8.6. Оформлення розрахунково-грошових документів

Усі операції банків відображаються в бухгалтерському обліку на підставі розрахунково-касових документів, які надходять у банки від підприємств та установ, від інших банків та складаються в банку. Сукупність документів, які використовуються банком для ведення бухгалтерського обліку та контролю, утворюють бан­ківську документацію. Касовими документами оформляються опе­рації з приймання та видачі готівки. Вони поділяються на при­буткові та видаткові. До прибуткових касових документів належать: об’ява на внесення готівки, прибутковий касовий ордер, повідомлення. До видаткових касових документів належать: чеки на отримання готівки та видатковий касовий ордер.

Меморіальні документи використовуються для безготівкових перерахувань за рахунками. До їх складу належать меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, чеки, акредитиви, векселі, електронні розрахункові документи, платіжні вимоги, інкасові доручення (розпорядження), розпорядження кредитного відділу.

Електронні розрахункові документи — це банківське пові­домлення визначеного формату, яке містить установлені реквізити та інформацію про перерахування коштів, набирає вигляду файлу при переданні електронною поштою. При здійсненні розрахунків клієнти можуть застосовувати систему «клієнт-банк», яка забезпечує перевірку наведених електронних підписів на кож­ному електронному розрахунковому документі клієнта та за платіжним файлом у цілому.

У банку отримувача документи на зарахування коштів на рахунок клієнта оформляються реєстром під назвою «Реєстр електронних розрахункових документів», який складається для кожного клієнта. Він замінює паперові документи, що підтверджують зарахування коштів на рахунок клієнта, та підшивається банком у документи дня як первинний документ.

Позабалансові документи складаються з прибуткових та ви­даткових позабалансових ордерів, позабалансових меморіаль­них ордерів.

За грошовим чеком готівка виплачується тій особі, яка вказується в чеку. Передоручення права на отримання готівки за чеком не допускається. Не допускається виплата готівки за іменним чеком на ім’я головного бухгалтера суб’єкта господарської діяльності або іншого робітника, який підписав чек другим підписом, за винятком чеків військових частин, військових організацій Збройних сил України, Служби безпеки України, Державного комітету у справі охорони державного кордону України та інших міністерств та відомств, що мають у своєму підпорядкуванні військові формування, селищних та сільських адміністрацій, які не обслуговуються централізованими бухгалтеріями, а також чеків за рахунками суб’єктів господарювання, у штаті яких немає іншої особи на отримання готівки. Це має бути підтверджено відповідним написом власника рахунку на картці зі зразками підписів та відбитком печатки (на наступному рядку після зразка другого підпису).

Власник рахунку (крім військових частин, військових організацій Збройних сил України, Служби безпеки України, Державного комітету у справі охорони державного кордону України та інших міністерств та відомств, що мають у своєму підпорядкуванні військові формування і не розшифровують цілей, на які готівка одержується) повинен вказувати в тексті розрахункових документів, а також на звороті грошових чеків призначення сум. Дані про призначення платежу на звороті грошових чеків завіряються підписами чекодавця.

Об’яви на внесення готівки в касу банку мають бути заповнені чорнилами темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили зберігання цих записів протягом установленого терміну зберігання документів. Чеки, як грошові, так і розрахункові, заповнюються від руки чорнилами або пастою кулькових ручок темного кольору. Назва власника рахунку, номер рахунку та назва банку в чеках та об’явах можуть заповнюватися штампами. Чеки та платіжні доручення приймаються банком протягом 10 днів з дня виписки, не враховуючи дня виписки. В об’явах на внесення готівки має бути вказана дата фактичного подання їх у банк. Порядок нумерації прибуткових та видаткових документів банку встановлюється головним бухгалтером банку. Кожний документ повинен мати підписи уповноважених осіб клієнта та відбиток його печатки. Підписи на всіх документах мають бути зроблені чорнилами або пастою кулькових ручок. Об’яви на внесення готівки підписуються тією особою, яка вносить готівку. Допускається виготовлення та заповнення об’яви на внесення готівки комп’ютерним способом виконавцем банку за підписом здавача за умовами, передбаченими договором на обслуговування клієнтів.

Банк відмовляє в прийманні чека або платіжного доручення та не несе відповідальності за цю відмову, якщо підписи та відбиток печатки на цьому документі не відповідають вимогам, викладеним в Інструкції НБУ «Про безготівкові розрахунки в національній валюті».

Банк не несе відповідальності за виплату грошей за загубленим або викраденим чеком, якщо ця виплата проведена до отримання банком звістки власника рахунку про втрату чека або чекової книжки.

Банк не несе відповідальності за правильність даних та арифметичних підрахунків у розрахункових документах клієнтів, а також за законність здійснення операцій.

Збиток, який виникне внаслідок сплати чека або платіжного доручення з підробленими підписами, підробленою печаткою або підробленим текстом, несе власник рахунку, якщо не буде доведена вина банку.

Операції банку, які здійснюються без участі документів клі­єнтів, оформляються банком меморіальним ордером згідно з вимогами до цього положення та чинних законодавчих і нор­мативних актів.

Кожен документ, на підставі якого здійснюються бухгалтерські записи, повинен мати номери рахунків за дебетом та кредитом, підсумкові суми слід повторити прописом.

На грошових чеках, видаткових касових та позабалансових ордерах, на підставі яких видаються гроші та інші цінності, відбираються розписки отримувачів. Крім того, на цих документах робиться помітка про пред’явлення паспорта або документа, який його замінює. Операційний працівник банку після перевірки правильності заповнення реквізитів цього документа повинен порівняти відповідність підпису в чеку або в видатковому ордері зі зразками підписів. Правильність відмітки про паспорт або інший документ, який засвідчує особу отримувача, завіряється підписом операційного працівника на чеку чи ордері.

Документи, у яких виправлені такі реквізити, як сума, назва клієнта та номер його рахунку, є недійсними та не підлягають прийманню банком до виконання. Винятки допускаються у разі виправлення номера рахунку за доходами банку при сплаті клієнтами відсотків за кредитами, комісійних та інших доходів.

Розрахунково-грошові документи, на підставі яких у банках здійснюється приймання та видача готівки, інших цінностей та перерахування коштів з одних рахунків на інші, повинні мати дату проведення та підписи посадових осіб банку, які оформили та перевірили документ, а документи, за якими не потрібно додаткового контролю — один підпис відповідного виконавця.

Підписами працівників банку оформляються примірники документів, які залишаються в банку та на підставі яких здійснені операції і примірники, які видаються клієнтам як додатки до виписок з рахунків.