3. Применение электронных таблиц для решения задач экономического содержания

Специалисты в различных областях экономики, начиная с разработки таких финансовых процедур, как создание главной книги и финансового отчета, составление баланса активов, пассива и собственного капитала, анализ показателей прибыльности и задолженности и заканчивая решением проблем управления бюджетом и принятия решения об инвестициях, представляют обрабатываемую информацию в виде таблиц. Таблица обычно содержит как исходную, или первичную, так и производную информацию, полученную в результате всевозможных операций над исходными данными. При этом важное значение приобретает вопрос наглядного оформления табличной информации.

Электронные таблицы позволяют решить все перечисленные задачи. Они помогают упорядочить и обработать данные различных типов (текстовые числовые, даты и т.д.). Электронные таблицы обеспечивают:

1. Выполнение технических и научных расчетов по формулам, предполагающим использование различных операций и функций.

2. Построение диаграмм различных типов по табличным данным.

3. Анализ данных и построение отчетов в различных форматах при решении следующих задач:

• составление статистических сводок и комплексных финансовых калькуляций;

• оптимальное планирование и распределение ресурсов;

• анализ сбыта и прибыли и т.п.

Современный электронный документ должен отвечать целому ряду требований: документ должен иметь юридическую силу, позволять организовывать автоматический поиск среди других документов, обработку с помощью современных средств оргтехники и т. д. Эти требования изложены в государственных и отраслевых стандартах, приказах, инструкциях и ряде других нормативных документах. Поэтому разработка такого документа является достаточно сложным и трудоемким процессом, включающим целый ряд этапов. К таким этапам целесообразно отнести:

1. постановку задачи на разработку электронного документа;

2. выбор аппаратных и программных средств для решения поставленной задачи;

3. создание информационной среды, обеспечивающей эффективное решение задачи;

4. разработку структуры электронного документа и ввод исходных данных, первоначальное сохранение документа;

5. редактирование и форматирование документа;

6. предварительный просмотр и сохранение на внешних носителях;

7. анализ документа;

8. размножение и рассылка документа.

В ходе постановки задачи разработчик документа должен определить:

• какие исходные данные, и в каком виде нужно ввести в компьютер;

• какие конечные результаты, и в каком виде пользователь ожидает получить от компьютера;

• как нужно преобразовать исходные данные, чтобы получить конечные результаты.

Если возможно, то на этом этапе разрабатывается модель решения задачи или создается сценарий разработки документа. Эффективно выполнить эту работу может только высококвалифицированный специалист в той предметной области, в интересах которой решается поставленная задача. Если задач несколько, то здесь определяется последовательность решения задач. Плохо поставленная задача делает всю дальнейшую работу бессмысленной.

На втором этапе могут быть выбраны средства для решения поставленной задачи. В данном цикле в качестве основного средства создания документов рассматривается персональный компьютер или компьютерная сеть. Подавляющее большинство современных деловых документов может быть разработаны с использование пакета прикладных программ общего назначения Microsoft Office. Поэтому выбор средств для решения поставленных задач целесообразно осуществлять среди программ этого пакета.

Для решения пользовательских задач на компьютере должна быть создана такая информационная среда, которая способствовала бы решению задачи, а не отвлекала пользователя особенностями работы компьютера. Поэтому на следующем этапе целесообразно подготовить окно программы и окно документа к решению поставленной задачи. Обычно подготовка программы сводится к выбору панелей инструментов, их расположения на экрана, добавлению нужных кнопок на панель инструментов и т.п. Подготовка окна документа включает выбор параметров страницы, режима отображения страницы на экране и т. д.

На четвертом этапе может быть организована разметка структуры документа в соответствии со сценарием его разработки и ввод исходных данных. При разработке электронного документа с помощью табличного процессора на этом этапе обычно создается структура электронной таблицы, вводятся исходные данные в независимые ячейки, строятся формулы и записываются в зависимые ячейки. Вновь создаваемый документ целесообразно как можно раньше сохранить под своим именем на внешнем носителе. Это позволит быстро восстановить документ при возникновении сбоев в компьютере.

При редактировании документа основное внимание обращается на устранение всех грамматических, стилистических и смысловых ошибок и приданию документу нужного содержания. Форматирование позволяет придать нужный внешний вид каждому реквизиту и всему документу в целом. Основные усилия этих этапов направляются на придание документу юридической силы.

После предварительного просмотра готовый документ обычно сохраняется на внешнем носителе.

Большинство электронных документов после их создания анализируются, и на основе анализа принимаются соответствующие управленческие решения.

Созданные документы могут быть размножены и отправлены адресату с помощью электронной почты или других средств.

При решении конкретных пользовательских задач возможны отступления от предлагаемой методики, связанные с особенностями конкретного документа. Так часть операций по форматированию может быть выполнена еще до ввода исходных данных на этапе создания структуры электронного документа.

Для реализации ввода, редактирования, форматирования и анализа документов в состав программы Microsoft Excel включен целый ряд разнообразных средств. Основной задачей данного цикла занятий является исследование этих средств и получение практических навыков их использования при разработке электронных документов.

Выводы:

1. Электронные таблицы являются эффективным инструментом, позволяющим автоматизировать процесс решения многих экономических задач.

2. ЭТ типа Excel является типичным Windows-приложением. Поэтому порядок работы с ЭТ аналогичен порядку работы с документами текстовых процессоров.