Лабораторные занятия Занятие №1: Создание информационной среды для решения пользовательской задачи и ввод исходных данных

1. Информационная среда, предоставляемая программой ms Excel в распоряжение пользователя и ее настройка для решения пользовательских задач

MS Excel - это программа, которая предназначена для создания, редактирования и анализа расчетных таблиц. Эта программа входит в состав пакета Microsoft Office. Последние версии этой программы являются универсальными системами обработки данных и предоставляют в распоряжение пользователя широчайшие возможности.

Запуск программы MS Excel можно выполнить следующими способами:

1. С помощью Главного меню компьютера: кнопка Пуск, команды Программы, Microsoft Office, Microsoft Excel.

2. С помощью панели Microsoft Office: кнопка Excel.

Программа Excel, как и другие программы Windows, предоставляет в распоряжение пользователя стандартное окно приложения. Документ, разрабатываемый с помощью MS Excel, называется рабочей книгой.

Типовые элементы окна программы. Окно приложения может содержать несколько окон рабочих книг. Окно приложения, в котором все рабочие книги закрыты, содержит следующие элементы (рис.1):

1. Строка заголовка, в которой отображается:

• название программы;

• название документа, если окно документа развернуто во весь экран;

• кнопка системного меню приложения (самый левый значок в строке заголовка), в котором собраны все команды, предназначенные для работы с окном приложения (восстановить предыдущий размер окна программы, переместить окно, изменить его размер, свернуть окно до кнопки на панели задач или развернуть до полноэкранного представления, закрыть окно);

• кнопка Свернуть для сворачивания окна до пиктограммы на панели задач;

• кнопка Восстановить изменяет свой вид в зависимости от вида окна, используется для восстановления размеров окна или разворачивания его до полноэкранного представления;

• кнопка Закрыть.

2. Строка меню содержит названия разделов всех команд, которые можно выполнить в программе Excel. Если окно документа находится в полноэкранном представлении, как на рис.1, то в правой части меню располагаются кнопки Свернуть, Восстановить, Закрыть, позволяющие вы-

Рис. 1. Экранный интерфейс программы

полнить вышеописанные операции, но уже над окном документа. Специальное окно Введите вопрос позволяет обратиться к справочной системе программы с любым вопросом, возникшем у пользователя.

3. Панели инструментов содержат кнопки, обеспечивающие быстрый доступ к наиболее часто требующимся командам. Обычно при запуске программы отображаются только две - Стандартная и Форматирование. Остальные панели инструментов пользователь может вывести на экран с помощью меню Вид командой Панели инструментов. Панели инструментов можно добавить или убрать, щелкнув правой кнопкой мыши в любой области панели инструментов. После этого в появившемся контекстном меню щелкнуть левой кнопкой мыши на названии панели инструментов, которую нужно добавить или закрыть. С помощью команды Настройка возможно добавление новых кнопок в существующие панели инструментов.

4. Строка формул предназначена для ввода значений и формул в активную ячейку (ту ячейку, которая обведена черной рамкой), а также для отображения полного содержимого ячейки. В левой части строки формул находится поле имени, которое содержит адрес обрабатываемой ячейки или диапазона (области) ячеек. При вводе значения в ячейку в строке формул появляются три кнопки, используемые для отмены ввода последнего значения (кнопка с изображением красного крестика), подтверждения введенного значения (кнопка с изображением зеленой галочки) и активизации мастера функций (кнопка с изображением знака f_x). При заполнении таблицы вводимое значение отображается в строке формул. В ней всегда указывается действительное содержимое ячейки, которое может отличаться от отображаемого в самой ячейке рабочей книги.

5. Строка состояния поясняет действия, которые Excel готов выполнить по указанной команде. В отдельном поле строки состояния будет отображаться сумма выделенных ячеек рабочей книги, если не изменять стандартных установок Excel. В правой части строки состояния отображается информация о состоянии клавиатуры и текущем режиме ввода.

6. Панель задач Windows предназначена для отображения названий всех приложений, запущенных пользователем, а также для переключения между ними.

7. Рабочая область окна документа, в которой представлен текущий рабочий лист (Лист1) активного документа (Книга1/Book1).

Окно документа. После запуска программы MS Excel на экране открывается документ (файл), который называется рабочая книга (Книга 1). Книга состоит из 3 листов (рис.1). Число листов в книге можно увеличить максимально до 256 листов или уменьшить. Каждый лист представляет собой таблицу, содержащую 256 столбцов и 65536 строк. Пересечение строки и столбца формирует ячейку, в которую можно ввести информацию или формулу. Заголовки столбцов представлены буквами латинского алфавита A, B, C, …, AA и т.д. и расположены по верхнему краю листа. Заголовки строк представлены числами от 1 до 65536 и располагаются по левому краю листа. Внизу окна документа находятся ярлычки рабочих листов. Эти ярлыки позволяют видеть имена рабочих листов в книге и выбирать необходимый лист. Чтобы активизировать нужный лист (лист, в котором будем работать), следует щелкнуть левой кнопкой мыши по нужному ярлыку. Если листов много и их ярлыки не видны на экране, то для отображения нужных ярлыков и быстрого перемещения между листами следует использовать кнопки прокрутки ярлычков, которые расположены в левом нижнем углу листа рабочей книги. Направление прокрутки указывают стрелки, изображенные на кнопках. Если лист не помещается на экране по горизонтали и/или по вертикали, то по правой/нижней части листа появляются полосы прокрутки.

