3. Оформлення посадових інструкцій

Найменування організації (1). Назва організації, яка є автором документа, повинна відповідати тій, що закріплена в установчих документах. За наявності вищепоставленої організації її найменування також вказується в документі (його поміщають вище).

Найменування організацій суб'єктів, які мають поряд з українською мовою в якості державної національну мову, друкують двома мовами – українською та національною.

Скорочене найменування організації приводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації, і поміщають (в дужках) нижче повної.

Макет посадової інструкції

Назва організації (1)	Затверджую (2)
Посадова інструкція 00.00.0000^1 № 00 (найменування посади) (3)	(директор, посадова особа, уповноважена затверджувати посадову інструкцію) 00.00.0000 р.
I. Загальні положення (4)
1.
2.
3.
II. Посадові обов'язки (5)
1.
2.
3.
III. Права (6)
1.
2.
3.
IV. Відповідальність (7)
1.
2.
3.
Посадова інструкція розроблена у відповідності з (8)
Керівник структурного підрозділу (9)
(підпис) (прізвище, ініціали) 00.00.0000
ПОГОДЖЕНО: (10) Начальник юридичного відділу (підпис) (прізвище, ініціали) 00.00.0000
З інструкцією ознайомлений (11)
(підпис) (прізвище, ініціали) 00.00.0000

¹день місяця і місяць оформляються двома парами арабських цифр, розділеними крапкою, а рік - чотирма арабськими цифрами. Наприклад, дату 2 грудня 2010 оформляти: 02.12.2010.

Найменування відокремленого структурного підрозділу організації (філія, представництво і інше) вказують у тому випадку, якщо він є автором документа, і розміщують нижче реквізиту:

• філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза місцем його знаходження здійснює всі його функції або їх частину, в тому числі функції представництва;

• представництвом є відокремлений підрозділ юридичної особи, щорозташований поза місцем його знаходження, яке представляє інтереси юридичної особи та здійснює їх захист.

Структурний підрозділ організації – офіційно виділений орган управління частиною організації з самостійними функціями, завдан-нями і відповідальністю за виконання покладених на нього завдань. Він може бути як відокремленим, так і невідокремленими, тобто не володіти повними ознаками організації (внутрішніми).

До структурних підрозділів відносяться:

• управління;

• відділення;

• відділи;

• служби;

• бюро;

• цехи.

Самостійні підрозділи, у свою чергу, можуть бути розділені на більш дрібні структурні одиниці.

Наприклад:

1. Головна бухгалтерія організації. Це структурний підрозділ, що здійснює керівництво бухгалтерським обліком, порядком складання звітності та організацією контрольна-ревізійної роботи в організації.

Очолює його головний бухгалтер.

Головна бухгалтерія організації може підрозділятися на відділи (сектори, групи):

• методології бухгалтерського обліку;

• зведеної бухгалтерської звітності та аналізу;

• фінансового контролю.

Структурування головної бухгалтерії може проводитися і з інших підстав, наприклад:

• сектор з обліку основних засобів та малоцінних предметів;

• сектор з обліку витрат на виробництво;

• сектор по розрахунках з податками і т. п.

2. Відділ кадрів. Перед цим підрозділом стоять наступні завдання: організація робіт щодо добору, розстановки і використання кадрів робітників і службовців; ведення обліку кадрами, створення кадрового резерву; розробка та впровадження заходів з підвищення кваліфікації кадрів; аналіз плинності кадрів тощо.

Відділ кадрів може бути розділений на служби (сектори):

• прийняття і звільнення;

• обліку;

• управління персоналом організації.

3. Господарський відділ. Основними завданнями цього структурного підрозділу є: господарське обслуговування організації; утримання в належному стані будівель і споруд організації.

Господарський відділ може бути структурований за таким же принципом, як господарство структурних підрозділів організації, наприклад, господарство інженерного корпусу та інше. Залежно від обсягу завдань та розмірів організації до складу господарського відділу можуть входити служби та окремі фахівці, які відповідають за: внутрішнє і зовнішнє прибирання; облік; матеріальне постачання, ремонт тощо.

Гриф про затвердження (2). Затверджує посадову інструкцію керівник підприємства. Затвердження ж його інструкції здійснюється органом управління організації (власником). Керівник структурного підрозділу затверджує посадову інструкцію в тому випадку, якщо це в його компетенції і зазначено в його посадовій інструкції і трудовому контракті.

