Тема 15. Регламенты управления

Регламенты управления – это совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, предприятия, учреждения и организации. Существующие регламенты организации разделяются по признакам на общесистемные (устав, договор учредителей, правила внутреннего трудового распорядка и др.) и элементные (персонал, информация, техника, процессы и др.) и представляют собой комплекс нормативных документов по регулированию отдельных направлений деятельности.

Существующие регламенты для организации можно классифицировать в зависимости от элементов системы управления. Схема классификации регламентов представлены на рис. 2.3.4.

Регламенты управления

Организация

Устав

Договор

Филосо-

Правила

Штатное

Коллек-

в целом

фия орга-

внутреннего

организа-

учредите-

низации

трудового

расписа-

тивный

ции

лей

распорядка

ние

договор

Персонал

Модели

Положе-

Долж-

Кон-

Полож.

Полож. о

Договор

рабочих

ние о

ностные

тракт

об атте-

расста-

омат-ой

мест

подразде-

инст-

сотруд-

стации

новке

ответст-

лениях

рукции

ника

перс.

перс.

венности

Информация

управления

Организация делопроизводства

Типовые

формы документов

Класси-			Положе-			Положе-			Положе-
фикато-			ние об			ние о			ние о
ры, спра-			информа-
вочники			ционной			банке			служеб-
						данных			ной тайне
			системе

Техника

управления

Процесс

управления

Проект

Техниче-

Инструк-

Инструк-

Руково-

Инструк-

размеще-

ские пас-

ции по

ции

дство

ции опе-

ния и

порта

эксплуа-

по техн.

програм-

ратора

монтажа

тации

безопасн.

миста

Матрица

Графики

Техноло-

Порядок

Регламент

распределе-

процессов

гические

принятия

совещаний

ния

управления

карты

решений

функций

Рис. 2.3.4. Схема классификации регламентов управления

64

Основные виды регламентов:

♦регламенты, регулирующие деятельность предприятия в целом как единого юридического лица (устав, договор учредителей, философия, правила внутреннего трудового распорядка и др.);

♦регламенты, регулирующие работу персонала, рассматриваемого, в свою очередь, как совокупность взаимосвязанных групп работников (положение о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, контракты и др.);

♦регламенты по информационному обеспечению (делопроизводство, документы, классификаторы, типовые банки данных и др.);

♦регламенты, регулирующие порядок работы с техникой управления (размещение, паспорт, инструкции по эксплуатации и др.);

♦регламенты, нормирующие процесс управления (матрица функций, графических процессов, технологические карты и др.).

Регламенты играют важную роль в обеспечении четкости, стабильности, преемственности управления. Они подробно рассмотрены в учебнике А.П.Егоршина «Управление персоналом» (разд. 2.3). В данном разделе мы приведем один из регламентов − «Порядок приема персонала в организацию» (табл. 2.3.1).

Таблица 2.3.1.

Регламент «Порядок приема персонала в организацию»

Мероприятия			Срок			Должностные лица			Документы
Объявление		За 1 мес. до ос-				Зам. директора, ин-			Рекламные	объявле-
о наличии		вобождения				спектор ОК, секре-			ния, штатное расписа-
вакантных мест		рабочего места				тарь-референт			ние, расчет потребно-
(газеты, радио,		или		введения					сти в кадрах
телевидение)		новой		штатной
		единицы
Представление		За	3	дня	до	Инспектор ОК			Личное	заявление,
документов на		заседания							листок по учету кад-
кадровую	ко-								ров, документ об об-
миссию									разовании,	рекомен-
									дательное письмо
Собеседование		В	день прове-			Кадровая	комиссия:		Протокол	заседания
		дения		собесе-		зам.	директора,		кадровой	комиссии,
		дования				юрисконсульт,		ин-	личные дела сотруд-
						спектор ОК, началь-			ников, отчет о прове-
						ник службы		безо-	дении собеседования
						пасности
Оценка работ-		В	течение		не-	Начальник ОК, ру-			Оценка	работника:
ников,	про-	дели		со	дня	ководитель,		юрис-	психологический
шедших	собе-	проведения				консульт,	инспектор		портрет, медицинская
седование		кадровой				ОК, врач-терапевт,			справка,	тесты на
		комиссии				социолог-психолог			профессиональную
									пригодность
						65

Мероприятия			Срок			Должностные лица		Документы
Оформление			В день приема			Зам. директора, ру-		Приказ о приеме на
документов,			на работу			ководитель,	инспек-	работу (с испытатель-
необходимых						тор ОК, юрискон-		ным сроком), трудо-
для приема		на				сульт		вая книжка, контракт,
работу								должностная инст-
								рукция
Получение		ра-	В течение		не-	Руководитель под-		Договор о материаль-
бочего места и			дели	после		разделения,	инспек-	ной ответственности,
изучение	внут-		приема	на	ра-	тор ОК, бухгалтер,		документы	для слу-
ренних	доку-		боту			юрисконсульт		жебного пользования,
ментов	пред-							акт приемки-передачи
приятия								рабочего места
Проведение			Проведение			Зам. директора, ру-		Приказ о	приеме на
испытательно-			испытательно-			ководитель	подраз-	работу с назначением
го срока с но-			го срока (от 2			деления, инспектор		наставника
вым сотрудни-			недель		до	ОК, юрисконсульт
ком			6 месяцев)

Тема 16. Организация труда в управлении

Организация труда в управлении – форма и порядок соединения живого труда с ресурсами управления для достижения высокой производительности и качества труда. Важность правильной организации рабочего места сотрудника объясняется тем, что на работе человек проводит треть своей сознательной жизни. Поэтому стоит подумать о планировке, дизайне, мебели и оборудовании рабочего места, так как все это влияет на производительность труда, настроение и здоровье работника. Дадим опорные определения.