Область задач появляется в правой части окна приложения и позволяет проще и эффективнее решать многие рутинные задачи: создавать новые документы, использовать шаблоны, открывать недавно используемые файлы, осуществлять поиск нужных документов, копировать объекты, вставлять рисунки и многое другое.

Смарт-теги предоставляют быстрый доступ к командам и настройкам. Например, многие стандартные операции редактирования, такие, как копирование или вставка ячеек, вызывают появление значка смарт-тега рядом с редактируемой ячейкой. Если щелкнуть на этом значке, то на экран будет выведено меню смарт-тега с набором дополнительных команд и настроек редактирования.

Особенности использования мыши. В таблице 1 указаны всевозможные формы курсора мыши, которые он может принимать в зависимости от позиции его на экране. Вид указателя мыши на экране служит признаком действий, которые доступны в данном месте.

Таблица 1

Вид указателя	Местоположение	Использование
	Меню, полоса прокрутки, панель инструментов, граница активной ячейки.	Нажатие кнопок, выбор команд, операция перетаскивания.
	Внутри рабочего листа.	После щелчка по ячейке, на которой установлен курсор, ячейка становится активной (выделяется толстой рамкой).
	При размещении на маркере заполнения в правом нижнем углу активной клетки.	Возможность использования функций автозаполнения. Перетаскивать по смежным ячейкам, чтобы воспользоваться функциями автозаполнения.
	Поле ввода, строка формул	Позволяет установить курсор ввода символов в тексте в нужную позицию. Для этого следует переместить указатель в желаемую позицию и сделать щелчок.
	На краю окна, плавающей панели инструментов.	Перетащите, чтобы изменить размеры окна или форму панели инструментов.
	Между заголовками столбцов	Перетащите, чтобы изменить ширину столбцов
	Между номерами строк	Перетащите, чтобы изменить ширину строк
	Вешка разбивки в конце полосы прокрутки	Разделение рабочего листа на несколько подокон (панелей) с помощью маркеров разделения. Перетащите, чтобы разделить окно на две панели.

Операции с листами. В нижней части экрана горизонтальная полоса прокрутки состоит из двух частей. Правая часть служит для перемещения по таблице, а левая часть, содержащая ярлычки листов, позволяет перемещаться между листами. По умолчанию рабочая книга открывается с 3-мя рабочими листами, имена которых Лист 1, Лист 2, Лист 3. Имена листов выведены на ярлычках в нижней части окна рабочей книги. Щёлкая по ярлычкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Ярлычок активного листа выделяется цветом, к надписи на нём применён полужирный стиль. Для выбора конкретного листа, достаточно щёлкнуть по его ярлычку мышью.

1. Переименование листа. Имя листа можно изменить. Для этого следует выполнить следующие действия:

• выполнить двойной щелчок мышью на расположенном внизу ярлычке листа, который хотим переименовать. Имя листа должно при этом выделиться (окрашивается);

• набрать на клавиатуре новое имя;

• после набора имени нажать на клавишу Enter.

2. Добавление листа выполняется следующим образом:

• щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа, перед которым хотим добавить новый лист;

• в появившемся контекстном меню выполнить команду Добавить;

• в появившемся диалоговом окне Вставка выделить значок Лист (щелкнуть по нему мышью, при этом он должен окраситься в темный цвет);

• щелкнуть по кнопке ОК.

Кроме того, лист можно удалить, переместить или скопировать.

3. Удаление листа. Для удаления листа следует выполнить такие действия:

• щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа, который хотим удалить;

• в появившемся контекстном меню выполнить команду Удалить.

4. Перемещение листа необходимо в том случае, когда требуется поменять порядок расположения листов:

• щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку того листа, который хотим переместить. Появится изображение листа;

• не отпуская левой кнопки мыши, перетянуть указатель мыши на ярлычок того листа, перед которым хотим поместить свой;

• отпустить левую кнопку мыши.

5. Копирование листа выполняется в том случае, когда требуется еще один лист, содержимое которого мало чем отличается от источника:

• щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку того листа, который хотим переместить. Появится изображение листа. Не отпуская левой кнопки мыши, нажать на клавишу Ctrl. На изображении листа появится значок +.

• не отпуская левой кнопки мыши и не отпуская клавиши Ctrl, перетянуть указатель мыши на ярлычок того листа, перед которым хотим поместить копируемый лист;

• отпустить левую кнопку мыши;

• отпустить клавишу Ctrl.

Таким образом, подготовка программы к решению пользовательских задач состоит в следующем:

1. Выбор нужных панелей инструментов, выбор места расположения панелей на экране и числа кнопок на каждой панели по желанию пользователя.

2. Выбор нужного числа рабочих книг и их размещение на экране.

3. Определение количества и имен листов, входящих в состав каждой книги.