Тема 3. Окружение проекта (участники проекта)

3.1. Смысл введения понятия «окружение проекта»

Под окружением проекта (понятием «участники проекта») предполагается понимать все, что может повлиять на его успех: социальные, экономические и политические условия, географические и климатические факторы, интересы потребителей продукции и конкуренты, используемая в проекте технология и потенциальные возможности новых научных достижений, психологический настрой исполнителей проекта и так называемой общественности [1-5]. В таком смешении разнообразных факторов, имеющих к тому же разную природу, кроется большой смысл. С одной стороны, появляется возможность с единых позиций провести классификацию всех реальных, потенциальных и заинтересованных участников проекта, с другой – каждого участника можно рассматривать обезличенно, характеризовать степень его участия в проекте только со следующих точек зрения: причины и вероятность возникновения, степень важности, тенденции их изменения, вероятные риски – и в последующем определить меры по стимулированию, предупреждению или смягчению их влияния на результаты проекта. Окружение проекта представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют друг на друга по мере реализации проекта. Проект, в свою очередь, тем или другим образом воздействует на окружающую среду, что может приводить к конфликтным ситуациям. Учет этих взаимозависимостей обязателен для обеспечения успеха проекта.

Окружение имеет особенность изменяться во времени, особенно если проект длится несколько лет. Это может приводить к появлению дополнительных неопределенностей и рисков. Выявление и оперативный учет вновь возникающих факторов является одним из основных направлений работы руководителя проекта и его команды, особенно при поддержании тесных контактов с лицами и организациями, имеющими «вес» в обществе.

Как видно, окружение проекта – очень широкое понятие. Поэтому его анализ (выявление всего комплекса факторов, степень их приоритетности, классификация) требует особой внимательности. Широкое признание в литературе получил подход к анализу всей совокупности факторов, т.е. оценка:

-действующей роли фактора (полезная, нейтральная, вредная), степень достоверности информации о факторе, риск использования этой информации в процедурах УП;

-реальной природы фактора, кто или что определяет его возникновение, возможные действия по его нейтрализации;

-понимания стимулов поведения фактора, возможной реакции фактора при изменении обстоятельств;

-позиций, на основе которых возможно установление «хороших» отношений с фактором;

-осознания влияния фактора на отдельных участников проекта (не только непосредственных исполнителей, а всех участников проекта).

В результате анализа выявляются ключевые сферы, от которых в наибольшей степени зависит успешная реализация проекта.

31

К поиску и анализу имеющихся и вероятных в будущем факторов надо относиться предельно внимательно. С одной стороны, это важнейшая часть методологии УП, с другой – ничтожный вероятный негативный фактор или небольшая группа заинтересованных в провале проекта людей может отыскать в проекте фатальную щель и остановить реализацию проекта.

Условноокружениепроектаможнопредставить вследующемвиде(рис. 2.2.1).

Дальнее внешнее окружение

Ближнее внешнее окружение

Руководитель проекта

Внутреннее

окружение

Рис. 2.2.1. Проект и его окружение

Рассмотрим особенности отдельных видов окружения.

Внутреннее окружение – это полный состав исполнителей (отдельные лица, структуры, организации), непосредственно участвующих в выполнении проекта. Такое определение «внутреннего окружения» не накладывает никаких ограничений на количество исполнителей: это может быть один человек (минипроект) или комплекс физических лиц и самостоятельных, административно независимых организаций (большой проект). Участники проекта – основной элемент его структуры, так как именно они обеспечивают реализацию замысла проекта. К понятию «внутреннее окружение» необходимо относить также все вспомогательные факторы, обеспечивающие эффективную работу над проектом: технические, информационные, технологическую оснащенность, экологические и эргономические условия рабочего места, социальные и экономические условия исполнителей, «микроклимат» внутри команды, специфичность организационной структуры и стиль руководства. Критерий, по которому относят исполнителей к внутреннему окружению проекта – их обязательная отчетность перед руководителем проекта.

Основные требования к «внутреннему окружению»:

- в команде должны быть представлены все основные функциональные специальности и технологическое оснащение, необходимое для выполнения проекта. Поэтому не является исключением включение в состав участников проекта внешних организаций, например, таких как консультанты по отдельным, специфическим вопросам, поставщики, продавцы, отдельные подрядные организации и т.д. Надо особо подчеркнуть, что экономия на консультантах является неоправданным и очень опасным проявлением дилетантизма у многих руководителей проекта. Ничто не может нанести более непоправимого урона, чем «дилетантизм «свадебных генералов», назначенных на руководство проектом». Как правило, их амбициозность, низкая культура в конкретной проектной области, неуважение ко всему, что ниже его, агрессивность, отсутствие самокритики, вы-