Внутрифирменное планирование играет важную роль в реализа-

ции закона планомерного и пропорционального развития и включает такие виды планов, как стратегические, перспективные, годовые, квартальные и недельно-суточные.

Техника личной работы представляет собой набор технических средств управления, которые руководители и специалисты постоянно применяют в процессе переработки информации и принятия решений. К ним относятся: календарь, ежедневник, организатор, тайм-менеджер, электронная записная книжка и компьютерная система.

Рабочее время – установленная в законодательном порядке продолжительность рабочего дня, в течение которого персонал обязан выполнять порученную работу. В его структуре выделяют время работы и время перерывов. Эффективность использования рабочего времени составляет важное значение, так как по данным исследований реальные потери времени достигают 40% от их общего фонда.

66

Методы нормирования труда позволяют разработать научно обоснованные нормативы затрат труда, численности и обслуживания. В зависимости от методов исследования выделяют микроэлементное, аналитическое, статистическое и экспертное нормирование.

Самоорганизация и работоспособность – это важные компоненты НОТ, позволяющие сохранить здоровье, выявить резервы работоспособности, рекомендовать гигиену труда, поддержание имиджа сотрудника, организацию самоконтроля результатов труда и оценку уровня организации труда.

Схема классификации факторов организации труда в управлении показана на рис. 2.3.5.

Организация рабочего места

Процесс труда всегда представляет собой совокупность определенных действий работника на рабочем месте. Производительность труда прямо пропорционально зависит от организации рабочих мест.

Рабочее место – пространственная зона, оснащенная техническими средствами, в которой совершается трудовая деятельность работников, совместно выполняющих работу или операции.

Организация рабочего места – совокупность мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их размещению в определенном порядке.

Рабочая зона – часть пространства рабочего места, ограниченная крайними точками досягаемости рук и ног работающего со сдвигом на один-два шага от условного центра рабочего места.

Планировка рабочих мест – схемы размещения сотрудников, мебели и технических средств в помещении.

Выделяют следующие основные системы планировки помещений.

1.Кабинетная, при которой структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.).

2.Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100.

3.Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов

ислужб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5-2,0 м.

67

Организация труда в управлении

Организация

рабочего

места

Внутрифирменное планирование

Плани-

Нормы

Правила

Паспорт

Рабочее

Рабочая

ровка

площа-

органи-

рабочего

место

зона

помеще-

дей

зации

места

ний

труда

Годовое

Недель-

Страте-

Перспек-

Квар-

Месячное

но-

гическое

тивное

(текущее)

тальное

суточное

Техника

личной

Тайм-

Элек-

Компью-

Кален-

Еже-

Органи-

тронная

терные

работы

менеджер

системы

дарь

дневник

затор

записная

организа-

книжка

циитруда

Рабочее

Опера-

Подгото-

Обслу-

На отдых

Органи-

Потери

время

тивное

вительно-

живание

зационно

(произво-

заключи-

рабочего

и личные

техноло-

рабочего

дительное)

нужды

гические

времени

тельное

места

перерывы

Методы

нормирования

труда

Микроэлементные

СтатиЭксперт- Аналити- стиче- ные ческие ские

Самооргани-

зация и

Поддер-

Резервы

Гигиена

Имидж

Самокон-

Оценка

работоспособ-

работо-

троль ре-

органи-

ность

жание

способ-

личного

сотруд-

зультатов

зации

здоровья

ности

труда

ника

труда

Рис.2.3.5. Классификация факторов организации труда в управлении

68

В табл. 2.3.2 приведены нормы площадей по категориям руководителей в различных странах.

Таблица 2.3.2

Нормы площадей для размещения служащих в различных странах (м2)

	Категория служащих	Россия	США	Англия	Германия	Италия
	Руководитель предпри-	24-55	37	37-42	40-50	40-50
	ятия
	Заместитель	12-35	15-25	23-32	25-30	35-38
	руководителя
					15-25
	Начальник отдела	8-24	7-9	18-23		15-20
	Главный (старший)	8-12	6-8	8-11	8-15	8-12
	специалист
					2-4
	Специалист	4-8	4-6	9		5
	Секретарь	3-4	4-5	4-6	3-5	4-5

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата. Основные правила следующие.

«Современная мебель – дороже денег». «Стол и стул комфорт создают». «Чистый стол».

«Каждой вещи – свое место». «Используйте органайзер». «Чисто там, где не сорят».

«Да будет свет!» «Чистый воздух – здоровый дух».

«Громкость музыки обратно пропорциональна интеллекту». «Не звони мне, не звони ...».

Паспорт (типовой проект) рабочего места рабочих и служащих включает следующие разделы: назначение и общие характеристики; планировка рабочего места; мебель, оборудование и технические средства; функциональные обязанности (основные элементы работы); методы и приемы труда; условия труда; оплата труда; организация обслуживания; регламентирующая документация; загрузка рабочего места (нормирование); охрана труда и техника безопасности.

Планировка рабочего места директора предприятия (показана на рис. 2.3.6.).

69