Ввод данных в таблицу.
После задания всех полей и определения их свойств выполняется ввод данных в таблицу. Чтобы заполнить таблицу, следует выделить имя таблицы в окне БД и нажать кнопку “Открыть”.
Ввод данных в таблицу осуществляется стандартным способом. Если в таблице присутствует поле с форматом “Счетчик”, то оно заполняется автоматически.
Перемещение по таблице.
Перемещаться по таблице в любом направлении позволяют клавиши управления курсором. С помощью клавиш TabиEnterможно перемещаться по полям слева направо и сверху вниз.
Наиболее удобным средством перемещения по таблице являются кнопки из области “Запись” в левом нижнем углу таблицы. С их помощью можно перейти к любому блоку данных. Эти кнопки соответствуют командам меню “Правка”->“Перейти”. Для активизации записей с известным номером достаточно ввести этот номер в специальное поле номера записи и нажать клавишу Enter.
Изменение структуры таблицы.
Изменение структуры таблицы (типа данных, имен полей и т.д.) выполняется в режиме конструктора таблицы.
Внешний вид таблицы.
Внешний вид таблицы можно изменить с помощью меню “Формат”.
Межтабличные связи.
Access позволяет строить реляционные БД, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой. Связь между таблицами определяет тип отношения между их полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы. При наличии связей между таблицами Access автоматически будет выбирать связанные данные из таблиц в отчетах, запросах, формах. Существуют три типа связей:
“один-к-одному” - каждая запись таблицы “А” не может быть связана более чем с одной записью таблицы “Б”;
“один-ко-многим” - одна запись в таблице “А” может быть связана со многими записями таблицы “Б”;
“многие-ко-многим” - каждая запись в таблице “А” может быть связана со многими записями в таблице “Б”, а каждая запись в таблице “Б” - со многими записями в таблице “А”.
В Access существует возможность отображения связанных таблиц в окне главной таблицы. Между областью выделения и первым столбцом таблицы имеется столбец, в котором напротив каждой записи проставлен знак плюс (+). При щелчке на нём левой кнопкой мыши отображается часть подчинённой таблицы, где содержатся только те записи, которые связаны с текущей записью главной таблицы (рис. 11.3).
Рис. 11.3. Связанные таблицы в режиме просмотра. Рис. 11.4. Схема данных.
Схема данных.
Чтобы создать связи между таблицами, надо выбрать команду “Сервис”->“Схема данных”. На экране появится окно (рис. 11.4.), в котором можно просмотреть и определить связи между таблицами базы данных, если они установлены.
Чтобы добавить таблицы в схему данных, можно щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном месте окна и в контекстном меню выбрать команду “Добавление таблицы”. В появившемся окне нужно выбрать из списка нужные таблицы.
Перетащить с помощью мыши используемое для связи поле первичного ключа главной таблицы к соответствующему полю связанной таблицы. На экране появится окно “Изменение связей”, в этом окне главная таблица и первичный ключ изображаются в левом столбце, а подчиненная таблица и внешний ключ - в правом столбце. Необходимо установить флажки: “Обеспечение целостности данных”, “Каскадное обновление связанных полей”, “Каскадное удаление связанных записей”. В нижней части окна будет предложен тип связи между таблицами. Нажать кнопку “ОК”.