Самостоятельная работа

Добавить в таблицу вычисляемое поле «Денежная сумма с учетом НДС». Вычисления выполнить по формуле: «Денежная сумма»+ «Денежная сумма»*0,2.

Обновление данных

При изменении исходных данных следует нажать кнопку «» (Обновить) панели инструментов «Сводные таблицы». В результате данные в сводной таблице, в том числе и итоговые (К примеру, данные в строке и в столбце «Общий итог» будут изменены, т.е. вычислены заново).

Задание 6. Обновление данных

• Щелкните по ярлыку рабочего листа Исходные данные, замените услуги Ламинирование на Ксерокопирование. Измените значение поля Стоимость услуг, установив значение 1.

• Щелкните по ярлыку рабочего листа Услуги БНТИ. Щелкните по кнопке Обновить на панели инструментов Сводные таблицы. Убедитесь, что данные в сводной таблице, в том числе и итоговые показатели, изменились.

Примечание. Многие действия, которые были описаны ранее, можно выполнить с помощью команд контекстного меню, которое появляется, Если щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой. Среди прочих команд, здесь есть команда Обновить данные, упомянутая выше. Рассмотрим подробнее команду Группа и структура.

Группирование элементов сводной таблицы.

В Excel предусмотрено средство, которое позволяет группировать определенные элементы полей сводной таблицы. К примеру, если поле состоит из дат, то для каждой даты в сводной таблице будет отведена строка или столбец. Иногда это бывает неудобно, поскольку сводная таблица содержит слишком много деталей. В этом случае даты объединяют по кварталам или месяцам.

Вернемся к нашей базе данных, представленной на рис.1. и к сводной таблице на рис.5.

Задание 7. Группирование и сокрытие деталей

• В списке значений поля Наименование (см. рис.5) выберем значение (Все).

• Предположим, что нас интересует, на какую сумму услуги были предоставлены частным предпринимателям. Из базы данных мы знаем, что таковыми являются Грачев и Дятлов. Выделите эти элементы поля Клиенты. Поскольку элементы поля расположены не рядом, то выделяют их, нажав предварительно клавишу Ctrl.

• Выполните команды Данные Группа и структура  Группировать

• Щелкните правой кнопкой в области данных сводной таблицы, выполните команду Группа и структура, а затем команду Скрыть детали.

• В предыдущем пункте было выполнено группирование по столбцам. Теперь выполните группирование по строкам: выделите те элементы поля Сотрудники, в которых присутствует данные за оказанные услуги частным предпринимателям, затем щелкните по кнопке Группировать на панели инструментов Сводная таблица. После того, как группирование будет завершено, щелкните по кнопке Скрыть детали. В результате будет получена таблица, представленная на рис.9.

• Для того, чтобы вернуть сводную таблицу в прежнее состояние выполните следующие действия: последовательно щелкните по кнопке (Отобразить детали), а затем по кнопке (Разгруппировать) на панели Сводные таблицы.

Рис. 9. Сводная таблица после операции Группировка

Задание 8. Автоматическое создание группы.

1. Создайте новую сводную таблицу, разместив в области данных поле Наименование услуг, в области строк поле Сотрудник, в области страниц поле Клиент, в области столбцов поле Дата оказания услуги. Полученная сводная таблица отображает количество услуг, которые конкретный сотрудник оказывает каждому из клиентов в указанном временном диапазоне;

2. Щелкните правой кнопкой мыши по элементу поля Дата оказания услуги;

3. Выберите в контекстном меню команду Группа и структура, Группирование. Далее в диалоговом окне Группирование (рис.10), оставив шаг группирования в месяц, нажмите кнопку OK. В результате будет получена таблица, представленная на рис. 11.

Рис. 10. Диалоговое окно Группирование

Рис. 11. Результат выполнения группирования по месяцам

Выводы:

1. Сводные таблицы являются мощным средством экономического анализа, позволяющим обратиться к базе данных с любым вопросом, возникшим у специалиста в любой предметной области и получить необходимый ответ.

2. Методика применения сводной таблицы предполагает следующие этапы:

• формулировка вопроса на языке предметной области;

• определение структуры сводной таблицы, содержащей ответ на поставленный вопрос (что следует размещать в область страниц, области строк, столбцов и область данных).

• определение того, какие преобразования данных требуются для получения ответа (нужны ли формулы и какие, нужно ли группировка данных и т.д.);

• запуск мастера для создания сводной таблицы.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое сводные таблицы и когда их целесообразно применять?

2. Как вставить в сводную таблицу вычислительное поле?

3. Как изменить структуру сводной таблицы?

4. Какие средства есть для группировки элементов сводной таблицы?