8.5. Виправлення помилкових записів в обліку

У текстах та цифрових даних бухгалтерських документів та звітності виправлення помилкових записів шляхом підчисток і поправок сум не допускається.

Помилки повинні виправлятися негайно після їх виявлення зво­ротними записами за рахунками, за якими зроблені неправильні записи (методом зворотного сторно), на підставі виправних ордерів.

У первинних документах, звітах, що виготовлені ручним способом, виявлені помилки виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст чи цифри закреслюються однією лінією так, щоб можна було прочитати написане, а над закресленим пишеться правильний текст чи цифри.

Виправлення помилок має супроводжуватися написом «Виправлено» і завірятися підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення.

Виправні ордери складаються і роздруковуються в трьох примірниках, із яких перший примірник служить ордером, другий — є повідомленням для клієнтів, а третій примірник залишається в ордерній книжці для внутрішнього контролю. Ця книжка повин­на зберігатися у головного бухгалтера чи його заступника. Ордери нумеруються окремими від інших документів порядковими номерами. У тексті виправного ордера вказується, коли і за яким документом було зроблено неправильний запис, а якщо він ви- кликаний заявою клієнта, то робиться посилання на цю заяву. При цьому на звороті третього примірника ордера вказується, ким і чому допущена помилка, зазначається посада і прізвище виконавця, а також особи, яка проконтролювала виправлення помилки.

Заяви, що стали підставою для складання виправних ордерів, повинні зберігатися в документах при ордерах. В особовому рахунку проти помилкового запису, сума якого була згодом сторнована, робиться помітка «Сторновано», вказується дата виправного запису і номер виправного ордера. Цей запис завіряється підписом головного бухгалтера чи його заступника (начальника відділу), який підписав виправний ордер, та підписом відповідаль­ного виконавця.

Документи, що надходять за міжбанківськими розрахунками з регіональної розрахункової палати, зараховуються на рахунки одержувача за номером рахунку. Відповідність номера рахунку його назві перевіряє операційний працівник.

Якщо при помилковому зарахуванні коштів винним є клієнт, то справа має вирішуватись клієнтом самостійно з фактичним одержувачем коштів у претензійно-позовному порядку. Якщо вин­ним у помилковому списанні (зарахуванні) коштів є банк, то після виявлення помилки він повинен негайно повідомити фактичного одержувача коштів про необхідність їх повернення й одночасно за рахунок власних коштів має повернути помилково списані з рахунку клієнта кошти або перерахувати їх належному одержувачу. Повернення помилково зарахованих коштів здійснюється позачергово.

У випадку, коли необхідно перенести облік будь-яких операцій із одного рахунку на інший рахунок або в інший банк, бухгал­терськими проведеннями перераховується тільки залишок за рахунком.

У разі закриття рахунку, а також при зміні найменування суб’єкта господарювання або номера рахунку власник рахунку зобов’я­заний повернути банку чекові книжки з невикористаними чеками і корінцями разом із заявою, в якій зазначаються номери невико­ристаних чеків. Крім того, якщо рахунок закривається, то клієнт зобов’язаний підтвердити залишок рахунку на день закриття. Повер­таються і розрахункові чеки після звірки невикористаного залишку.