32

сокое мнение о собственном красноречии и удивительная легкость смены позиций – вот причины того, что часто выполненные под их руководством проекты занимают прочное место на полке. В качестве примера можно привести ряд проектов, разработанных в Нижегородской области в 1991-1999 гг. и нацеленных на выведение ее на уровень третьей столицы России, которые, однако, привели к потере даже старых позиций;

-в команде должны быть представлены лица, являющиеся функциональными ведущими проекта, несущие ответственность за него в каждой из функциональных областей;

-каждый из функциональных ведущих проекта должен быть ответственен за полный объем работ и ресурсов, необходимых для проведения работ в рамках его функциональный области;

-внутреннее окружение должно быть совместимо между собой, так как центральной в концепции УП является необходимость в интенсивном взаимодействии между членами команды при обмене информацией и участии в процессах планирования. Следовательно, ответственный управляющий проектом должен так строить свою работу, чтобы содействовать, а не препятствовать этому взаимодействию.

Примечание: имеющийся опыт показал, что наиболее продуктивное взаимодействие достигается, когда количество членов команды не превышает 20 человек. Если для выполнения проекта необходимо большее количество участников, то целесообразно разделение команды на меньшие рабочие группы с делегированием самостоятельной ответственностью.

Руководитель проекта – (ответственный исполнитель, координатор проекта). В концепции УП руководителю проекта отводится основная роль как координатору проекта, лицу, организующему процесс коллективного планирования. Коллективное планирование является фундаментальной идеей этой концепции, предполагающей, что процедуры планирования представляют собой эффективную, совместную работу коллектива (ответственных функциональных исполнителей) по выработке интегрированных планов и графиков выполнения работы в целом и ее отдельных этапов. Основные обязанности руководителя проекта:

-адекватная подготовка исходных положений и требований к проекту или его частям (определение специфических целей и результатов, которые должны быть достигнуты);

-определение ведущих членов проектного коллектива;

-организация взаимного обмена информацией;

-использование «коллективной памяти»;

-приглашение квалифицированных консультантов;

-проведение заседаний, например, по типу «мозгового штурма»;

-создание благоприятных бытовых условий;

-в процессе совместных заседаний вынесение на обсуждение предупреждения о реальных или потенциальных подстерегающих опасностях в разработанных планах;

-разработка процедуры сбалансированного контроля за выполнением работ по отдельным частям проекта, принятие по результатам контроля обоснованных решений;

33

-жесткость в принципиальных вопросах, четкое планирование каждой минуты своего рабочего времени и времени своих подчиненных. Надо помнить, что неуверенность в действиях руководителя – начало «разброда» в коллективе.

Примечание: в больших проектах целесообразно создавать службу управляющего проектом. Зарубежный опыт показал, что положительный результат может быть получен, если в структуру проектной команды ввести должность администратора проекта (хозяйственника) [3, 4].

Руководитель проекта – промежуточная фигура между внутренним и внешним окружениями. Он полностью контролирует действия внутреннего окружения. В свою очередь, его контролируют многочисленные службы внешнего окружения.

Ближнее внешнее окружение (БВО). К БВО обычно относят структуры,

непосредственно не участвующие в разработке проекта, но косвенно воздействующие на него. Сюда можно отнести коммерческие (финансовые), социальноэкономические, политические, экологические, законодательные, административные организации, а также научно-технические достижения. По существу, работа с БВО является самостоятельным, отдельным проектом со своим планом, набором конкретных целей, системой контактов, тщательно продуманными коммуникационными связями. Наиболее часто к БВО относят:

-заказчика (инвестора, инициатора) – будущего владельца и потенци-

ального пользователя результатов проекта;

-банки – структуры, обеспечивающие планомерное финансирование проекта;

-поставщики – лица или организации, осуществляющие поставки материалов, оборудования, информации и т.д.;

-лицензиара – обладателя научной информации, лицензий и «ноу-хау», которые целесообразно использовать в проекте;

-органы местного самоуправления – структуры, которые создают окру-

жающий фон (стабильность ситуации, поддержка, нейтральное отношение или противодействие, условия и уровень жизни, законы о льготах и гарантиях, налоги и тарифы и т.д.);

-консалтинговые фирмы – структуры, оказывающие услуги по информационному обслуживанию: состоянию рыночной экономики, уровню инфляции, информационным технологиям и т.д.;

-корпоративные структуры – конкуренты, структуры и лица, не приемлющие изменений, которые могут быть следствием выполнения проекта.

Примечание: приведенное деление не является жестким. Так, инициаторы (заказчики), лицензиары, поставщики в некоторых случаях могут рассматриваться как внутреннее окружение, если они непосредственно принимают участие в процедурах проектирования.

Дальнее внешнее окружение (ДВО). К ДВО относятся лица, группы,

структуры, организации, чьи интересы напрямую не связаны с проектом. Они не имеют возможности влиять на проект, но предполагают получить в дальнейшем определенные выгоды. Фактически, это потенциальные потребители результатов

34