Гриф затвердження повинен складатися з:

• у правому куті першої сторінки посадової інструкції розташо-вується слово Затверджую (без лапок);

• найменування посади особи, що затверджує документ;

• підпису, ініціалів, прізвища посадової особи;

• дати затвердження.

Наприклад:

Затверджую

Генеральний директор ТОВ «Ельбрус»

Особистий підпис А. В. Миколаєва.

05.06.2010

Посадова інструкція набуває чинності з моменту затвердження і діє до її заміни новою посадовою інструкцією.

Найменування посад (3). Найменування посад службовців за загальним правилом має відповідати Національному класифікаторові України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» і Довіднику кваліфікаційних характеристик професій з його галузевими випусками. Однак поступово входять в обіг найменування посад, запозичених з іноземних мов. Деякі з них настільки специфічні, що для них ще потрібно буде ввести кваліфікаційні характеристики, а деякі мають цілком певні найменування в класифікації. В даний час при складанні посадових інструкцій іноді використовуються спеціальні відомчі нормативні документи.

Усі назви посад відповідають одній з категорій: керівників, спеціалістів та інших службовців (технічних виконавців).

Віднесення службовців до категорій здійснюється залежно від характеру переважно виконуваних робіт, що становлять зміст праці робітника (організаційно-адміністративні, аналітико конструктивні, інформаційно-технічні). Розглянемо дані категорії:

1. Керівники.

До цієї групи входять:

а) керівник організації (підприємства, установи) - особа, яка здійснює пряме управління організацією (підприємством, установою);

б) керівні працівники організації (підприємства, установи) - особи, призначені в установленому порядку, як заступників керівника організації, з визначеними адміністративними функціями і напрямами роботи, що мають право у межах своїх повноважень здійснювати дії від імені організації, представляти її інтереси в будь-яких інстанціях, включаючи і судові (віце-президент, технічний директор, заступник директора та інші);

в) керівник структурного підрозділу - особа, узгоджує трудовий договір (контракт) з керівником організаціями або призначена останнім для управління діяльністю структурного підрозділу (начальник, майстер, завідувач та інше) і його заступники.

Найменування посад керівників можуть бути наступними:

• директор;

• керівник;

• начальник;

• завідувач.

Вони також можуть бути похідними від найменувань фахівців:

• головний бухгалтер;

• головний адміністратор.

2. Фахівці.

До даної групи належать особи, які володіють спеціальними знаннями, навичками, досвідом роботи у певній галузі економіки, які отримали спеціальність за вищим (фахівці вищої ланки) або середньої освіти (фахівці середньої ланки), з підтвердженому особі присвоєнням кваліфікації «дипломований спеціаліст». Спеціалісти виконують роботи, що вимагають певної кваліфікації.

До групи найменувань посад, які відповідають категорії «Фахівці», входять, наприклад:

• адміністратор;

• програміст;

• інспектор;

• економіст.

3. Інші службовці. Цю групу утворюють службовці, які виконують регламентовані і методично опрацьовані, періодично повторювані роботи, що належать до діяльності відповідного структурного підрозділу, під контролем безпосереднього керівника, - технічні виконавці. Як правило, вимоги до їх кваліфікації зводяться до початкової професійної освіти або середньої (повної) загальної освіти і спеціальної підготовки за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.

Як приклад найменувань посад, що входять у категорію «Інші службовці», можна назвати наступні:

• секретар;

• експедитор;

• діловод.

Стосовно найменувань посад слід додати, що найменування керівників і фахівців можуть бути забезпечені позначеннями похідних посад: віце-, перший заступник керівника, заступник, головний, провідний, старший, молодший, змінний, перший, другий, третій, четвертий, помічник керівника та фахівця, старший помічник, перший помічник, другий помічник, третій помічник, помічник четвертий, п'ятий помічник, змінний помічник, груповий, бригадний.

Віце- (від лат. vice - замість, на зразок) - частка, додається на початку слова, і позначає «другу» особу в організації, яка є безпосереднім заступником, помічником керівника по всіх (окремим) частинах управління і займає тимчасово місце керівника на час його відсутності. Як правило, вживання найменування посад з часткою віце - характерно для великих готельних комплексів (віце-президент АТ Готельний комплекс «Інтурист»).

