8.7. Зберігання документів

Банки повинні забезпечити сувору схоронність бухгалтерських документів.

Відповідальність за правильну організацію та додержання вста­новленого порядку зберігання бухгалтерських документів покла­дається на керівників та головних бухгалтерів банку. Керівник та головний бухгалтер повинні проводити інструктаж співробітників банку та охорони; розподілити та закріпити за співробітниками визначені місця для зберігання документів у шафах та інших схови­щах, установити порядок та черговість виносу в безпечні місця.

Бухгалтерські документи зберігаються підшитими в порядку зростання номерів дебетових балансових рахунків. Підбір документів здійснюється працівником, на якого покладено формування документів.

Дозволяється формування меморіальних документів пачками, сформованими для передання електронною поштою.

На лицьовому боці обгортки сформованої папки меморіальних документів розміщується такий текст:

«Найменування установи банку

Бухгалтерські документи за «...» 200 р.

Меморіальних документів на суму гривень ... коп.

З них міститься в окремих папках:

за вкладними операціями на суму (цифрами) гривень ... коп.

за позичками індивідуальних позичальників

за операціями з дорогоцінними металами

за операціями з цінними паперами

за операціями в іноземній валюті

за внутрішньобанківськими операціями

Позабалансових документів за дебетом на суму гривень ... коп.

Сформував та підрахував (підпис)

З даними бухгалтерського обліку звірив (підпис)

Строк зберігання.................... Архівний індекс

В окремі папки розміщуються касові документи, документи за внутрішньобанківськими операціями, за вкладними операціями, за позичками індивідуальним позичальникам, за операціями з дорогоцінними металами, інвалютою та ін., якщо ці документи мають різний строк зберігання.

Усі документи, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов’язковому погашенню (ставиться штамп «Погашено» або робиться аналогічний напис).

Документи за попередній день мають бути сформовані не пізніше наступного дня. До ранку наступного дня несформовані документи обов’язково повинні зберігатися у вогнетривкій шафі.

Документи формуються щоденно, кількість та загальна сума документів завіряється на обкладинці підписами виконавця (контролера) та головного бухгалтера або особи, уповноваженої керів­ництвом банку, а за касовими документами також підписом завідувача каси.

На розсуд головного бухгалтера касові документи з тривалим строком зберігання можуть формуватись окремо від меморіальних. Дозволяється також формувати ці документи один раз в декаду або місяць за умови, якщо до зшиву вони зберігаються в сховищі або вогнетривкій шафі.

Загальні папки меморіальних та касових документів повинні містити довідки за підписом контролюючого працівника про суми документів за дебетом кожного балансового і позабалансового рахунків, які зберігаються в окремих папках. Касові журнали зберігаються разом з меморіальними документами.

Обов’язковому зберіганню підлягають:

У сховищі або у вогнетривких шафах:

• оформлені належним чином копія річного звіту за минулий рік та баланс за останній минулий місяць з усіма до нього додатками;

• зведення оборотів та залишків та щоденні баланси за поточ­ний місяць;

• перевірні відомості на 1-ше число поточного місяця;

• діючі особові рахунки за вкладами громадян;

• касові документи за останні 12 місяців;

• меморіальні документи за поточний місяць;

• журнали за рахунками обліку будівель та споруд, господарського інвентаря, МШП.

У металевих шафах, сейфах та ящиках у приміщенні, яке охороняється:

• картотеки існуючих особових рахунків (за винятком особових рахунків за вкладами);

• операційні журнали, книги;

• картки зі зразками підписів та відбитком печатки;

• картки обліку основних засобів;

• розрахункові документи;

• строкові зобов’язання за позиками та ін.

Усі документи за емісійними операціями, на підставі яких були зроблені відповідні записи в бухгалтерському обліку, зберігаються в хронологічному порядку в окремих папках.

Заяви клієнтів про відкриття їм рахунків з усіма необхідними документами на відкриття повинні зберігатися в окремій справі за кожним клієнтом. У цій же справі зберігається листування про зміну прав на підписи та на розпорядження рахунками, у тому числі один примірник анульованих зразків підписів та печатки, розпорядження про відкриття розрахункових субрахунків. Кожній такій справі присвоюється такий самий номер, який присвоєний поточному рахунку клієнта або реєстраційному номеру клієн­та. Сформовані юридичні справи зберігаються у юридичній служ­бі. Інший порядок і місце зберігання юридичної справи може встановлюватись внутрішнім регламентом банку.

Порядок зберігання документів постійного користування (кре­дитні справи, договори, контракти, строкові зобов’язання тощо) визначається керівником банку і головним бухгалтером, маючи на увазі забезпечення їх схоронності.

Усі матеріали бухгалтерського обліку до здавання їх в архів банку повинні зберігатися в поточному архіві під наглядом спеціального працівника, на якого покладено відповідальність за схоронність документів. Поточний архів має бути обладнаний металевими шафами. Довідки за документами, які зберігаються в поточному архіві, наводяться в присутності працівника, відповідального за цей архів.

Видача меморіальних документів зі сховища та поточного архіву проводиться за письмовим дозволом головного бухгалтера. До закінчення робочого дня документи повинні обов’язково бути повернені.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгал­терських звітів і балансів банку може бути здійснено тільки за постановою правоохоронних чи виконавчих органів, державної контрольно-ревізійної та податкової служби згідно з чинним законодавством України. Вилучення здійснюється тільки з дозволу керівника банку за письмовою вимогою судових та слідчих органів у зв’язку з карними справами.

Під час вилучення первинного документа складається в двох примірниках акт або протокол вилучення за підписами керівника банку чи його заступника, головного бухгалтера та представника установи, для якої вилучається документ. В акті або протоколі має бути точно вказано, на чию вимогу та за чиїм дозволом проводиться вилучення і який документ вилучається. Другий примір­ник акта чи протоколу видається вказаному представникові. На місце вилученого документа вкладається завірена головним бухгалтером копія документа, перший примірник акта чи протоколу та вимога на вилучення документа з підписом особи, яка отримала первинний документ. У разі вилучення кількох документів у справі залишаються їх копії, а до акта чи протоколу додається перелік вилучених документів. Якщо вилучені документи відправ­ляються поштою, акт складається без підпису представника установи, яка прислала вимогу, а до акта додається поштова квитанція про відправлення.

При поверненні зазначеними органами раніше вилучених документів, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою банку й разом із рішенням про повернення підшиваються до тих самих томів, з яких документи були вилучені та в яких містяться постанови про вилучення, реєстр та копії цих документів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових реєстрів і звітів керівник банку письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та причин їх пропажі або знищення. У разі необхідності для участі в роботі комісії запрошують представників правоохоронних органів, пожежного нагля­ду тощо.

Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджує керівник банку, копія якого надсилається вищестоящому банку та державній податковій адміністрації в 10-денний термін.

Працівники банку можуть надавати інформацію ревізуючим, слідчим, податковим органам та іншим заінтересованим організаціям тільки у випадках, передбачених чинним законодавством і з відома керуючого та головного бухгалтера.