Книга обліку розподілу і перерозподілу рахунків між обліково-операційними працівниками банку

Дата	№№ балансових та позабалансових рахунків			Підпис головного бухгалтера
	Прийнято (від кого)	Передано (кому)	Залишається
1	2	3	4	5

Дата	Прізвище та ініціали працівників, які приймають та здають матеріали	Перелік переданих матеріалів та відбитки переданих штампів	Підписи працівників
			Хто приймає	Хто здає	Головний бухгалтер
1	2	3	4	5	6

Закріплення балансових і позабалансових рахунків за структурними частинами бухгалтерського підрозділу та окремими виконавцями і наступний їх перерозподіл проводяться головним бухгалтером (його заступником) і оформляються записом у спеціальній Книзі обліку розподілу й перерозподілу рахунків між обліково-операційними працівниками банку.

Ведення книги може бути автоматизованим. У цьому разі щомісяця, на 1-ше число інформація роздруковується на паперовому носії, брошурується та зберігається у встановленому порядку.

При веденні Книги з використанням машинних (електронних) носіїв інформації необхідно забезпечити збереження інформації та її захист від несанкціонованого доступу.

Книга має бути зброшурована та пронумерована у такий спосіб, щоб виключити можливість додавання (вилучення) сторінок. На останній сторінці книги вказується кількість сторінок прописом, що завіряється підписами керівника банку (його заступника), головного бухгалтера та скріплюється печаткою банку. Записи у цій книзі здійснюються до повного її використання. У пер­шій частині Книги на сторінках, відведених для кожного відповідального виконавця, записуються всі закріплені за ним рахунки, робиться відбиток іменного штампу, у тексті якого міститься назва установи банку, умовний номер за МФО, особистий номер відповідального виконавця.

Записи завіряються підписом головного бухгалтера (його заступника).

У разі перерозподілу обов’язків між відповідальними виконавцями, а також при їх заміні на окремих сторінках другої частини книги робляться записи про передання штампів, особових рахунків, зразків підписів клієнтів та інших документів та матеріалів, які необхідні для поточної роботи. При цьому обов’язково вказуються номери балансових рахунків, які передаються, а також робляться відбитки переданих штампів банку.

Під час передання справ від одного відповідального виконавця іншому у спеціально відведених колонках у книзі напроти записів та відбитків штампів свої підписи ставлять ці працівники та головний бухгалтер (його заступник).

У разі непередбаченої відсутності працівника, справи якого прийняті іншою особою, у книзі замість розписки робиться відповідна відмітка.

При виявленні тих чи інших відхилень від норми у стані тих справ, які передаються, про це докладно вказується у записі прийняття-передання.

У кожній установі банку мають бути розроблені і затверджені посадові інструкції, копії яких передаються для роботи відповідальним працівникам. Перші екземпляри посадових інструкцій зберігаються у головного бухгалтера.

3 відповідальними виконавцями щороку проводиться інструктаж щодо банківської безпеки, захисту та збереження інформації.