Защита данных.

Excelпозволяет защитить от внесения изменений как отдельный лист, так и всю книгу. Защита выполняется путем запрета изменения, как содержимого ячеек, так и структуры таблицы. По умолчанию для всех ячеек таблицы установлен признак (флажок) “Защищаемая ячейка”. Это значит, что в результате активизации защиты листа все ячейки будут защищены от внесения изменений. Если защищенными должны быть не все ячейки листа, то перед тем как активизировать защиту листа, нужно выбрать команду “Формат”->“Ячейки” и во вкладке “Защита” сбросить флажок “Защищаемая ячейка”.

Для того чтобы защита ячеек вступила в силу, нужно использовать команду “Сервис”->“Защита” и в диалоговом окне выбрать уровень защиты: отдельного листа или всей книги. В этом же диалоговом окне можно установить степень защиты: запрет на добавлении/удаление, редактирование ячеек. Для снятия защиты необходимо выбрать команду “Сервис”-> “Защита”->“Снять защиту листа”. Для защиты книги нужно выбрать команду “Сервис”->“Защита”->“Защитить книгу”. Режим защиты книги блокирует операции с листами книги. В частности, если установлена защита книги, то удалить или добавить лист в книгу нельзя. Защита книги снимается выбором в меню “Сервис” команды “Защита”->“Снять защиту книги”.

Подсказки.

Подсказка - это небольшое всплывающее окно, содержащее некоторое сообщение для пользователя. Excelпозволяет разработчику таблицы организовать систему подсказок. Подсказка появляется на экране в результате выбора ячейки, для которой она определена. Можно определить подсказку, как для отдельной ячейки, так и для диапазона, например для столбца. Чтобы определить подсказку для ячейки или диапазона, надо: выделить ячейку или диапазон и выбрать команду “Данные”->“Проверка”. В поля вкладки “Сообщение для ввода” ввести заголовок и текст подсказки.

Форматы данных.

Под числами в MicrosoftExcelпонимаются собственно числа, включая числа с десятичными и простыми дробями и числа с указанием символа процентов, а также даты и время. Форматирование чисел используется для более удобного представления данных на листе. При установке формата отображение введенного числа в строке формул и в ячейке может отличаться. Но именно значение числа, отображаемое в строке формул, будет использоваться при вычислениях, сортировках и т. д. На печати число будет выглядеть так же, как и на листе.

Для установки формата следует использовать команду “Формат”->“Ячейки” и на закладке “Число” выбрать необходимый формат данных, либо использовать контекстное меню ячейки.

1. Общий формат. Общий числовой формат используется по умолчанию. Числа, имеющие общий формат, отображаются так, как они были введены с клавиатуры. Если ширины ячейки недостаточно для отображения числа с большим количеством цифр, то число округляется или используется экспоненциальное представление для больших чисел.

2. Числовой формат. Данный формат позволяет задать число десятичных знаков после запятой, разделитель групп разрядов (пробел) и способ представления отрицательных чисел (выделенными другим цветом, со знаком “минус” или без него).

3. Дробный формат. Позволяет задать представление чисел в виде дробей (1/4, 35/78).

4. Процентный формат. Процентный формат позволяет установить обозначение знака процента “%” для числа, отображаемого в ячейке. Для данного формата можно задать разрядность числа. Например, число 0,4 после применения процентного формата будет отображаться и в ячейке, и в строке формул как 40%. На результатах вычислений это никак не сказывается.

5. Денежный и финансовый формат. Позволяет установить разрядность числа и отображать в ячейке число с указанием денежной единицы. В денежном формате, в отличие от финансового, также можно выбрать способ отображения отрицательных чисел. Кроме того, денежный и финансовый формат отличаются способом выравнивания обозначения денежной единицы и знака минус “-” у отрицательных значений (1,26 €; 2р.).

6. Формат даты. Установка формата даты позволяет изменить представление даты, отображаемой в ячейке. Кроме собственно дат данный формат можно применять для ячеек, содержащих дату и время. Если время не введено, то в ячейке будет указано 0:00. В раскрывающемся списке “Язык” можно выбрать язык, в стандартах которого будет отображена дата (14.03.2001; 14 марта 2004).

7. Формат времени. Установка формата времени позволяет изменить представление времени, отображаемое в ячейке. Кроме собственно времени формат времени можно применять также для ячеек, содержащих дату и время. При использовании форматов, не содержащих дату, дата в ячейке отображаться не будет. В раскрывающемся списке “Язык” можно выбрать язык, в стандартах которого будет отображено время (13:30; 1:30pm).

8. Экспоненциальный. Используется для задания числа в инженерном виде (1E+2; 2.3E-1).

9. Текстовый. Данный формат позволяет представить число как текстовую строку. Данные ячейки обрабатываются как строки, вне зависимости от их содержания.

10. Дополнительный. Используется для представления данных как почтовый индекс, номер телефона, табельный номер.