звірити: рівність дебетових і кредитових оборотів і залишків за активом і пасивом; відповідність залишків на початок робочого дня залишкам на кінець попереднього робочого дня.

Про проведене звіряння у балансі робиться відповідний запис, ставиться підпис працівника, що проводив звіряння, після чого баланс підписується керівниками банку.

Наявність щоденного балансу є обов’язковою умовою початку нового операційного дня.

Касовий журнал складається на підставі документів з надхо- джень і видатків каси та включає записи операцій, в яких вка­зуються номери особових рахунків клієнтів, номер документа, символ звітності, часткові суми операцій та підсумки за жур­налом.

Оборотна відомість складається на 1-ше число кожного місяця і включає в себе вступні залишки на початок періоду, обороти за відповідний період і вихідні залишки на кінець періоду. Обо­ротна відомість за балансовими та позабалансовими рахунками складається за рахунками четвертого порядку з проміжними підсумками за рахунками третього і другого порядку. Оборотна відомість необхідна для накопичення дебетових і кредитових оборотів за певний період. Відомість перевіряється і підпи­сується керівником і головним бухгалтером або іншими упов­новаженими особами.

Банки зобов’язані наприкінці місяця здійснювати контроль відповідності даних аналітичного і синтетичного обліку.

Перевірка записів за особовими рахунками здійснюється відповідальними виконавцями, яким доручене ведення цих рахунків. При цьому перевіряється, чи всі записи за особовими рахунками відповідають розрахунково-грошовим документам.

Усі первинні документи за поточний день підлягають підрахунку з отриманням підсумків за кількістю документів та за сумами за рахунками, які звіряються, з даними щоденного балансу оборотів і залишків.

При веденні аналітичного обліку в картках, книгах, журналах перевірка відповідності даних аналітичного і синтетичного обліку проводиться на перше число кожного місяця. Для цього використовується відомість залишків:

• за сумами документів, які містяться в картотеках;

• за відкритими сумами книг і журналів (сумах, за якими немає відмітки про списання).

Підсумок відомості звіряється із залишком за відповідним особовим рахунком у перевірній відомості. Результати перевірки головний бухгалтер завіряє підписом у перевірній відомості і відомості залишків.

Дані перевірної відомості звіряються з даними балансу.