Занятие 2. Основные приемы редактирования и форматирования электронных документов с помощью Microsoft Excel

1. Особенности редактирования и форматирования электронных таблиц

После ввода исходных данных можно приступать к редактированию и форматированию документа. В ходе редактирования документу придается нужное содержание: удаляются все обнаруженные ошибки, выполняются операции по перемещению, копированию, сортировке, удалению фрагментов документа и т.д. Основными средствами редактирования являются панели инструментов.

В ходе форматирования документу придается нужный внешний вид. Здесь выполняются операции по выравниванию и обрамлению фрагментов, выбору форматов отдельных ячеек или группы ячеек электронной таблицы. Основными средствами форматирования являются автоформат, набор готовых форматов (библиотека форматов) и панели инструментов.

Редактирование и форматирование позволяют придать документу юридическую силу. На практике очень часто эти два этапа реализуются параллельно.

Задание 1. Продолжая работу над документом Семейный бюджет, провести редактирование и форматирование этого документа.

1. Редактирование и форматирование рабочего листа электронной таблицы.

1. Оформите название таблицы:

• выделите ячейки А1, В1, С1;

• выполните команду Формат – Ячейки - Выравнивание;

• выравнивание: по горизонтали – по центру; по вертикали – по центру;

• установите флажок Объединение ячеек;

• нажмите кнопку Ок.

2. Измените шрифт в названии таблицы. Для этого на панели инструментов Форматирование в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт Arial Cyr, а в раскрывающемся списке Размер установите размер шрифта 16 пунктов. Затем нажмите кнопки с изображением литер Ж и К для представления заголовка в полужирном и курсивном начертании.

3. Измените параметры форматирования для подзаголовков. Определите для подзаголовка Статьи доходов и расходов и Значение шрифт Times New Roman размером 14 пунктов в курсивном начертании.

4. Подзаголовки Доходы, Расходы, Итого доходов, Итого расходов, Сбережения выполните шрифтом Arial размером 12 пунктов. Затем нажмите

кнопки с изображением литер Ж и К для представления подзаголовков в полужирном и курсивном начертании.

5. Задайте для ячеек с числовыми значениями денежный формат. Для этого

• выделите ячейки С5-С28.

• выполните команду Формат – Ячейки – Число;

• в появившемся списке выберите Денежный формат;

• выберите денежную единицу рубли;

• установите число знаков после запятой – 2.

6. Выполните обрамление заголовков таблицы. Для выполнения обрамления предназначен раскрывающийся список Границы панели инструментов Форматирование или вкладка Граница в диалоговом окне Формат ячеек. Для обрамления таблицы воспользуемся диалоговым окном:

• выделите ячейки А3-С3;

• откройте диалоговое окно Формат ячеек и выберите вкладку Граница;

• задайте тип линии, щелкнув в поле Линия по более толстой линии;

• щелкните по кнопке Линия сверху и по кнопке Линия снизу (на образце Вы увидите расположение выбранных линий);

• нажмите на кнопку Ок;

• аналогично задайте обрамление для строк Доходы, Итого доходов, Расходы, Итого расходов, Сбережения. Обратите внимание на толщину линий, отделяющих заголовки.

2. Копирование листов. Подведение итогов.

В результате выполненных операций был сформирован лист для подведения итогов за 1998 год. Скорее всего, и в следующем году статьи доходов и расходов мало, чем будут отличаться от приведенных. Поэтому следующие наши действия будут связаны с копированием листа и подготовкой его копий для подведения итогов за 1999, 2000 г.г., а также итогов за три года. Для этого проделайте следующие действия:

1. Переименуйте Лист1в «1998 г.» и выполните копирование листа (см. занятие 1).

2. Переименуйте копию листа 1998 г.(2) в «1999 г.».

3. Оставьте на листе «1999 г.» без изменения только ячейки с заголовками, названиями статей доходов и расходов, а также ячейки, в которые введены формулы. Все остальные ячейки очистите. Для этого следует выделить все ячейки (см. занятие 1), значения в которых должны быть удалены, а затем на клавиатуре следует нажать на клавишу Delete. Обратите внимание на то, что обрамления ячеек, выполненные Вами в предыдущем упражнении, остались без изменения.

4. Выполните копирование листа «1999 г.» еще 2 раза. Затем переименуйте копии соответственно в «2000 г.» и «Итого за три года».

5. Заполните листы «1999 г.» и «2000 г.» произвольно. Заметьте, что в ячейках с формулами значения изменяются по мере ввода новых данных.

6. После заполнения доходов и расходов отдельно за 1998, 1999 и 2000 г.г. подведем итоги за три года вместе, используя формулы.

1. Сделайте активным лист Итого за три года.

2. Сделайте активной ячейку С5, начиная с которой Вы будете подводить итоги за три года по всем доходам и расходам.

3. Введите с клавиатуры символ «=» (как еще можно сообщить Exсel о том, что Вы хотите вставить формулу?).

4. Перейдите в рабочий лист 1998 г. и выполните щелчок левой кнопкой мыши на ячейке С5.

5. Затем введите с клавиатуры оператор сложения.

6. Затем перейдите на лист 1999 г., в котором выполните снова щелчок на ячейке С5.

7. Введите с клавиатуры оператор сложения, перейдите на лист 2000 г. и снова выполните щелчок левой кнопкой мыши на ячейке С5.

8. Так как формула теперь полностью определена, нажмите клавишу Enter. Вы снова окажетесь на листе Итого за три года, а в ячейке С5 будет сформирована следующая формула: =’1998 г.’!С5+’1999 г.’!С5+’2000 г.’!С5.

9. Осталось только скопировать формулу из ячейки С5 в ячейки С6-С14 и С17-С26. Так как в формуле в ячейке С5 указаны относительные ссылки на ячейки, то они автоматически изменятся при копировании формулы. Кроме того, при копировании листов формулы в ячейках, соответствующих Доходы всего, Расходы всего и Сбережения сохранились, поэтому в них автоматически будут подведены соответствующие итоги.