1. Создание сводных таблиц
Сводные таблицы создают с помощью мастера.
Прежде, чем создавать сводные таблицы, следует построить базы данных в рабочей таблице.
Итак, пусть база данных имеет вид, представленный на рис.1.
Задание 1. Создание сводной таблицы
Дважды щелкните по ярлыку рабочего листа Лист1. Переименуйте его, назвав именем Исходные данные. Разместите на листе базу данных (рис.1).
Запустите мастер сводных таблиц, воспользовавшись командами: Данные, Сводная таблица. В результате появляется первое окно Мастера сводных таблиц, в котором следует выбрать источник данных. Поскольку в рассматриваемом примере источник данных находится в рабочей таблице, выберем в поле «Создать таблицу на основе данных, находящихся …» переключатель «в списке или базе данных Microsoft Excel».
После выбора источника данных следует нажать кнопку Далее. В следующем диалоговом окне мастера (рис.2) в поле Диапазон нужно указать диапазон ячеек, где располагается таблица исходных данных. Внимание! Если курсор находится внутри диапазона источника данных, то диапазон будет указан автоматически. После завершения второго шага в алгоритме построения сводных таблиц следует нажать кнопку Далее.
Рис.1. Исходная табличная база данных
Рис.2. Диалоговое окно мастера сводных таблиц
Шаг 3 заключается в определении места расположения сводной таблицы: на существующем листе или на новом и создании макета сводной таблицы. Выберите переключатель Новый лист и нажмите кнопку Макет. В диалоговом окне Макет (рис. 3) поля базы данных расположены в правой части макета в виде кнопок. Каждую из них следует разместить (перетащить с помощью «мыши») в одной их 4 областей макета сводной таблицы: область страниц, строк, столбцов, данных. При размещении кнопки поля в области страниц, строк, столбцов имена полей становятся заголовками строк, столбцов и страниц соответственно. При размещении кнопки поля в области данных мастер сводных таблиц использует формулу СУММ (SUM) по умолчанию, если значение поля является числом, и формулу СЧЕТ (COUNT), если поле содержит нечисловое значение. При определении макета сводной таблицы необязательно все поля должны быть размещены в указанных областях, в каждой области можно разместить одно или более полей. Если порядок размещения полей вам не понравился, вы можете вынести поле за пределы макета.
Рис.3. Макет сводной таблицы
Щелкните левой кнопкой манипулятора мышь по полю Наименование и удерживая кнопку мыши перетащите поле в область Страницы;
Щелкните левой кнопкой манипулятора мышь по полю Клиент и перетащите его в область Столбцы.
Щелкните левой кнопкой манипулятора мышь по полю Сотрудники и перетащите поле в область Строки.
Щелкните левой кнопкой манипулятора мышь по полю Количество и перетащите его в область Данные. В результате получится макет сводной таблицы, который представлен на рис.4. Нажмите кнопки ОК и Готово.
Рис.4. Мастер сводных таблиц после размещения на нем полей
В результате на новом листе разместится сводная таблица и будут открыты две новых панели инструментов Сводная таблица и Список полей сводной таблицы.
Щелкните дважды по ярлычку вновь появившегося рабочего листа. Переименуйте рабочий лист, выбрав имя Услуги БНТИ. Щелкните по раскрывающемуся списку значения поля страницы (все) и выберите Ксерокопирование. В результате получите сводную таблицу, представленную на рис.5. С помощью этой таблицы можно легко установить, каким клиентам и в каком объеме оказывались услуги по ксерокопированию, а также определить общий объем услуг по ксерокопированию.
Рис.5. Сводная таблица, содержащая услуги по ксерокопированию