Заступник керівника – особа, яка виконує посадові обов'язки керівника на час його відпустки, хвороби, відсутності, звільнення, а також здійснює певні роботи з керування організацією або забезпечення діяльності організації. Інструкцією заступника має бути визначений обов'язок щодо заміщення. Посадові обов'язки заступників, вимоги до їх знань та кваліфікації визначаються на основі кваліфікаційних характеристик відповідних керівників.

Помічник керівника та спеціаліста. Найчастіше «помічник» і «заступник» розглядаються як синоніми. Відмінності все ж є. В обов'язки помічника не входить заміщення керівника на час хвороби, відпустки. Виняток становлять ті випадки, коли в керівника немає заступника, і тоді помічника може бути призначено окремим наказом на тимчасове заміщення.

Слід враховувати, що кваліфікаційні вимоги до заступника керівника та помічника керівника також можуть істотно відрізнятися. Наприклад, на посади заступників начальників фінансових відділів можуть призначатися особи, які мають вищу професійну освіту з економічної спеціальності, а на посаду його помічника можуть призначатися особи, які ще навчаються в освітніх установах вищої професійної освіти з економічної спеціальності (останні курси).

Посади заступника і помічника мають відмінності і в оплаті. Так, посадові оклади заступників керівників недержавних організацій, як правило, встановлюються на 5-15%, а помічників - на 30-50% нижче посадових окладів відповідних керівників.

Головний – посадове найменування, яке встановлюється за посадами головних спеціалістів (головних інженерів, головних бухгалтерів та інші) для можливого їх введення в великих організаціях, з покладенням на відповідних працівників функцій керівника і відповідального виконавця робіт по одному із напрямів діяльності установи, а також з координації і методичному керівництву групами фахівців.

Старший – посадове найменування, яке встановлюється за умови, якщо службовець поряд з виконанням обов'язків, передбачених з займаної посади, здійснює керівництво підлеглими йому працівниками. Посадове найменування «старший» може встановлюватися службовцю також, як виняток, і за відсутності безпосередньо в його підпорядкуванні працівників, якщо на нього покладаються функції керівництва самостійною ділянкою роботи (при недоцільності створення окремого структурного підрозділу).

Для посад службовців, за якими встановлюються кваліфікаційні категорії, посадове найменування «старший» не застосовується. У цих випадках функції керівництва підлеглими виконавцями покладаються на фахівця вищої кваліфікаційної категорії.

Зміст розділу «Загальні положення» (4). У цьому розділі вказують:

1. Категорію посади. Вона визначається відповідно до Класифікатора професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів – керівник, фахівець, технічний виконавець.

2. Кваліфікаційні вимоги, що пред'являються до працівника відповідно до займаної ним конкретної посади. Цей пункт розробляється на основі положень розділу «Вимоги до кваліфікації» кваліфікаційних характеристик за посадами службовців. Однак особи, які не мають спеціальної підготовки або стажу роботи, встановлених у вимогах до кваліфікації, але володіють достатнім практичним досвідом і виконують якісно і в повному обсязі покладені на них посадові обов'язки, за рекомендацією атестаційної комісії в порядку виключення можуть бути призначені на відповідні посади так само, як і особи, що мають спеціальну підготовку і стаж роботи.

3. Порядок призначення і звільнення з посади.

4. Основні організаційно-правові документи, на підставі яких працівник здійснює службову діяльність та реалізує свої повноваження. Пункт розробляється на підставі розділу «Повинен знати» кваліфікаційних характеристик посад службовців.

5. Найменування посадових осіб, яким підпорядковується співробітник.

6. Перелік структурних підрозділів та (або) окремих співробітників, безпосередньо підлеглих даному співробітнику по службі (якщо такі є). Цей пункт може бути включений в розділ «Посадові обов'язки».

7. Порядок заміщення співробітника і виконання посадових обов'язків у разі його тимчасової відсутності.

Пункти 3, 5-7 розробляються на основі положень про структурні підрозділи організації, положення про персонал.

В розділ можуть бути включені інші вимоги та положення, що конкретизують і уточнюють статус співробітника і умови його діяльності.

Зміст розділу «Посадові обов'язки» (5).

Вказуються обов'язки працівника з урахуванням завдань і функцій конкретного структурного підрозділу організації з докладним викладом основних напрямків його службової діяльності. Крім того, в розділі можуть бути вказані обов'язки співробітника, покладені на нього відповідно до ситуації, в даному структурному підрозділі практикою розподілу інших обов'язків, що виконуються підрозділом за рішенням керівника організації.

