8.2. Організація робочого дня та документообігу

Організація робочого дня встановлюється у такий спосіб, щоб забезпечити правильне та своєчасне оформлення розрахунково-грошових документів, що надходять, виконання операцій та відображення їх у бухгалтерському обліку за балансовими та позабалансовими рахунками, забезпечити складання щоденного балансу та інших звітних форм.

Операційний день банку складається з операційного часу на роботу з клієнтами і часу на завершення обробки інформації.

Початок і завершення робочого й операційного дня встановлюється розпорядженням керівника установи банку з урахуванням режиму роботи розрахункових палат та системи електронних платежів.

Організація обліково-операційної роботи має відповідати таким вимогам:

• усі операції з документами, що надійшли в операційний час (у тому числі і з філій), відображаються в бухгалтерському обліку в той самий день. На документах, що надійшли після операційного часу, крім дати отримання, проставляється штамп «вечірня» на всіх примірниках. Такі документи, як правило, прово­дяться за рахунками клієнтів наступним днем із залишків коштів на початок дня. Порядок приймання документів у позаопераційний час передбачається у договорах на обслуговування клієнтів;

• приймання і контроль документів, обслуговування клієнтів, занесення інформації в операційний день банку, а також перевірка вихідних форм, формування архівних папок документів здійснюються протягом операційного дня безпосередньо відповідальними виконавцями;

• клієнт, виходячи зі своїх технічних можливостей, може подавати до банку розрахункові документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних розрахункових документів (електрон­них повідомлень). Спосіб подання клієнтом документів до банку передбачається договором розрахунково-касового обслуговування. Розрахунки у системі електронних платежів, принципи організації безготівкових розрахунків, їх форми, стандарти документів і документообігу, що впроваджені в господарський оборот України, здійснюються згідно з інструкцією № 7 «Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України». Розрахункові документи на паперових носіях та електронні розрахункові документи рівноправні між собою;

• приймання розрахунково-платіжних документів від клієнтів, розрахункові та касові операції за рахунками юридичних та фізичних осіб здійснюються безпосередньо відповідальним виконавцем. У позаопераційний час документи можуть здаватись у банк відпо­відальному виконавцю або через спеціальні пристрої (ящики), звід­ки документи вибираються не рідше, ніж один раз на годину;

• якщо документи з будь-якої причини не можуть бути при- йняті до виконання, вони повертаються клієнту відразу, а на прийнятих через спеціальні пристрої на зворотному боці документа робиться напис про причину, з якої документи не можуть бути прийняті, і зазначені документи повертаються клієнту разом з виписками та проведеннями;

• оплата всіх розрахунково-грошових документів з поточних рахунків клієнтів проводиться в межах наявних коштів на цих рахунках або в межах суми овердрафту, яка обумовлюється в письмовій формі заздалегідь з кожним клієнтом із дотриманням черговості платежів, згідно з черговістю, установленою чинним законодавством;

• документи, підготовлені для передання по СЕП, формуються у порядку їх надходження. Попередній контроль загальної суми у пачці розрахунково-грошових документів покладається на відпові­дального виконавця. Наступний контроль цієї суми здійснює відпові­дальний виконавець, який відповідає за проведення документів;

• передання інформації з документів по СЕП здійснюється згідно з «Положенням про міжбанківські розрахунки в Україні».

Операційний день у банку закінчується видачею всіх вихідних форм і їх перевіркою відповідальними виконавцями до початку нового операційного дня.

Розрахунково-грошові документи, які належить відправити іншим банкам без застосування системи електронного зв’язку, відправляються поштою або доставляються спеціальними підприємствами зв’язку згідно з «Правилами приймання, оброблення та доставки кореспонденції банківських установ спецзв’язком України», при цьому зазначені документи здаються підприєм- ствам зв’язку не пізніше наступного робочого дня.

Комерційні банки самостійно встановлюють порядок обслуговування своїх клієнтів з урахуванням регламенту функціонування мережі розрахункових палат України та її взаємодії з банками — учасниками системи електронних платежів.

Режим роботи та графік документообігу в банках затверджується керівником банку.

Безбалансові відділення працюють за режимом, що визначається головним банком для кожного відділення окремо (наказом, службовим розпорядженням тощо). При цьому повинні дотримуватися вимоги щодо організації робочого дня, документообігу і зберігання інформації та документів, передбачені нормативними актами Національного банку України.

Режим функціонування кореспондентських рахунків, відкритих в установах Національного банку та інших банках, викладений в Положенні про міжбанківські розрахунки в Україні.