7.5. Проведення інвентаризації
Банки здійснюють інвентаризацію з метою встановлення і приведення у відповідність даних бухгалтерського обліку з фактичною наявністю активів. Обов’язково проводиться інвентаризація основних засобів, нематеріальних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, матеріальних цінностей на складі банку перед складанням річного звіту, як правило, у листопаді-грудні.
Інвентаризація матеріальних цінностей, які належать банку, проводиться також у разі: зміни матеріально відповідальних осіб (на дату приймання-передавання справ); установлення фактів крадіжок або зловживань, пошкодження цінностей; пожежі або стихійного лиха; реорганізації чи ліквідації банку.
Для проведення інвентаризації створюється інвентаризаційна комісія, персональний склад якої затверджується наказом керівника банку. У разі неповного складу інвентаризаційної комісії та відсутності матеріально-відповідальних осіб інвентаризація не проводиться до вирішення питання про заміну відсутнього члена комісії. Зміна складу інвентаризаційної комісії оформляється наказом керівника.
Члени інвентаризаційної комісії несуть відповідальність згідно з чинним законодавством за достовірність даних, внесених до опису проінвентаризованих об’єктів. Дані про залишки цінностей вносяться до опису за умови перевірки їх фактичної наявності. При інвентаризації нематеріальних активів їх наявність установлюється за документами, що були підставою для оприбуткування, а також за документами, якими підтверджуються майнові права. Програмне забезпечення перевіряється за наявністю відповідних носіїв (дискет, ZIР-дисків, вінчестерів та ін.), пояснень та інструкції щодо їх застосування. За усіма нематеріальними активами інвентаризаційною комісією установлюється наявність розпорядження по банку про затвердження строків використання нематеріальних активів.
Під час інвентаризації цінностей установлюється також правильність зарахування до відповідної групи активів банку. При встановленні недоліків комісія розслідує обставини і причини їх виникнення, відображає ці відомості у протоколі та надає пропозиції про внесення змін до облікових даних.
Цінності, що перебувають у лізингу, у ремонті тощо, вносяться до інвентаризаційного опису на підставі актів, накладних, квитанцій та інших документів, які засвідчують приймання вказаних цінностей ремонтними та іншими підприємствами.
На цінності, не придатні для використання, інвентаризаційна комісія складає окремі описи, які є підставою для складання актів на списання.
Цінності, що надходять під час інвентаризації, приймаються матеріально відповідальною особою у присутності членів комісії та вносяться до окремого інвентаризаційного опису.
Результати інвентаризації відображаються у протоколі засідання комісії. Протокол подається на розгляд і затвердження у п’ятиденний термін Голові Правління банку. Результати інвентаризації відображаються в обліку і звітності того місяця, в якому закінчена інвентаризація.
Під час проведення інвентаризації різниці між облікованими та дійсними активами та пасивами підлягають обліку лише у двох випадках:
1) Коли фактична кількість є нижчою, ніж облікована, і різниця між сумами не може бути підтверджена бухгалтерськими документами чи іншим дозволеним законом чином. Такі різниці відшкодовуються згідно з Цивільним кодексом як заподіяна шкода.
2) Коли фактична кількість є вищою, ніж облікована, та різниця між цими сумами не може бути підтверджена бухгалтерськими документами або іншим дозволеним законом чином. Такі різниці вважаються надлишком і оприбутковуються за балансом.
Цінності, що виявлені як надлишок, належать оприбуткуванню, їх оцінка проводиться згідно з ринковою вартістю з урахуванням фізичного та морального зносу з оформленням акта оцінки.
За рішенням керівництва банку, яке оформлене наказом, можливе проведення раптових інвентаризацій окремих видів активів, з метою посилення контролю за їх наявністю та станом.
Раптові інвентаризації проводяться в загальновстановленому, звичайному порядку, з обов’язковим складанням інвентаризаційних описів та відображенням їх результатів у фінансовому обліку банку.