Цей розділ посадової інструкції розробляється на основі розділу «Посадові обов'язки» кваліфікаційних характеристик за посадами службовців.

При необхідності посадові обов'язки, що містяться у кваліфікаційній характеристиці по тій або іншій посаді службовця, можуть бути розподілені між кількома виконавцями. У процесі вдосконалення організації праці, впровадження технічних засобів проведення заходів щодо збільшення обсягу виконуваних робіт, скорочення чисельності персоналу можливе розширення кола обов'язків службовців в порівнянні з встановленими відповідною кваліфікаційною характеристикою. У цих випадках працівнику може бути доручено виконання посадових обов'язків, передбачених кваліфікаційними характеристиками по інших посад, споріднених за змістом робіт, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації, зміни посадового найменування.

Вимоги до кваліфікації працівника можуть бути викладені і в окремому розділі посадової інструкції з одночасним найменуванням, у нього також доцільно включити положення про виконання разових службових доручень.

Зміст розділу «Права» (6). Наводиться перелік прав співробітника, визначених законодавством та внутрішніми документами організації.

Конструкція розділу «Права» в найбільш загальному вигляді може бути наступною.

Службовець має право:

1. Ознайомитися з проектом рішень керівника організації (структурного підрозділу), що стосуються діяльності структурного підрозділу, в якому він виконує свої обов'язки, або ділянки виконуваної ним роботи.

2. Бути присутнім на засіданнях, зборах організації (структурного підрозділу) з питань діяльності організації (структурного підрозділу).

3. Брати участь в обговоренні питань щодо виконуваних ним обов'язків.

4. Вносити на розгляд керівника організації (структурного підрозділу) пропозиції щодо поліпшення діяльності організації (структурного підрозділу) та вдосконалення методів роботи колективу; зауваження щодо діяльності структурного підрозділу; варіанти усунення наявних у діяльності організації (структурного підрозділу) недоліків.

5. Здійснювати взаємодію зі співробітниками всіх (окремих) структурних підрозділів.

6. Запитувати особисто або за дорученням керівника організації (структурного підрозділу) від інших структурних підрозділів інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

7. Залучати фахівців всіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення завдань, покладених на структурний підрозділ (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні, то з дозволу керівника організації).

8. Підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.

9. Вимагати від керівника організації (структурного підрозділу) сприяння у виконанні посадових обов'язків, покладених на нього, і в реалізації прав, передбачених цією посадовою інструкцією.

У даному розділі може бути зафіксовано право службовця на зростання кар'єри, участь у професійних асоціаціях та інших громадських організаціях, не заборонених законодавством. Посадові інструкції керівників структурних підрозділів можуть бути доповнені пунктами наступного змісту:

• Діяти від імені структурного підрозділу і представляти його інтереси у взаєминах з іншими структурними підрозділами організації в межах своєї компетенції.

• Вносити на розгляд керівника організації подання про призначення, переведення і звільнення співробітників структурного підрозділу; пропозиції про їх заохочення або накладення на них стягнень.

• Повідомляти керівникам інших структурних підрозділів про виявлені у ввірених їм відділах недоліки.

Як правило, порядок взаємодії співробітників структурних підрозділів визначено положеннями про відділи, служби, і дублювання в посадових інструкціях не обов'язкове – достатньо посилань. У тому випадку, якщо мова йде про посадової інструкції самостійного фахівця (що не входить до штату якого-небудь підрозділу), доцільно детально викласти його взаємини з підрозділами та окремими фахівцями.

Зміст розділу «Відповідальність» (7). Вказують міру відповідальності співробітника за недотримання своїх посадових обов'язків, а також вимог законодавства. У даному розділі посадової інструкції як можна обмежитися загальними посиланнями до галузей законодавства, так і конкретизувати, в яких випадках на співробітника (невиконання або неналежне виконання конкретних посадових обов'язків, зазначених в посадовій інструкції; допущення конкретних порушень законодавства і внутрішнього порядку діяльності організації) може бути накладено стягнення.

Перелічити всі можливі правопорушення, характерні для певної ділянки роботи у фінансово-господарської діяльності організації, досить важко. Видається, що розробка юристами організації спеціальних таблиць, склепінь витягів з основних нормативно-правових актів з питань відповідальності службовця та ознайомлення з ними під розписку більш розумні та ефективні. У посадової інструкції ж можна відобразити групи правопорушень і способи визначення міри відповідальності. Вимагати від керівника організації (структурного підрозділу) сприяння у виконанні посадових обов'язків, покладених на нього, і в реалізації прав, передбачених цією посадовою інструкцією.

