- •Информатика
- •Часть 3 Разработка и анализ экономических документов с помощью электронных таблиц
- •Введение
- •Лекция 1. Электронные таблицы – современный инструмент компьютерных расчетов
- •1. Таблицы и табличные процессоры
- •2. Основные понятия электронных таблиц
- •Применение электронных таблиц для решения задач экономического содержания
- •Лабораторные занятия Занятие №1: Создание информационной среды для решения пользовательской задачи и ввод исходных данных
- •1. Информационная среда, предоставляемая программой ms Excel в распоряжение пользователя и ее настройка для решения пользовательских задач
- •2. Ввод данных и перемещение по листу
- •Занятие 2. Основные приемы редактирования и форматирования электронных документов с помощью Microsoft Excel
- •1. Особенности редактирования и форматирования электронных таблиц
- •Средства форматирования электронных таблиц
- •2.2. Копирование формата с помощью кнопки Формат по образцу
- •2.3. Форматирование чисел
- •2.4. Создание числового формата
- •2.5. Создание формата с помощью условного форматирования
- •Занятие 3. Особенности форматирования финансовых документов
- •1. Постановка задачи на разработку электронного документа и основные этапы его создания
- •2. Ввод и форматирование реквизитов документа
- •3. Использование абсолютной адресации ячеек
- •Вставка функций и графики, защита документа
- •Занятие 4. Средства анализа данных в электронных таблицах
- •1. Разработка документа для анализа
- •2.Оперирование данными. Сортировка данных
- •3. Поиск, фильтрация, редактирование в списках и базах данных
- •3.1. Автофильтрация
- •3.2. Расширенный фильтр
- •3.3. Фильтрация и помощью вычисляемого критерия
- •3.4. Поиск по критерию с помощью форм данных
- •3.5. Скрытие ненужных столбцов
- •4. Анализ документа с помощью диаграммы
- •Занятие 5. Таблица подстановки как средство решения задач экономического характера
- •1. Электронная таблица как динамическая модель
- •2. Таблица подстановки с одной ячейкой исходных данных
- •3. Таблица подстановки с двумя ячейками исходных данных
- •4. Диспетчер сценариев
- •Занятие 6. Использование команды специальной вставки для организации связей и вычислений в таблицах
- •1. Создание связей между таблицами
- •2. Вычисления с помощью специальной вставки
- •3. Использование макросов для вычислений
- •4. Консолидация данных
- •4.1. Консолидация по физическому расположению
- •4.2. Консолидация по заголовкам
- •Занятие 7. Поиск решения
- •1. Поиск решения
- •2.Подбор параметра
- •Занятие 8. Анализ и обработка данных с помощью сводных таблиц
- •1. Создание сводных таблиц
- •Самостоятельная работа
- •2.Изменение структуры таблицы
- •Вычисляемое поле
- •Самостоятельная работа
- •Обновление данных
- •Группирование элементов сводной таблицы.
- •Заключение
- •Литература:
Вставка функций и графики, защита документа
В документ при необходимости можно вставить стандартные функции, различные поля, элементы графики, а также защитить документ от несанкционированного вмешательства.
Можно сделать так, что дату заполнения документа программа будет ставить сама, используя текущую компьютерную дату. Для автоматического заполнения текущей даты выполните следующие действия:
выделите ячейку В1;
выполните команду Вставка – Функция.
В диалоговом окне Мастер функций выберите категорию функции – Дата и время, среди Имен функции остановитесь на функции Сегодня и вы получите в выделенной ячейке текущую дату, которая будет изменяться ежедневно.
Используя предлагаемую методику в документ можно вставить любую стандартную функцию из библиотеки функций.
В качестве реквизита в документ может быть вставлен герб государства или области, фирменный знак или другой графический элемент. Такие графические элементы целесообразно размещать в библиотеке рисунков компьютера. Для их размещения в документе достаточно выполнить следующие действия:
В меню Вставка выполните команду Рисунок –Картинки и выберите подходящий рисунок, например: Коллекция картинок, Коллекция Microsoft Office, Бизнес. Скопируйте выбранный рисунок в буфер, а затем разместите его в нужную ячейку.
Защита документа.
Последний этап нашей работы связан с защитой ячеек, в которых расположены формулы, от неосторожных изменений. Защита информации на рабочем листе включает в себя два действия. Первое связано с выделением ячеек, с которых нужно снять защиту (это ячейки, в которые вводятся исходные данные). Второе действие включает защиту листа (всей книги), тем самым оставшиеся ячейки листа в дальнейшем нельзя будет изменить. Для выполнения защиты следует выполнить следующие действия:
Снятие защиты и скрытие формул в ячейке:
Выделить диапазон ячеек А1:D10, в котором нужно снять защиту.
Выполнить команду Формат – Ячейки.
Выбрать вкладку Защита и сбросить флажок Защищаемая ячейка, чтобы в выделенном диапазоне можно было производить изменения после включения защиты.
Нажать кнопку Ок.
Включение защиты:
Выбрать команду Сервис – Защита.
Выбрать одну из команд: Защитить лист, Защитить книгу или Защитить книгу и дать общий доступ.
Если нужно, то ввести пароль.
Нажать кнопку ОК.
Выводы:
Предлагаемая методика разработки финансовых документов позволит не только ускорить разработку документа, но и создать документ, отвечающий всем требованиям к документу.
Здесь рассмотрены не все особенности форматирования документов финансового характера. Современные документы могут содержать порядка тридцати реквизитов различного характера. Для их форматирования могут применяться и другие способы и средства.
Занятие 4. Средства анализа данных в электронных таблицах
Электронный документ финансового характера, как и большинство других документов, должен позволять производить анализ деятельности предприятия. На базе такого анализа принимаются соответствующие управленческие решения, позволяющие повысить эффективность работы предприятия. Excel предоставляет в распоряжение пользователя целый ряд механизмов для проведения такого анализа: сортировка, фильтрация, поиск данных, диаграммы, таблицы подстановки, специальные вставки, подбор параметров и поиск решения, сводные таблицы, сводные диаграммы и т. д.