У даній статті може бути зафіксовано право службовця на зростання кар'єри, участь у професійних асоціаціях та інших громадських організаціях, не заборонених законодавством. Посадові інструкції керівників структурних підрозділів можуть бути доповнені пунктами наступного змісту:

1. Діяти від імені структурного підрозділу і представляти його інтереси у взаєминах з іншими структурними підрозділами організації в межах своєї компетенції.

2. Вносити на розгляд керівника організації подання про призначення, переведення і звільнення співробітників структурного підрозділу; пропозиції про їх заохочення або накладення на них стягнень.

3. Повідомляти керівникам інших структурних підрозділів про виявлені у ввірених їм відділах недоліки.

В посадові інструкції керівників структурних підрозділів доцільно також включати пункти про відповідальність за некоректне ставлення до підлеглих, а в посадові інструкції співробітників підрозділів – пункти про порушення субординації.

Посилання на документ, відповідно до якого розроблена посадова інструкція (8). Вказується найменування, номер і дата прийняття документа, відповідно до якого розроблено посадову інструкцію.

Підписи керівника структурного підрозділу (9). Розробка посадових інструкцій є функцією відділу організації та оплати праці. Оскільки даний підрозділ створюється не на кожному підприємстві, то, як правило, обов'язки зі складання посадових інструкцій покладаються на співробітників відділу кадрів. Слід зазначити, що інструкції можуть розробляти і інші структурні підрозділи або окремі фахівці.

Якщо посадова інструкція складена відділом кадрів, то підпис має поставити начальник відділу. У разі складання інструкції іншим структурним підрозділом або окремим фахівцем підписати її зобов'язаний керівник цього підрозділу або фахівець-укладач.

До складу реквізиту «Підпис» входять:

• найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку документа, і скорочене – на документі, оформленому на бланку);

• особистий підпис;

• розшифровка підпису (ініціали, прізвище).

Узгодження (10). Для однакового порядку розробки, погодження та затвердження посадових інструкцій в організації доцільно використовувати порядок, поданий у таблиці 21.1.

Таблиця 21.1 – Порядок розробки, узгодження та затвердження

посадових інструкцій

Наймену-вання посади	Посадова особа (структурний під-розділ), відпові-дальні за розробку посадової інструк-ції	Посадова особа (структурний під-розділ), з яким уз-годжується посадо-ва інструкція	Посадова особа, яка узгоджує посадову інструкцію
Бухгалтер	Відділ кадрів	1. Головний бухгалтер 2. Начальник юридичного відділу	Генеральний директор
Началь-ник транс-портної служби	Відділ кадрів	Начальник юридичного відділу	Генеральний директор

Відмітка про ознайомлення з посадовою інструкцією (11). Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для працівника з моменту його ознайомлення з інструкцією під розписку і до переміщення на іншу посаду або звільнення, про що проставляється відмітка в самій інструкції. Узгоджену і затверджену інструкцію нумерують, шнурують, завіряють печаткою організації і зберігають у відділі кадрів організації відповідно до встановленого порядку діловодства.

Для поточної роботи з оригіналу посадової інструкції знімають завірену копію, яку видають співробітнику і начальнику відповідного структурного підрозділу організації. За рішенням керівника завірена копія посадової інструкції може направлятися при необхідності до інших підрозділів організації.

У міжнародній готельній практиці прийнята інша форма посадової інструкції, вона дещо різниться від нашої вітчизняної.

Усі посадові інструкції, що розробляються на підприємствах, в установах, організаціях, повинні бути взаємопов'язаними, аби не допускати дублювання в роботі працівників.

До посадових інструкцій може бути внесено зміни, доповнення лише на підставі наказу керівника підприємства, установи, організації за згодою працівника. Наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції видається в разі перерозподілу обов'язків між працівниками у зв'язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці. У разі зміни назви підприємства, установи, організації, їх структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій вносяться відповідні зміни.

У разі виконання працівником робіт, що належать до різних посад, трудовий договір укладається за згодою сторін за посадою, яку визнано основною. Основною вважається посада з найбільшим обсягом виконуваних робіт порівняно з іншими посадами.